ナレッジマネジメント
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議事録には「会議に参加していないメンバーに決定事項を共有する」「社員同士の認識をすり合わせる」という役割があります。そのため、必要な情報を過不足なく記載しなければなりません。 しかし、「会議の度に議事録を作成するのは大変だ」「議事録を作成しても、振り返るのに時間がかかる」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、議事録を効率的に運用する方法やおすすめのツール8選を中心にご紹介します。 議事録の作成に時間や労力がかかり、負担に感じている 効率的に議事録を作成するコツやポイントを知りたい 議事録の作成・管理に最適なツールを探している という担当者の方はこの記事を参考にすると、議事録を効率よく「作成する方法」と「管理する方法」を見つけられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 【改善策あり】議事録が負担になる理由1.1 作成に時間がかかるため1.2 管理・共有が面倒なため2 ＜作成編＞議事録作成を効率化するコツ4選2.1 （1）自動作成ツールを利用する2.2 （2）Wordの校正機能を活用する2.3 （3）WEB会議システムの機能を応用する2.4 （4）リアルタイムで共同作成する3 ＜管理編＞議事録管理を効率化するコツ2選3.1 （1）会議の資料もまとめて保管する3.2 （2）すぐに探し出せる状態にしておく4 議事録の作成・管理を効率化するおすすめのツール9選4.1 【ナレカン】議事録をはじめとした文書管理に貢献するツール4.2 【Stock】社内の議事録とタスクを同時に管理できるツール4.3 【FonePaw PC画面録画】映像と音声を同時に録画できるツール4.4 【スマート書記】会話を自動で文書化するツール4.5 【Sloos】発言者ごとに文字起こしするツール4.6 【ZMEETING】感情認識機能付き会議効率化ツール4.7 【Microsoft Teams】リアルタイムで文字起こしするツール4.8 【Google ドキュメント】音声入力が可能なツール4.9 【ChatGPT】多機能で万能な生成AIツール5 【無料あり】議事録を簡単に作成できるツール比較表6 議事録を効率化するツールを選ぶときの3つのポイント6.1 （1）使いやすいか6.2 （2）費用対効果が高いか6.3 （3）情報へのアクセス性が良いか7 議事録を効率化するツール9選まとめ 【改善策あり】議事録が負担になる理由 議事録が負担になる原因として「作成」と「管理」の2つが挙げられます。以下では、それぞれの理由を詳しく解説します。 作成に時間がかかるため 議事録が負担に感じる原因として、作成に時間がかかっていることがあります。 議事録は会議に参加していない社員にも共有するので、情報に抜け漏れがなく分かりやすい状態にしなければなりません。たとえば、議事録には以下の項目が必要となります。 ＜項目＞ ＜内容＞ 会議名 会議の内容を振り返りやすくするために、一目で内容が分かるタイトルをつけます。 日時 開始と終了の日時を記入しましょう。会議が行われた「証拠」となります。 場所 建物名だけでなく、会議室の名称まで記入しましょう。 出席者 クライアント側から、「部署ごとに」「役職の高い人から」順に書きます。 議題 議題は箇条書きにして、下に1行程度の説明を加えると、会議の内容を振り返りやすくなります。 議論内容 議論の内容を、流れに沿って簡潔に記載します。 決定事項 決定事項は、「取り決めの証拠」や「次の行動に対する指針」になるので、必ず記載しましょう。 加えて、会議の進行に合わせて、メモ書きしたりタイピングしたりする方法ではなおさら負担は大きいと言えます。そのため、作成の手間を解消するには、「議事録のテンプレートを活用する」「文字起こしツールを活用する」などの対策を立てましょう。 管理・共有が面倒なため 議事録は作成だけでなく、管理・共有することも社員の負担になる原因のひとつです。 たとえば、WordやExcelで作成した議事録ファイルは、メールやチャットで共有しなければなりません。共有されたメンバーは「ほかのメッセージに埋れてしまう」「個人で管理する必要がある」などの負担を感じてしまうのです。 つまり、「議事録を共有する手間」と「管理が属人化するリスク」を解消しなければ、必要な情報が適切に伝わらないのです。そこで、あらゆる情報を一元管理でき、メンバーに即共有できる「ナレカン」のようなツールを使えば、上記の課題が解消されます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜作成編＞議事録作成を効率化するコツ4選 以下では、議事録の「作成」を効率化する方法を解説します。議事録を書き起こしたり、修正点を確認したりする手間を省くためには次の方法が有効です。 （1）自動作成ツールを利用する 自動作成ツールとは、複数人の音声を聞き分けて、文字起こしていくツールのことです。 自動作成ツールを利用すれば、常に会議の内容を書き出していく手間を減らせるうえ、聞き漏らした内容も会議後に正確に振り返れるようになります。加えて、文字起こしした内容を要約するツールも利用することで、最小限の労力で議事録を作り上げられます。 ただし、音声認識の精度には限界があったり、用途が限定的だったりする点に注意が必要です。 （2）Wordの校正機能を活用する Wordの校正機能を活用すると誤字脱字やタイプミスが自動で検出されるので、修正箇所を探す時間が短縮されます。 具体的な方法としては、議事録のテキストをコピーしてWordに貼り付けたら「校閲」をクリックし、「スペルチェックと文章校正」を選択しましょう。 ただし、入力ミスや表現をすべて修正できるわけではないので、提出前に読み返したり、ほかの社員に確認してもらったりすることを心がけましょう。 （3）WEB会議システムの機能を応用する ZoomなどのWEB会議で議事録を作成する場合は、あらかじめツールに搭載されている機能を活用するのもひとつの方法です。 たとえば、「レコーディング機能で抜け漏れがないか確認する」「自動文字起こしツールと連携して、会話をテキストデータへ自動変換させる」などがあります。 以上のように、WEB会議システムで確認や入力の負担を減らす方法もあります。ただし、必要な機能が有料プランにしか適用されない場合もあるので、慎重に検討しなければなりません。 （4）リアルタイムで共同作成する 議事録データをクラウド（インターネット上の保存場所）で共有したり、同時に編集したりできるツールで負担を減らす方法もあります。 たとえば、「項目ごとに役割分担をする」「一人が大まかに執筆し、もう一人が補足する」などの方法を取り入れれば、議論に議事録の作成が追い付かない心配もありません。 また、複数人で執筆するので、議事録作成の負担が軽減されるだけでなく”抜け漏れのない議事録”に近づきます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜管理編＞議事録管理を効率化するコツ2選 議事録を業務に役立てるためには、適切に管理しておかなければなりません。以下では、議事録の管理を効率化する方法をご紹介します。 （1）会議の資料もまとめて保管する 議事録と関連資料は分散させずに、まとめて保管しましょう。 議事録作成の負担を減らしつつ、会議の内容をより深く理解してもらうには、関連資料にも目を通すことが大切です。しかし、議事録と関連資料をバラバラに保管していると、あとから確認するときに複数の場所へアクセスしなければならず、手間がかかります。 したがって、会議で利用した資料は議事録に紐づけて管理しましょう。 （2）すぐに探し出せる状態にしておく 議事録はただ保管するだけでなく、すぐに探し出せる状態にする必要があります。 WordやExcelで議事録をとると「議事録のファイルがどこにあるか分からない」「どのファイルに保存したのか、開くまで分からない」という事態になります。その結果、共有しても読まれず、社員同士の認識に相違が生まれる原因になりかねません。 そのため、「ナレカン」のように検索性に優れたツール内で保存すれば、見直したいときにすばやくアクセスできるので、情報を探すのに無駄な時間がかかりません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 議事録の作成・管理を効率化するおすすめのツール9選 以下では、議事録を効率化するおすすめのツール9選をご紹介します。 各会議に欠かせない議事録の作成には、文字起こしツールを活用するのがおすすめです。とくに、昨今ではAI技術の発展により、認証の精度が上がっているため、利用人数やそのほかの機能性で選ぶのが基本です。 一方、文字起こしツールは作成の負担は軽減できても、管理・共有の点では機能性に乏しかったり、用途が限定的だったりします。つまり、業務を効率化していくには「議事録を含む会議の資料やメモを素早く共有でき、検索性に優れたツール」が欠かせません。 結論、議事録の効率化に最適なツールは、議事録をはじめとしたあらゆる情報を一元管理し、目的の情報へ簡単にアクセスできる「ナレカン」が必須です。 ナレカンの「記事」には、直接テキストを書き込めるのはもちろん、さまざまな形式のファイルも添付でき、任意のメンバーに即共有可能です。また、生成AIによって添付ファイルの内容を簡単に要約できるほか、上司と会話するように情報を探せるので、業務の効率化に役立ちます。 【ナレカン】議事録をはじめとした文書管理に貢献するツール 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Stock】社内の議事録とタスクを同時に管理できるツール 議事録はただ作成するだけでなく、会議後のToDoもまとめることが重要です。そこで、会議後のToDoが多い場合は、タスク機能の備わった議事録作成ツールを使いましょう。 したがって、簡単に議事録とタスク内容を管理したい方は、「ノート」に書いた議事録と「タスク」を紐づけて管理できる「Stock」のようなツールの導入がおすすめです。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【FonePaw PC画面録画】映像と音声を同時に録画できるツール ＜FonePaw PC画面録画の特徴＞ 録画する画面領域の調整が可能 録画するときは画面領域の調整が可能なため、画面の一部または全体を録画するように自由に設定できます。 動画の編集機能が備わっている 録画機能だけでなく「動画の分割」「複数の動画の統合」「画質を落とさず形式を変換」などの機能が備わっています。 ＜FonePaw PC画面録画の機能・使用感＞ マウスカーソルを強調できる マウスカーソルを色枠で囲って強調できるので、「資料を差し示しながら説明する様子」を画面録画するときに役立ちます。 PC音声を録音できる 音声レコーダーを使用すれば、PCのシステム音とマイク音を同時もしくは別々に録音できます。また、音声ノイズ除去機能も備わっているので、雑音が入るストレスを軽減します。 ＜FonePaw PC画面録画の注意点＞ 無料体験版では出力可能な時間に制限がある 無料体験版では、出力保存可能な動画・音声は3分が上限となっています。無料版で録画したデータをすべて保存するには、有料版の契約が必要です。 要約機能がないので振り返りが面倒 WEB上の会議の様子をそのまま残せるので、振り返りが便利な反面、要約機能などはないのですべて見返さなければなりません。そのため、「欲しい情報をピンポイントで確認する」などが難しいと言えます。 ＜FonePaw PC画面録画の料金体系＞ バージョンはWindows版・Mac版に分かれていますが、価格は同一です。以下は税抜き価格となります。 無料体験版：０円 1ヶ月ライセンス：3,800円/台/月 年間ライセンス：8,500円/台/月 永久ライセンス：16,908円/2台/買い切り FonePaw メディアバンドル（買い切り）：2,4950/台 FonePaw PC画面録画の詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【スマート書記】会話を自動で文書化するツール ＜スマート書記の特徴＞ スマホアプリに対応 スマート書記はスマホアプリに対応しています。そのため「パソコンでオンライン会議に参加する傍ら、スマホで議事録をとる」という使い方が可能です。 タイムスタンプを付けられる 会議の進行中にリアルタイムでタイムスタンプを付けられるため、あとから見直すのに役立ちます。 ＜スマート書記の機能・使用感＞ AIアシスト機能 文字起こしの段階で文章の要約や要点をAIがマークアップします。そのため、議事録にまとめるときに、文章全体を読み込む手間が省けます。 ＜スマート書記の注意点＞ すぐに共有するのが難しい 作成した議事録はリアルタイムで共有できないため、メールやURLを経由する手間がかかります。 ＜スマート書記の料金体系＞ 利用人数によって金額が異なるので、詳細な金額は問い合わせが必要です。 基本使用料：10,000円/月〜+文字起こしパック AIパック（別料金オプション）：お問い合わせ スマート書記の詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Sloos】発言者ごとに文字起こしするツール ＜Sloosの特徴＞ 無料で利用できる 会員登録をすれば、ブラウザから無料で利用できます。 ＜Sloosの機能・使用感＞ 発話者ごとに音声認識できる 社員の音声を10秒程度認識させれば、発言者ごとの音声を登録できます。ただし、音声登録に時間がかかるため、会議前に余裕をもって完了させておきましょう。 ＜Sloosの注意点＞ 辞書登録に未対応 辞書登録に対応していないため、業界の専門用語や社内用語などを聞き取れない可能性があります。 問い合わせは受け付けていない Sloosは無償で使えるアプリゆえに、問い合わせ窓口は設置されているものの、対応はしていません。そのため、不明点がある場合には、用意されている説明資料を読んで自己解決していく必要があります。 ＜Sloosの料金体系＞ 無料で利用できます。 Sloosの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【ZMEETING】感情認識機能付き会議効率化ツール ＜ZMEETINGの特徴＞ 業界初の感情認識機能の搭載 業界初の感情認識機能が搭載されています。これにより、会議音声を、感情認識エンジンに通すことで、会議の雰囲気（感情）の判別が可能になります。 多言語の翻訳が可能 議事録の作成に負担がかかる理由には、”翻訳に手が回らない”というケースも挙げられます。一方、ZMEETINGであれば、リアルタイムで翻訳が可能なので、他言語での会議に向いています。 ＜ZMEETINGの機能・使用感＞ フィラー除去機能 文字起こしのときに、発話のなかの「ええと」「あの」などの不要な語句を自動で除去する機能です。文字起こし後に不要な語句を確認・削除する手間を省けるので便利です。 辞書登録機能 辞書登録機能があるため、専門用語が頻発する会議でも使いやすいツールです。 ＜ZMEETINGの注意点＞ スマホ利用に制限がある タブレットやスマートフォンでの利用に対応している一方で、PC以外の端末ではWeb会議アプリとの併用はできないため、対面での会議での利用が前提となります。 ＜ZMEETINGの料金体系＞ 要問い合わせ ZMEETINGの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Microsoft Teams】リアルタイムで文字起こしするツール ＜Microsoft Teamsの特徴＞ トランスクリプション機能 Web会議中に、発言や会話をリアルタイムで文字起こしする機能があり、会議後にデータをダウンロードできます。 ＜Microsoft Teamsの機能・使用感＞ 話者を識別出来る トランスクリプション機能では、話者を区別して文字起こしできるため、議事録で誰の発言だったか確認する際に役立ちます。 会議中に共同でノートを編集できる Web会議中にメモを作成し、参加者で共同して編集できます。そして、会議後にも編集が可能です。 ＜Microsoft Teamsの注意点＞ トランスクリプション機能を利用するには条件がある トランスクリプション機能は特定のライセンスでないと利用できません。有料プランでも、トランスクリプション機能が利用できないプランもあるので注意が必要です。 ＜Microsoft Teamsの料金体系＞ 無料版｜0円 Microsoft Teams Essentials：719円/ユーザー/月（月払い） Microsoft 365 Business Basic：1,079円/ユーザー/月（月払い） Microsoft 365 Business Standard：2,249円/ユーザー/月（月払い） Microsoft Teamsの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Google ドキュメント】音声入力が可能なツール ＜Google ドキュメントの特徴＞ 文字起こしが可能 音声入力によって文字起こしができるのが特徴です。 共同編集できる Googleアカウントを持っている社員であればドキュメントを共同編集できます。 ＜Google ドキュメントの機能・使用感＞ すぐに文字起こしを始められる Google ドキュメントはブラウザからすぐに開けるので、スムーズに文字起こしを始められます。ただし、文字起こし後の体裁を整える機能はないため、手作業で読点・句読点の挿入や改行をする必要があります。 ＜Google ドキュメントの注意点＞ インターネット環境が必要 Webアプリケーションのためインターネットに接続されていないと利用できません。 スマートフォンで使いずらい 利用しているユーザーからは「パソコンと比べるとスマホでの操作は劣っていて、資料を作りたいときなどでも表現がイマイチ乏しい印象です。」という声があります。（参考：ITreview） ＜Google ドキュメントの料金体系＞ Google ドキュメントは無料で使えますが、Google Workspaceのほかのツールも利用できるビジネス向けプランもあります。以下の有料プランは、Google Workspaceの料金体系です。 基本利用：0円 Business Starter：950円/ユーザー/月（月払い） Business Standard：1,900円/ユーザー/月（月払い） Business Plus：3.000円/ユーザー/月（月払い） Enterprise Plus：要問合せ Google ドキュメントの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【ChatGPT】多機能で万能な生成AIツール ＜ChatGPTの特徴＞ 文章の構成・添削ができる 修正したい文章を添付すると、文法や表現の誤りを指摘して、質の高い文章を提案してくれます。 文章の要約ができる 文章や資料を添付し条件を入力すれば、文字数やまとめ方など、指定した通りに文章が要約されます。 ＜ChatGPTの機能・使用感＞ 希望通りに文章をまとめられる 求めている文章形態を指示し、要約したい・まとめ直したい文章を添付すれば、希望に沿った文章を提供してくれます。ただ、必ずしも完璧な文章を提供してくれるわけではないので、人の目で再度確認するようにしましょう。 ＜ChatGPTの注意点＞ 一度に処理できる内容に制限がある 利用しているユーザーからは「長すぎる文章や複雑なコードなど、一度に処理できる内容に制限があり、中途半端なまま終わってしまうことがある。」という声があります。（参考：ITreview） 学習機能をオフにする必要がある 会議の内容は機密情報であるため、外部に情報漏えいすることは企業の信用性に関わります。そのため、chatGPTを利用するときは、必ず、[設定]＞[データコントロール]より、[すべての人のためにモデルを改善する]をオフにしましょう。 ＜ChatGPTの料金体系＞ 基本利用：0円 Plus：$20/ユーザー/月（月払い） Pro：$200/ユーザー/月（月払い） Team：$30/ユーザー/月（月払い） Enterprise：お問い合わせ/ユーザー/月（月払い） ChatGPTの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】議事録を簡単に作成できるツール比較表 以下は、紹介したツールの比較表です。ツールによって特徴や料金体系が異なるので、比較検討して自社に合うものを選びましょう。 ＜議事録の管理・共有におすすめのツール2選＞ 以下は、議事録の管理・共有におすすめのツール2選の比較表です。いずれもシンプルなツールなので、企業規模に合わせて導入を検討するのがおすすめです。 ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 特徴 議事録をはじめとした文書管理に貢献するツール 社内の議事録とタスクを同時に管理できるツール シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） フォルダ管理 【〇】 【〇】 スマホ・タブレットでも使える 【〇】 【〇】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 機能がシンプルなので、Web会議や録音は別のツールとの併用が必要 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料 ・有料プランでも1人あたり500円/月〜 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら ＜議事録の作成におすすめのツール7選＞ 以下は、議事録の作成におすすめのツール7選の比較表です。それぞれの注意点や料金などを比較して、自社に最適のツールを選定しましょう。 FonePaw PC画面録画 スマート書記 Sloos ZMEETING Microsoft Teams Google ドキュメント ChatGPT 特徴 映像と音声を同時に録画できるツール 会話を自動で文書化するツール 発言者ごとに文字起こしするツール 感情認識機能付き会議効率化ツール リアルタイムで文字起こしするツール 音声入力が可能なツール 多機能で万能な生成AIツール シンプルで簡単or多機能 多機能 多機能 シンプルで簡単 多機能 多機能 多機能 多機能 フォルダ管理 【×】 【〇】 【×】 【〇】※他ツールと連携すれば可能 【〇】 【〇】 【×】 スマホ・タブレットでも使える 【×】 【〇】 【〇】※プレビュー版として一部のiOS・Androidのブラウザに対応 【〇】※ただしWeb会議アプリとの併用は不可能 【〇】 【〇】 【〇】 注意点 要約機能がないので振り返りが面倒 共有にはメールやURLを介さなければならない 問い合わせは受け付けていない スマホで利用する場合、対面の会議でしか使えない トランスクリプション機能を利用するには条件がある 文字起こしの体裁を整える機能はない 学習機能をオフにする必要がある 料金 ・無料プランあり ・有料プランは3,800円/台/月～ ・無料プランなし ・有料プランは、基本使用料1万円/月〜+文字起こしパック ・無料 ・要問い合わせ ・無料プランあり ・有料プランは、599円/ユーザー/月～ ・基本無料 ・有料プランは950円/ユーザー/月（月払い）～ ・基本無料 ・有料プランは$20/ユーザー/月（月払い）～ 公式サイト 「FonePaw PC画面録画」の詳細はこちら 「スマート書記」の詳細はこちら 「Sloos」の詳細はこちら 「ZMEETING」の詳細はこちら 「Microsoft Teams」の詳細はこちら 「Google ドキュメント」の詳細はこちら 「ChatGPT」の詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 議事録を効率化するツールを選ぶときの3つのポイント 以下では、議事録を効率化するツールを選ぶときの3つのポイントをご紹介します。機能やプランだけに注目せず、次の3つのポイントを比較して選びましょう。 （1）使いやすいか 1つ目のポイントは、ツールの使いやすさです。 議事録の作成にしろ管理にしろ、多機能なツールはITに詳しくない社員が使いこなせず、結果的に議事録の効率化に結び付かない可能性があります。したがって、ツールを選ぶときは「誰でも簡単に使えるか」を基準にしなければなりません。 とくに大企業の場合は、ITリテラシーにばらつきが生じやすいため、全員が使える操作性でなければ、そのうち放置されてしまいます。そのため、決裁者の意見だけでなく、実際にツールを利用する社員の声を参考にして、導入可否を判断しましょう。 （2）費用対効果が高いか 2つ目のポイントは、ツールの費用対効果の高さです。 議事録自動作成ツールは便利ですが、用途が限られてしまうため、場合によっては充分な費用対効果を得られない可能性があります。また、容量や利用人数、利用環境にも制限があるため、想定していた予算での運用が難しい場合もあります。 以上のように、「コストをかけて導入したが、上手く使いこなせていない」という状況を避けるために、自社に適した機能やプランを備えたツールを選定しましょう。 （3）情報へのアクセス性が良いか 3つ目のポイントは、議事録や資料などの情報へのアクセス性の良さです。 ツール上で議事録のデータを保存できても「どこに何のデータがあるのか分からない」という状況では活用されません。とくに、議事録は会議を重ねるごとに増えるため、分かりやすく整理して蓄積しておく必要があります。 たとえば、必要な議事録をキーワードから探し出せる「検索機能」や、情報を分かりやすく整理できる「フォルダ機能」が搭載されたツールを選びましょう。いずれの機能も備えた「ナレカン」であれば、素早く議事録へアクセスできるので有用です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 議事録を効率化するツール9選まとめ ここまで、議事録を効率化する方法やおすすめのツール9選を中心に紹介しました。 議事録の効率化は「作成」と「管理」に分けて考えましょう。議事録を効率的につくりたいときは、自動音声ツールで文字起こしをしたり、テンプレートでまとめる手間を省いたりするのがおすすめです。 一方、議事録は部署やプロジェクトの情報をまとめたものなので、「ナレッジ」として蓄積・整理すべきです。そこで、「誰でも簡単に使えるナレッジ管理ツール」を導入すれば、議事録をはじめとしたあらゆる文書を誰でも簡単に閲覧・共有できます。 結論、自社が導入すべきなのは、議事録の管理に必要な機能が過不足なく備わった「ナレカン」一択です。ナレカンでは、生成AIを活用した「自然言語検索」や「要約機能」も備わっているので、議事録の負担を軽減できます。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、議事録の作成・管理を効率化しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【見本あり】分かりやすい議事録に必要な項目や書き方のコツとは？

会議の議事録は、参加できなかったメンバーに決定事項を共有したり、あとから振り返ったときに会議の要点を把握したりするのに役立ちます。しかし、議事録の作成は、新人や若手が担当することが多いため、上手くまとめられていないケースも少なくありません。 そのため「部下が議事録に苦手意識を持っている」「新人が作成した議事録に抜け漏れが多く、担当者に聞き直す手間が発生している」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、議事録の苦手を克服する4つのポイントを中心に解説します。 議事録が苦手な原因を知りたい 議事録を上手く書ける人の特徴を参考にしたい 議事録の作成から管理までできるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、議事録の苦手意識を取り除くための効果的な指導のヒントを得られます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 議事録の概要1.1 議事録の目的1.2 議事録に関する疑問点1.3 議事録を書く際に必要なスキル2 なぜ？議事録が苦手な理由2.1 事前準備を怠っている2.2 会議の内容を理解できない2.3 議事録の書き方が分からない2.4 議事録のメモが追い付かない3 【必見】議事録の作成が早い人・上手い人の特徴4選3.1 【準備のポイント】議事録の構成・項目をあらかじめ把握する3.2 【会議のポイント】発言者の「結論」と「理由」に注目する3.3 【作成のポイント】文字起こしツールを活用する3.4 【共有のポイント】情報共有ツールにまとめる4 ＜テンプレート＞議事録に書くべき内容とは？5 【苦手克服】議事録を最も簡単に作成できるツール5.1 議事録のメモ・作成・管理までサポートする「ナレカン」6 【番外編】ChatGPTで議事録を作るコツ7 議事録の苦手を克服する方法まとめ 議事録の概要 以下では議事録の概要について紹介します。「議事録の必要性を説明できない」「議事録を誰に任せるべきか悩んでいる」という方は必見です。 議事録の目的 議事録の書き方を指導するときは、はじめに「そもそもなぜ議事録を書くべきか」を説明しなければなりません。以下では議事録の目的を3つ解説します。 決定事項を記録するため 決定事項を残しておけば、業務で必要なときにいつでも振り返れます。また、議事録を全員に共有すると、メンバーの認識のズレが生じなくなるのです。 次回までにやるべきことを記録するため 当日の内容だけでなく、次の会議までのタスクと期限を記録、共有する目的もあります。プロジェクトを進めるうえで重要なスケジュール管理に役立つのです。 引き継ぎ時にも役立てるため 議事録は、業務担当者の変更があった際に、業務内容・進捗状況を確認するのに役立ちます。また、口頭での伝え忘れといったトラブルも防げるのです。 以上のように議事録は、決定事項やタスクを可視化するために作成されます。新入社員には議事録の目的を正確に伝えて、必要な内容を抜け漏れなく記録させましょう。 議事録に関する疑問点 議事録に関するよくある疑問点について2つ解説します。 議事録は誰の役割か？ 議事録作成は若手社員が担うのが一般的です。議事録作成を通じて、会議の内容や発言者の意見・考え方を理解することを目的としています。 議事録のだめな例は？ 「会議に参加していないメンバーが理解できない」「結論に至ったプロセスや結論が不明瞭」な議事録は避けましょう。以下では、議事録のだめな例と改善例について紹介します。 ＜だめな例＞ ＜改善例＞ 「課長」「係長」と書く 「山田課長」「佐藤係長」のように具体的に書く 会議の内容・数字の表記が曖昧 不明点は作成時に調べる 結論のみを記載する どのような議論で、誰のどの発言によって結論に至ったのかを書く 以上のように議事録は「誰が読んでも理解可能か」「情報量が多すぎず、結論が簡単にまとめられているか」「議論中の発言内容を漏れなく記入しているか」に注意して作成しましょう。 議事録を書く際に必要なスキル 議事録を書く際に必要なスキルは、大きく分けて以下の3つあります。議事録を上手に書きたい方は必見です。 文章力 会議の内容を正確に記録するために欠かせない能力です。「要点をまとめる」、「必要以上に接続詞やこそあど言葉を使わないようにする」と分かりやすい議事録が作成できます。 構造化力 会議全体の内容を、同じ話題・カテゴリごとでまとめたり、内容を整理したりすることです。構造化を上手く進めるには、専門用語の知識があると、会議の内容の理解が深まり、議事録を作成しやすくなります。 コミュニケーション能力 会議の内容に対する不明点を他の担当者に質問するために必須です。あとから見返したときに分かりやすい内容となるよう、適宜内容を深掘りして認識の相違を防ぎましょう。 議事録の担当者は、以上の能力に加えて会議に対しての当事者意識も必要です。当事者意識が高まれば内容理解が深まり、議事録のスムーズな作成に繋がります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ なぜ？議事録が苦手な理由 以下では、新入社員や若手社員が議事録に苦手意識を持つ4つの理由を解説します。苦手意識を克服するために、まずは原因を特定しましょう。 事前準備を怠っている 1つ目の議事録が苦手な理由は、事前準備を怠っていることです。 良い議事録を作成するには事前の準備が重要になります。具体例として会議前に議題の確認や議事録の構成を練る作業があげられます。 また、過去の議事録を読んで予習しておくことも、議論のスムーズな理解に役立つのです。このように、会議前の準備を万全にし、議事録の作成に対する苦手意識を解消しましょう。 会議の内容を理解できない 議事録が苦手な2つ目の原因は、会議の内容を正しく理解できていないことです。 たとえば、「会議で話し合っている内容が分からない」「決定事項が何か分からない」というケースが挙げられます。内容が理解できないまま会議が進むので、ますます議事録が追いつかなくなってしまうのです。 そのため、焦りから抜け漏れが起こらないように、議題に関する最低限の知識を前もって勉強したり、会議で決まった内容を確認する機会を設けたりするのがおすすめです。 議事録の書き方が分からない 議事録が苦手な3つ目の原因は、議事録の書き方を理解していないことです。 会議の内容は分かっていても、「どのように議事録へ書き起こせば良いのか分からない」というケースがあります。また、「内容を上手くまとめられない」という理由で苦手意識を持つ新入社員も少なくありません。 以上のように、議事録の書き方が分からない場合は「ナレカン」のようなテンプレート機能があるツールで、あらかじめ書式を統一するのがおすすめです。書くべき内容が明確になるので、新入社員の「何を書けば良いか分からない」という事態を防げます。 議事録のメモが追い付かない 議事録が苦手な4つ目の原因は、議論のスピードに追い付けないことです。 議事録が苦手な社員は「次々と議論が進んでいくので、重要な話を聞き逃した」というケースが多いです。参加者の発言をすべて記録しようとすると、メモすべき重要な内容を聞き逃してしまうのです。 以上のように議事録のメモが追い付いていない場合は、抜け漏れがないように5W1H（When,Where,Who,What,Why,How）を重点的にとらえるようにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】議事録の作成が早い人・上手い人の特徴4選 以下では、質の高い議事録を効率的に作成するためのポイントをご紹介します。苦手意識を克服するために、ポイントを押さえた指導を実施しましょう。 【準備のポイント】議事録の構成・項目をあらかじめ把握する 会議前の準備段階では、議事録の構成をあらかじめ決めておきましょう。 具体的には、基本項目の「会議名、開催日時、開催場所、参加者、目的、決定事項」に加え、必要に応じて以下の項目も取り入れながら全体の構成を組み立てます。 発言内容や会議の経過 保留事項 補足資料 関連するタスクと期限 次回予定 以上の項目をテンプレートとして保存しておけば、毎回構成を考えて記入する手間を省けるので効率的です。 【会議のポイント】発言者の「結論」と「理由」に注目する 会議中にメモを取るときは、発言の「結論」と「理由」に注目しましょう。 参加者の発言をすべて記録しようとすると、メモが追いつかずに重要な点を聞き逃しかねません。また、あとから見返したときに情報量が多く、内容が分かりづらくなってしまいます。 一方、結論と理由に分けて簡潔にメモすれば、あとから見たときに一目で分かるようになります。たとえば、結論の近くに理由をメモしておけば、議事録に書き起こすときに迷わないのでストレスがありません。 【作成のポイント】文字起こしツールを活用する 議事録を作成するにあたり「文字起こしツール」を活用する企業が増えています。 具体的な背景には、AIの活用によって「話者別認識機能」「要約機能」などの機能の精度が高まったことで、議事録を作成する手間の大幅なカットが挙げられます。そのため実際に、以下の文字起こしツールが注目を集めているのです。 Notta toruno RIMO voice 特徴・機能 ・リアルタイムでの文字起こし ・WAVやMP3などの音声ファイルの文字起こし ・重要部分のタグ付け ・音声の文字起こし ・録音や画面キャプチャ ・会議名・会議内の発言の検索 ・ZoomやTeams、Google Meetとの連携 ・雑音や意味のない発声の自動除去 話者識別機能 【〇】 【〇】 【〇】 要約機能 【〇】 【〇】※toruno ビジネス AI要約プランの契約必須 【〇】 翻訳機能 【〇】 【×】 【〇】（β版をリリース） 単語登録機能 【〇】 【〇】 【〇】 料金 ・無料プランあり ・プレミアムプラン：1,980円/アカウント/月 ・ビジネスプラン：4,180円/アカウント/月 ・エンタープライズプラン：要相談 ・無料プランあり ・torunoパーソナル：基本料金1,650円/月＋従量料金2.2円/分（税込） ・torunoビジネス：基本料金9,000円/月～＋従量料金～300円/分（税抜） ・無料プランなし ・文字起こしプラン：1,650円/月 ・プロプラン：4,950円/月 ・法人プランは要問い合せ 公式サイト 「Notta」の詳細はこちら 「toruno」の詳細はこちら 「RIMO」の詳細はこちら 以上のように、文字起こしツールによって機能性や使い勝手が異なるので、自社に最適なツールを選びましょう。 【共有のポイント】情報共有ツールにまとめる 会議の内容は「テキスト化して終わり」ではなく、その後の業務に活かせなければなりません。そこで、情報共有ツールを使って議事録を作成・管理・共有を一元化すれば、以下のメリットが得られます。 スムーズな作成 あらかじめ作っておいたフォーマットをわずかな操作で呼び起こし、項目を埋めるだけで議事録を作成可能な「テンプレート機能」を備えたツールもあります。そのため、議事録の必要な項目の抜け漏れ防止や体裁の整った議事録作成に効果的です。 リアルタイムでの共有 作成した議事録をリアルタイムでメンバーに共有する機能が備わっているツールを使えば、議事録をメールや他のチャットツールを使わずに共有可能です。また、会議に必要な資料もまとめて共有可能なので、情報が分散する煩わしさがありません。 フォルダ管理 作成した議事録をフォルダで管理すると、会議の頻度が多くても、入り乱れることなく管理できます。なかでも、フォルダ単位でアクセス権を設定可能なツールであれば、情報漏えいのリスクも軽減されるのです。 そのため、昨今では「ナレカン」のような議事録の作成・共有・蓄積に必要な機能が備わったツールを、多くの企業が導入しているのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜テンプレート＞議事録に書くべき内容とは？ 以下は、例文付きの議事録テンプレートです。コピー＆ペーストして活用できます。 ・会議名：（例）営業拡大プロジェクト　キックオフミーティング ・開催日時：（例）2022年9月5日(月) ・開催場所：（例）本社会議室C ・参加者：（例）営業部　大道部長、佐藤、鈴木 ・目的： （例）来期の売上を1.5倍にするための施策を立案する ・決定事項 （例）新規取引先の進捗確認を実施。チームで重点目標の設置。 ・保留事項 （例）既存取引先に関する調査 ・次回の会議内容 （例）9/9(金)：進捗確認、チーム目標の共有 ・タスクと期限 （例）佐藤：進捗確認すべき取引先のリストアップ 必要な情報を漏れなく記載させるために、あらかじめ上記のようなテンプレートを用意して社員に配布しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【苦手克服】議事録を最も簡単に作成できるツール 以下では、議事録の苦手意識を解消する方法を紹介します。 議事録は、その後の業務で必須となるため、誰でも簡単に作成・管理可能なようにしなければなりません。自社にあった形で議事録のテンプレートを作成し使用することで、議事録作成にかかる時間が短縮されます。 したがって、「議事録を直感的な操作で作成でき、テンプレート化まで可能なツール」を使用しましょう。また、作成した議事録をすぐに見つけられるように充実した検索機能も必須です。 結論、議事録の作成・管理に最適なのは直感的な操作で簡単に議事録を作成・テンプレート化でき、超高精度な検索機能があるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンは、簡単に議事録の内容がまとめられるうえ、項目をテンプレート化すれば都度体裁を整える時間を短縮可能です。また、「添付ファイル内検索」「画像検索」により、議事録と一緒に保管した会議資料の内容もすぐに見つけられます。 議事録のメモ・作成・管理までサポートする「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【番外編】ChatGPTで議事録を作るコツ ChatGPTで議事録を作成する際には、プロンプト（AIに対してユーザが出す指示・質問）を工夫することが重要です。以下ではプロンプトを出す際のコツについてご紹介します。 指示を具体的・明確にする 議事録の目的や文字数・文語を明記します。また質問や指示の背景や、どの立場・職業で作成するのかまで共有すると、より正確な議事録が完成するのです。 一度の指示のみではなく何度か修正する 一度の指示で希望通りの議事録になるとは限りません。作成された議事録に目を通し、不足している内容の情報や指示を新たに追加するようにしましょう。 指示の内容を見直す 何度か指示を出しても希望通りの議事録にならない場合があります。自分が出した指示が抽象的でないか、複雑すぎていないかを確認し、よりシンプルな文章の作成を心がけましょう。 ChatGPTを使って議事録を作成する際には、指示の内容によって完成する議事録に大きな差が生じます。シンプルな指示を複数回にわたって提示すると、議事録により反映されやすくなるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 議事録の苦手を克服する方法まとめ ここまで、質の高い議事録を効率的に作成するポイントを中心にご紹介しました。 議事録には参加していないメンバーにも伝わるように、会議の要点を過不足なく記載しましょう。ただ、新入社員や苦手意識を持つ社員でも簡単に作成できるように、自社でテンプレートを作っておくのがおすすめです。 したがって、「議事録作成の操作が簡単でテンプレート化まで可能なツール」を導入しましょう。また、業務で議事録を使用する際にすぐに見つけられるような検索機能も必要です。 結論、議事録の作成・管理に最適なのは直感的な操作で簡単に議事録を作成・テンプレート化し、超高精度な「添付ファイル内検索」「画像検索」があるツール「ナレカン」です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、議事録への苦手意識を取り除く仕組みをつくりましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

議事録をスムーズに作成するには、会議の要点を抽出してメモを残すことが重要です。メモが取れていれば、後から内容をすぐに振り返れて、議事録を作成しやすくなるのです。 一方、「会議中にメモを上手く取れず、議事録の作成に手間がかかる」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、会議で議事録のメモを上手く取るコツを中心にご紹介します。 会議の議事録を作成するのに時間がかかり困っている 上手い人が実践する議事録の作成ポイントやコツを知りたい 作成した議事録の管理・共有に最適なツールを探している という方はこの記事を参考にすると、会議中にメモを上手く取るコツやヒントが分かり、分かりやすい議事録を書けるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 議事録とは1.1 議事録を作成する目的1.2 「議事メモ（会議メモ）」と「議事録」の違い1.3 ＜例文あり＞議事録の基本項目2 なぜ議事メモが追いつかないのか3 【上手い人が実践】議事メモの取り方のコツ3.1 コツ1｜要点のみを簡潔にまとめる3.2 コツ2｜5W2Hを意識する3.3 コツ3｜フォーマットを活用する3.4 コツ4｜ショートカットキーを使う3.5 コツ5｜ツールを使用する4 【必見】会議の内容を共有する最適な方法4.1 議事録を社内で適切に共有・管理できるツール「ナレカン」5 会議でメモを取る5つの方法5.1 （1）手書きでメモを取る5.2 （2）ホワイトボードに書く5.3 （3）録音・録画する5.4 （4）パソコンでテキストを打つ5.5 （5）議事録作成ツールを使う6 議事録のためのメモを上手にとるポイントやコツまとめ 議事録とは ここでは、議事メモをもとに作成する「議事録」の概要を解説します。議事録を作成する目的や項目を踏まえて、効果的なメモを取れるようにしましょう。 議事録を作成する目的 議事録を作成する目的として、以下の3つが挙げられます。 会議の決定事項を共有する 議事録の目的の一つに、会議の決定事項・経緯の共有が挙げられます。議事録によって、会議の参加者だけでなく、参加していないメンバーにも正確に情報を伝えられます。 タスク・期限を確認する 議事録には、次の会議までのタスクと期限を確認する役割もあります。議事録を作成すれば、やるべきことを再確認でき、タスク漏れを防げるのです。 備忘録にする 議事録は、会議の内容や決定事項、発言者などが書かれている備忘録になります。そのため議事録の作成においては、単に「文字起こしする」のではなく、会議の内容を短時間で把握できるように端的に記録する必要があります。 このように、議事録には「決定事項の共有」「タスク等の確認」「備忘録」という3つの目的があります。上記の目的を意識して、会議の要点を抑えたメモを取りましょう。 「議事メモ（会議メモ）」と「議事録」の違い 議事メモと議事録では、作成する目的に違いがあります。 議事メモは、会議内の決定事項や要点を記載したもので、自分があとから内容を見返すために作成します。一方、議事録は、決定の経緯や会議の全体像・概要を他の人に共有するために記載したもので、しばしば議事メモをもとに作成されます。 また、議事録は公式書類としても活用されるので、フォーマルな会議では、議事メモではなく「議事録の作成」が求められます。このように、議事メモと議事録は目的が異なるため、両者の違いを把握した上で、状況に応じたものを作成しましょう。 ＜例文あり＞議事録の基本項目 必要な情報の抜け漏れをなくすために、以下の基本項目を押さえましょう。 会議の概要：会議の日時や開催場所、参加者 会議の目的：会議の議題や実施目的 決定事項・経緯：決定事項や決定に至るまでの議論の内容 次回の議題：次回までのタスクと期限 参考資料：会議の補足資料など 以上の基本項目を押さえれば、下記例文のように一目で分かりやすい議事録を作れます。 （例）営業拡大プロジェクト　キックオフミーティング ◯基本情報 目的：（例）来期の売上を1.5倍にするための施策を立案する 開催日時：（例）2023年7月21日(金) 開催場所：（例）本社会議室C 参加者：（例）営業部　大道部長、佐藤、鈴木 ◯議題 （例）1. 今期の売上に関する現状と問題点について （例）2. 各部署の進捗状況と課題について （例）3. 今後取るべき戦略とスケジュールについて ◯決定事項・経緯 決定事項 （例）営業システムの変更 議論の内容 （例）営業システムについて○○はどうか（鈴木） （例）SNSのさらなる活用に向けて○○はどうか（佐藤） ◯次回の予定・今後の動き 次回の会議内容 （例）9/1(金)第3回会議：Instagramアカウントの投稿内容について検討 タスクと期限 （例）田中：プレスリリースのテーマを8/30(水)までに提出 ◯その他 参考資料 （例）今後のスケジュールは添付ファイルを参照 上記の例文のように、数字や箇条書きを使うことを心がけ、会議に参加していないメンバーでも即座に内容を把握できる文章を心がけましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ なぜ議事メモが追いつかないのか 議事メモが追いつかない理由の一つとして、メモとして残すべき情報を頭の中で整理できていないことが考えられます。 その対策として、あらかじめ議題に関する情報を把握して必要な項目を作っておくことと、内容を全て書き留めようとせず、会議の中の「数字」と「固有名詞」に注意して正確に記載することが有効です。 このように、事前に何をメモするべきかを事前に把握し、会議の中でメモするべき情報を取捨選択して、スムーズに議事録を作成できるよう工夫するのが大切です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【上手い人が実践】議事メモの取り方のコツ 以下では、上手い人が実践している、議事メモを取るコツを5つ解説します。メモを上手く取れず、議事録の作成を苦手に感じている方は必見です。 コツ1｜要点のみを簡潔にまとめる メモを取る上で、要点のみを簡潔にまとめることは重要です。 すべての発言をメモしようとすると、議論のスピードに追い付けず、重要な内容を聞き逃してしまいます。したがって、メモを取るうえでは、会議の「決定事項」「経緯」「期日」などの要点のみを書き残すように意識しましょう。 また、箇条書きでまとめたり、文章ではなく単語で書いたりすることも、素早くメモを取るためのポイントです。 コツ2｜5W2Hを意識する 抜け漏れのないメモを素早く取るためには、「5W2H」を意識しましょう。5W2Hとは、以下の7つの要素を指します。 When（いつ） Where（どこで） Who（誰が・誰に） What（何を） Why（なぜ） How（どのように） How much（いくらで） 上記の5W2Hを意識すると、大切な情報が抜け漏れないうえ、「何を書くべきか分からない」と悩む方でもすぐにメモを取れるようになります。 コツ3｜フォーマットを活用する フォーマットやテンプレートを活用すると、一から構成を考える必要がないので、メモの作成時間を短縮できます。また、事前に項目が記載されているので、必要事項の記入漏れを防げます。 加えて、事前に記号や文字装飾の設定をしておけば、見やすくまとめることも簡単です。たとえば、以下の画像のように項目を太字や下線で強調したり、字下げや区切り線を準備しておくことで、情報が構造化されて一目で内容を把握できます。 ただし、WordやExcelでテンプレートを作成していると、共有に手間がかかるうえ、保管場所から探し出すのに時間がかかります。そのため、わずか数クリックでテンプレートを呼び起こせる「ナレカン」のようなツールで、議事メモをすばやく作成しましょう。 コツ4｜ショートカットキーを使う パソコンで議事録をとる場合は、ショートカットキーの活用も時短になります。 ショートカットキーとは、何回かクリックが必要な操作を、キーボードで短縮できる機能です。以下では、Windowsの基本的なショートカットキーをご紹介します。 Ctrl+C：コピー Ctrl+A：全選択 Ctrl+X：切り取り Ctrl+V：貼り付け Ctrl+F：検索 Ctrl+B：太字 Ctrl+Z：元に戻す また、ショートカットキーに加えて、よく使う単語はパソコンの辞書登録機能を活用しておくと変換の手間を減らせるので、効率よくメモを取れるようになります。 コツ5｜ツールを使用する 議事メモ作成に専用のツールを利用することも、会議の内容を上手にまとめるのに役立ちます。 なかには「手書きの方がメモをしやすい」という意見もあるものの、手書きの紙メモは共有が困難なため、共有のときに電子化する手間がかかります。そのため、昨今では初めからITツールを使って議事メモを電子化する人が増えているのです。 ただし、イメージ図やデザインラフを手書きメモで残す必要がある場合もあります。そのため、手書きメモの画像を簡単に添付したり、関連資料をまとめて管理できる「ナレカン」のようなアプリを導入して、情報を一元化する仕組みをつくりましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】会議の内容を共有する最適な方法 以下では、会議の内容を共有するのに最適な方法をご紹介します。 議事録は、事業方針やプロジェクト内容を決める公式文書として、関係者に正しく共有しなくてはなりません。加えて、あとから内容を見返すときに情報を探す時間がかからないよう、すぐに見つかる形で管理しておくべきです。 とくに、議事録はWordやPDFなどのファイル形式で管理すると、似たようなタイトルになりやすく、どのファイルに何の情報が書かれているかを把握しづらくなります。そのため、「必要な情報に即アクセスできるツール」で管理しましょう。 結論、会議の内容を共有するなら、議事録をはじめとした会議資料をまとめて管理・共有できて、超高精度の検索機能を備えたツール「ナレカン」が最適です。 ナレカンの「記事」を活用すれば、議事録メモを取ったり、文字起こししたデータや会議資料なども簡単に管理することが可能です。また、超高精度の検索機能で、記事上だけでなく添付画像内のテキストも検索できるので、必要な情報を正確に見つけ出せます。 議事録を社内で適切に共有・管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「ナレカン」での議事録の作成イメージ 以下はナレカンを使って作成した議事録の例です。 ナレカンでは、番号付きリストや箇条書きリストが編集画面についているため、手入力することなくきれいな議事録を作れます。端的に内容が整理されている議事録は、会議に参加していない人でも理解しやすく、情報伝達速度が上がるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 会議でメモを取る5つの方法 以下では、会議中にメモを取る方法を5つご紹介します。メモを取る場面や目的を考慮して、自社に合った方法を採用しましょう。 （1）手書きでメモを取る 1つ目は、手書きでメモを取る方法です。 手書きのメリットとして、記録できる内容の自由度が高いことが挙げられます。たとえば、デザインラフ案をメモしたり、イメージ図を書き起こすのも簡単にできます。 一方で、手書きのメモは紛失のリスクがあるほか、共有時にはパソコンで打ち直したり、コピーしたりする手間や時間がかかるなどのデメリットがあります。 （2）ホワイトボードに書く 2つ目は、ホワイトボードに書き出す方法です。 メリットとしては、記録できる内容の自由度が高いことです。たとえば、ブレインストーミングによる会議の場合は、ホワイトボードを広く使ってアイデアを書き出したり、アイデア同士を自由に線で結びつけられます。 一方で、ホワイトボードにいつまでも情報を書き残しておくわけにはいかないため、書き写す手間や写真に残す必要があることがデメリットです。 （3）録音・録画する 3つ目は、ICレコーダーやビデオで録音・録画する方法です。 記録したデータを聞き直せば、誤りや抜け漏れのないメモを作成できます。したがって、聞き逃しのリスクを回避して、正確な情報を記載するには録音・録画が適切です。 一方、録音したうえで後から文字に起こしたり、出席者から事前に許可をとったりする手間がかかる点がデメリットです。 （4）パソコンでテキストを打つ 4つ目は、パソコンでテキストを打つ方法です。 パソコンの操作に慣れていれば、テキスト入力で手書きよりも素早くメモを取れます。また、ペーパーレスなため、メモが増加して持ち運びづらくなったり、場所をとってしまうこともありません。 ただし、WordやPowerPointの場合、「会議ごとにファイルが増えて管理が追いつかない」という注意点があります。そこで、部署や文書ごとに”フォルダ”で管理できる「ナレカン」のようなツールを使えば、簡単に議事録を管理できます。 （5）議事録作成ツールを使う 5つ目は、議事録作成ツールを使う方法です。 最近は、AIを活用した議事録の自動作成ツールが普及し、会議中にメモを取る必要がなくなりつつあります。ただし、複数人の発言が重なってしまったり、話者の滑舌によっては正しく文字起こしされない、要約できない点には注意が必要です。 また、録音データから議事メモを作成するため、リアルタイムで議事メモを取りながら内容を整理したい場合には不向きです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 議事録のためのメモを上手にとるポイントやコツまとめ ここまで、議事メモを上手にとるポイントやコツを中心にご紹介しました。 議事録のメモでは、会議の要点を過不足なく押さえるのがポイントです。そこで、メモを取るときは5W2Hを意識したり、事前にテンプレートを用意することで、抜け漏れを防ぎ、必要な情報を議事録に書き記すことが可能になります。 一方、分かりやすい議事録を作成しても、関連する会議資料や議事メモをバラバラに管理していては「目的の情報がどこに保管されているかわからない」状態になりかねません。したがって、同じ会議に関する情報はまとめて管理するべきです。 結論、自社が導入すべきは、テキストや会議資料、画像などを一元管理し、「キーワード検索」や「AI検索」で情報に即アクセスできるツール『ナレカン』一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、議事メモ・議事録の作成や管理を効率化しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【見本あり】分かりやすい議事録に必要な項目や書き方のコツとは？

今日では、Zoomによるオンラインでの会議が普及しており、議事録も手書きではなくアプリで作成する企業が増えています。 しかし、Zoom会議の議事録を作成したいが「どのように作れば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、Zoom会議の議事録を自動作成する方法や文字起こしアプリ3選を中心にご紹介します。 Zoomの文字起こし機能を理解して、議事録の作成に活かしたい Zoom会議の議事録作成に便利なアプリを比較検討したい 誰でも簡単に議事録を作成・管理できる方法を探している という方はこの記事を参考にすると、自社に最適な議事録作成アプリが分かり、Zoom会議の内容を効率よく記録できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 Zoom会議の議事録を自動作成する方法とは1.1 （1）Zoomのオーディオ文字起こし機能1.2 （2）Zoom のミーティング要約機能1.3 （3）議事録自動作成ツール2 【どうやって書き起こす？】Zoomでの議事録作成方法を解説2.1 フルトランスクリプト機能を使って文字起こしする2.2 Zoom AI Companion機能を使って文字起こしする2.3 ChatGPTで議事録を自動作成する3 【注意】Zoomを使った議事録作成の問題点4 ＜無料あり＞Zoom会議の議事録作成・管理に役立つアプリ3選4.1 【ナレカン】議事録を振り返りやすく作成・管理できるアプリ4.2 【Stock】ミーティングのメモを簡単に作成・共有できるアプリ4.3 【Sloos】発言者ごとに文字起こしできるアプリ5 ＜比較表＞ Zoom会議の議事録作成・管理に役立つアプリ6 議事録の自動作成・文字起こしアプリの選び方6.1 （1）精度の高さ6.2 （2）費用対効果6.3 （3）セキュリティ対策6.4 （4）シンプルな操作性7 議事録自動作成ツールを使う注意点8 【必見】議事録を業務で運用するコツ9 Zoom会議で議事録を作る方法まとめ Zoom会議の議事録を自動作成する方法とは ここでは、Zoom会議の議事録を作成するのに、おすすめの方法を3つご紹介します。オンラインでの議事録作成における負担を、すぐに解消したい方は必見です。 （1）Zoomのオーディオ文字起こし機能 1つ目は、Zoomの「オーディオ文字起こし機能」を利用する方法です。 オーディオ文字起こし機能では、発言内容をそのままテキスト化できるため、議事録作成の手間が大幅に削減されます。また、オプションを利用すると、テキストを字幕のようにビデオへ反映できるため「誰が発言したか」も分かりやすいです。 ただし、音声の質や専門用語の多さによっては、後で修正が必要になる場合もあります。 参考：Zoomサポート＞クラウド レコーディング用のオーディオ文字起こし （2）Zoom のミーティング要約機能 2つ目は、Zoomの「ミーティング要約機能」を利用する方法です。 ミーティング要約機能では、AIが会議の内容を自動で要約するため、会議の重要なポイントだけを抽出し、効率的に振り返りが可能になります。詳細な内容を一から確認する時間がないときや、要点を押さえた報告が必要な場合に非常に有効です。 ただし、有料アカウントでしか利用できないため、使いたい場合は有料会員にアップグレードしましょう。 （3）議事録自動作成ツール 3つ目は、議事録自動作成ツールを利用する方法です。 議事録自動作成ツールは、AIの音声認識を活用して、オンライン会議での発言をテキスト化するツールです。機能の種類はツールによってさまざまですが、外国語へ翻訳できるものもあります。 また、AIを活用しているため利用回数が増えるほどに学習が進み、精度が向上するのが特徴です。とはいえ、議事録は社内に残す情報資産なので、誤りがないかを確認して修正する作業は欠かせません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【どうやって書き起こす？】Zoomでの議事録作成方法を解説 ここからは、Zoomでの文字起こし機能・要約機能を解説します。以下の手順を参考にすれば、簡単に発言を書き起こせます。 フルトランスクリプト機能を使って文字起こしする zoomの公式サイトからアカウントにログイン後、「設定」→「ミーティング」→「ミーティング内（詳細）」の順番にクリックします 「自動字幕」「完全な文字起こし」「字幕の保存」の設定を有効にします 会議中、画面下部に表示される「字幕を表示」をクリックして、字幕言語を設定します 「字幕がオンになっています」と表示されれば、発言が書き起こされます。 Zoom AI Companion機能を使って文字起こしする アカウントにログイン後、「Account Settings」→「AI Companion」をクリックします 「Meeting Summary with AI Companion」の設定を有効にします 引用：Zoom AI Companion ガイド 以上の手順で、AI Companionを利用した議事録が作成できるようになります。会議中にリアルタイムで要約が作成されるため、聞き逃してしまったり途中参加した場合も会議内容に追いつけるのです。 ChatGPTで議事録を自動作成する 議事録を作成するにあたって、ChatGPTを使う方法もあります。以下ではその手順です。 音声データを保存する Zoomの録音機能を使って、会議の音声データを保存します。 ChatGPTで音声データをテキスト化する 保存した音声データをChatGPTに入力し、会議内容をテキスト化するよう依頼します。 テキストを議事録の形にまとめる ChatGPTにテキスト化された文章を「議事録の形にまとめて」「決定事項を要約して」と依頼し、議事録を作成しましょう。 ただし、ChatGPTは、会議内容を誤って解釈する可能性があるので、正しい内容になっているか確認する必要があります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【注意】Zoomを使った議事録作成の問題点 Zoomの文字起こし機能や要約機能は便利であるものの、議事録を作成するにあたっては、以下のような問題に注意しなければなりません。 正確性が保証されない AIが会議の内容を自動的に処理するため、複雑な議題や専門的な内容を正確に把握できず、誤った要約が作成される場合があります。文字起こしの精度が下がり、あとで手作業の修正が必要な可能性がある点に注意が必要です。 プライバシーやセキュリティ面を配慮する必要がある 録音や文字起こしを行う際は、参加者全員の同意が必要です。確認を怠ると信頼関係に影響を与えるリスクがあるので、慎重な対応が求められます。 セキュリティの情弱性に関する報告がされる Zoomでは、たびたびセキュリティの情弱性に関する報告があり、24年11月にも、情報漏えいを防ぐために早急なアップデートが推奨されています。議事録では、機密情報を扱うケースもあるため、安全面に関して懸念が残ります。 以上のように、Zoomの文字起こし機能や要約機能は便利ですが、完全に信頼するにはまだ課題が多く、最終的には人による確認・修正が不可欠です。また、プライバシーやセキュリティの配慮も重要になります。 参考：Zooｍ＞セキュリティ速報 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜無料あり＞Zoom会議の議事録作成・管理に役立つアプリ3選 以下では、Zoom会議の議事録作成・管理に役立つアプリ3選をご紹介します。 議事録を作成する際には、「議事録の検索機能に優れたアプリ」を利用しましょう。なぜなら、見なぜなら、議事録は作成しただけで終わりではなく、次のToDoに向けてやるべきことを確認しなければならないからです。 そこで、「会議の資料のファイル内まで検索できるか」に注意してツールを検討しましょう。また、議事録は社内の機密情報も扱うため、「セキュリティ対策が万全である」ことも最低条件です。 結論、Zoom会議の議事録を作成・管理するには、社内の情報を安全に管理でき、検索性にも優れたツール「ナレカン」一択です。 ナレカンは国際レベルのセキュリティ基準で情報が守られているうえ、「超高精度の検索機能」で任意の議事録に即座にアクセスできます。そのため、議事録を作成してからも、検索ストレスのない安全な議事録管理が実現するのです。 【ナレカン】議事録を振り返りやすく作成・管理できるアプリ 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンで作った議事録の作成例＞ ナレカンでは、紙のノートに書くような感覚で情報を書き込めるうえ、ExcelやWordなどのファイルをそのまま添付できるため、見やすい議事録が簡単に作れます。また、添付したファイルはプレビューで確認できるため、他のツールとの併用にもおすすめです。 さらに、ナレカンに蓄積した情報は、ファイルや画像内まで検索できる「キーワード検索」やAIを使って上司に質問するように検索できる「自然言語検索」で、すぐにアクセスできます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Stock】ミーティングのメモを簡単に作成・共有できるアプリ Stockは、操作がとてもシンプルなため、非IT企業における65歳以上の社員でも導入即日で使いこなせるアプリです。 「Stock」では「ノート」に記載した議事録を、リアルタイムで任意のメンバーへ共有できます。また、ノートは「フォルダ」に分けて整理できるので、どこに保管したか分からなくなる事態を防ぎ、目的の議事録をすぐに探し出せる点が特徴です。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Sloos】発言者ごとに文字起こしできるアプリ ＜Sloosの特徴＞ 無料で使える 完全無料で提供されているため、利用のハードルが低いサービスだと言えます。 発言者ごとの音声認識ができる 10秒程度の音声を登録するだけで、発言者ごとの音声認識ができます。そのため、複数人での会議でもメンバーごとに文字起こしができます。 ＜Sloosの代表的な機能＞ リアルタイムテキスト編集 リアルタイムでの音声の文字起こしと同時に、テキストの編集もできます。そのため、同じ発音で意味が異なる言葉もその場で修正できるのです。 個人ごとの辞書モデル 喋り方の癖やテキスト編集履歴などから、個人ごとの辞書モデルを作成し、音声認識の精度を高めます。そのため、見直しの際に話者を修正する頻度が減るのです。 ＜Sloosの注意点＞ 音声データを保存できない 録音した音声データを保存するには、別のツールが必要です。 文字起こし機能が不十分 ユーザーからは「句読点がつかず、タイムラグがあると文節ごと無くなる」という声も寄せられています。（参考：X） ＜Sloosの料金体系＞ すべての機能を無料で利用できます。 Sloosの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜比較表＞ Zoom会議の議事録作成・管理に役立つアプリ 以下では、Zoom会議の議事録作成・管理に役立つアプリの比較表をご紹介します。 ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 Sloos 特徴 議事録を振り返りやすく作成・管理できるアプリ ミーティングのメモを簡単に作成・共有できるアプリ 発言者ごとに文字起こしできるアプリ シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手～中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） 多機能 フォルダ管理 【〇】 【〇】 【×】 検索機能 【〇】 【〇】 【×】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 5名以上での利用が前提 音声データを保存できない 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料 ・有料プランでも1人あたり500円/月〜 ・全ての機能を無料で使用可能 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「Sloos」の詳細はこちら 上記のように、アプリによってそれぞれ特徴が異なっていたり、料金が高額なアプリもあったりするため、自社の目的や予算に合ったものを選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 議事録の自動作成・文字起こしアプリの選び方 ここでは、議事録の自動作成・文字起こしアプリの選び方をご紹介します。ツールの知名度や機能の豊富さだけでは「自社に合ったアプリか」は分からないので、以下の4点を比較して選びましょう。 （1）精度の高さ はじめに、議事録の自動作成・文字起こしアプリは、精度の高さを比較すべきです。 たとえば、有料と無料ではAIの音声認識の精度はもちろん、処理する速さも異なることがあります。また、利用するデバイスや場所（同じ空間にほかの参加者がいるか）も、音声認識の精度に関わる場合があるので注意しましょう。 音声認識の精度が低ければ、結局人の手で修正する手間がかかるため、自社が求める水準に達しているかを判断しなければなりません。 （2）費用対効果 2つ目のポイントは、アプリの費用対効果が高いことです。 アプリの料金は、人数や音声データの容量によって異なるので注意が必要です。たとえば、オンライン会議を月に一度しか実施しないチームで「月に100時間まで議事録を収録できるアプリ」を導入すると、余分な料金コストがかかってしまいます。 そのため、参加者や会議時間などの条件を洗い出したうえで、自社の予算に見合ったアプリを選びましょう。 （3）セキュリティ対策 3つ目のポイントは、アプリのセキュリティ対策です。 オンライン会議の音声は社外秘のデータです。とくに、モバイル対応のアプリの場合は、個人のデバイスに会社の情報を保存してしまう可能性があるので注意しましょう。 また、データのバックアップが不十分な場合、重要な情報を失うリスクが高まります。したがって、アプリを選ぶときは、自社のセキュリティポリシーに合致するかを必ず確認すべきです。 （4）シンプルな操作性 最後に、アプリがシンプルな操作性であることも重要です。 AIによる音声認識やレコーディング機能は便利な一方、機能を詰め込みすぎたアプリは使いづらいケースも多いです。反対に、議事録の作成に特化していても、作成した議事録をチームで共有したり、保管したりする機能が不十分なケースもあり得ます。 したがって、必要な機能が何かを明確にしたうえで、アプリの利用を始めましょう。また、メールを使える方であれば簡単に使いこなせる「ナレカン」のようなアプリであれば、ほかのアプリと併用しても使い方が混乱する心配がありません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 議事録自動作成ツールを使う注意点 議事録自動作成ツールを使うときには、以下の点に注意が必要です。 議事録の管理は別のツールを使わなければならない 議事録の「作成」に特化したツールは「管理」「共有」に適した機能に乏しいことがあります。そのため、情報管理ツールを併用するべきです。 会議中の雑音や雑談が入らないようにする 議事録自動作成ツールを使うときは、会議の音声をもとにするため、会議内容から離れた会話をすると議事録の内容も離れてしまう恐れがあります。 最後は人の目で確認する必要がある 自動作成ツールによって抽出された内容と、会議で重視された内容が異なる可能性があるため、会議の参加者が確認してから共有するようにしましょう。 以上の注意点から、議事録の運用は議事録自動作成ツールで完結させるのではなく、人の目による確認をしたうえで、情報管理ツールを活用して管理しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】議事録を業務で運用するコツ 議事録を業務で運用するためには以下のコツを押さえましょう。 体裁や共有ルールを決める 議事録の体裁や共有ルールを明確に定めることで、情報の一貫性が保たれるうえ、振り返りやすく議事録を管理できます。具体的には、フォーマットや記載項目を統一し、誰がいつどのように共有するかを決めておくことが重要です。 タスクに落とし込む 議事録に記載された内容を具体的なタスクに落とし込むことで、実行可能なアクションへとつなげられます。各発言者の責任や期限を明確にし、議事録に会議後やるべきことを記載することで、業務の進捗管理がしやすくなるのです。 共有して振り返る習慣をつける 会議後に全員で議事録を確認し、進捗状況を話し合うことで、意見交換が促進され、次回の会議に向けた準備もスムーズになります。 以上の3点を押さえることで、議事録を単なる記録にとどめず、実践的な業務資源として活用できるようになります。たとえば、テンプレートを利用して簡単に情報を蓄積できる「ナレカン」のようなアプリで、議事録をまとめる方法が有効です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Zoom会議で議事録を作る方法まとめ ここまで、Zoom会議で議事録を作成する方法や、おすすめのアプリ3選を中心にご紹介しました。 議事録を効率的に作成するには、「議事録の自動作成や文字起こしツール」が役立ちます。また、ツールを選ぶときは、音声認識の精度や費用対効果を考慮して、自社にマッチしているかを判断しなければなりません。 一方、「作って終わりの議事録」では意味がないため、次の会議に備えて社員に共有したり、必要なときにすばやくアクセスしたりできるようにしましょう。そこで、「議事録の作成から共有が一か所で完結するアプリ」が必要になるのです。 したがって、自社の議事録管理には、議事録をはじめとした情報を一元管理でき、超高精度の検索機能で必要な情報に即アクセス可能なアプリ「ナレカン」が必須です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、zoom会議の悩みを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

社内で毎日のように開かれる会議ですが、日時によっては都合がつかず参加できない場合もあります。その際、会議ごとの議事録があれば、欠席したメンバーであっても内容を確認できるのです。 しかし、議事録を社内で活用できていないために、「議事録はいらないのではないか」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、「議事録を作成する意味や目的」「社内で活用される議事録の書き方」を紹介します。 議事録をとる意味や必要性を社内に浸透させたい 議事録の作成例をもとに書くべき項目やコツを知りたい 作成した議事録を上手く社内で共有して業務に生かしたい という方は、この記事を参考にすると議事録の意義を理解できるほか、活用される環境をつくるヒントも見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 議事録の意味とは？3つの基本事項1.1 基本1｜議事録と議事メモの違い1.2 基本2｜議事録の形式1.3 基本3｜議事録に記載すべき項目2 議事録は意味ない？作成の目的とは2.1 （1）決定事項の共通認識をつくる2.2 （2）次のアクションを明確にする2.3 （3）社員の成長を促す3 【注意】議事録を活用できない要因4 議事録の作成に役立つツール4.1 （1）ICレコーダー4.2 （2）ITツール5 【おすすめ】社内議事録の作成・共有・管理を完結できるITツール5.1 誰でも簡単にわかりやすい議事録を作成・共有できる「ナレカン」6 「良い議事録」を書くときの3つの条件6.1 条件1｜結論が明確である6.2 条件2｜意思決定のプロセスが追える6.3 条件3｜誰が読んでも理解できる7 上手い人が実践！議事録を書くときのコツ6選7.1 （1）フォーマットを決める7.2 （2）読み手をイメージする7.3 （3）5W1Hを意識する7.4 （4）すぐに作成・共有する7.5 （5）写真やファイルを添付する7.6 （6）簡単にアクセスできる場所で共有する8 コツを踏まえた議事録の「書き方の例」9 議事録を作成する意味と書き方のコツまとめ 議事録の意味とは？3つの基本事項 議事録とは、社内会議の内容や決定事項を記録した文書のことで、会議の内容を振り返ったり、後から共有して欠席者に周知させたりする役割もあります。そこで、以下では記載するべき項目などの議事録の基本について紹介します。 基本1｜議事録と議事メモの違い 議事録と議事メモでは、記載する内容に違いがあります。 議事録は「会議の全体像・概要や決定の経緯を記載したもの」です。一方、議事メモは、「会議の要点や重要・決定事項を記載したもの」と言えます。 フォーマルな会議であれば議事メモだけではなく、議事録が必要となります。両者の違いを理解して、場面ごとに適切なものを作成しましょう。 基本2｜議事録の形式 議事録は、以下の形式のいずれかで作成されます。 会話形式 会話形式とは、会議内容を会話の形で時系列に沿って残す形式です。決定事項に至るまでの経緯や会議の雰囲気が分かりやすいという利点があります。 要約形式 要約形式とは、会議全体の内容を整理して、分かりやすく残した形式です。読み手は、決定事項や重要なポイントを短時間で把握できます。 基本3｜議事録に記載すべき項目 議事録に記載すべき基本項目として、以下が挙げられます。 ＜項目＞ ＜注意点＞ 議題 何について会議したのかが一目でわかるよう、シンプルで端的なものにしましょう。 開催した日時・場所 いつ・どこで会議を行ったのか記載しておくことで、過去の議事録の整理ができ、後から振り返りやすくなります。 出席者 会議後の動きをスムーズにするためにも、誰がその会議に出席していたのか記載しておきましょう。 会議の内容 会議で取ったメモをもとに、情報を整理して記載します。見出しを付けることで、より分かりやすくなります。 決定事項 箇条書きで簡潔かつ具体的に記載することで、情報の理解がスムーズに進みます。 懸念のある事項 会議で決定しなかったことや検討が必要な点がある場合、決定事項とは分けて記載しましょう。 上記のほか、適宜項目を追加して抜け漏れのない議事録を作成しましょう。 また、テンプレート機能の備わった「ナレカン」のようなツールを用いれば、会議ごとに項目を作る手間を省けるため、効率よく議事録を作成できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 議事録は意味ない？作成の目的とは 議事録は欠席者へ共有する資料であるのと同時に、社内に好影響を与える重要な役割を担っています。以下を参考に、議事録の目的を正しく理解しましょう。 （1）決定事項の共通認識をつくる 議事録を作成する最大の目的は、会議の決定事項に対して共通認識をつくることです。 議事録を作成しなかった場合、会議に不参加の社員は「どのようして決定に至ったのか」が分からないので、作業を任されても戸惑ってしまいます。また、会議の出席者であっても内容を記憶し続けるのは難しいため、結果として業務が抜け漏れる恐れがあります。 言い換えれば、議事録を作成することで決定事項への共通認識をつくれるため、欠席者と出席者の双方に好影響を与えられるのです。 （2）次のアクションを明確にする 議事録の共有を通して、次のアクションを明確にできます。 議事録が共有されない環境では、自社・部署・チームの方向性を正確に把握できません。しかし、議事録が社内に共有されると、会議の決定事項を理解したうえでチームの指針を立てることができます。 また、チームの指針が決まれば「今何をすべきか」が明確になり、次のアクションが取りやすくなります。以上のように、議事録は次の業務を規定する存在となっているのです。 （3）社員の成長を促す 議事録の担当者は、作成プロセスで知識や技術を身に付けられます。 議事録作成で身に付くスキルとしては「議題に関する知識」や「内容の要約力」などが挙げられます。そして、これらのスキルは営業資料の作成など、ビジネスのあらゆる場面で活用できます。 したがって、議事録の作成には、社員をスキルアップさせる側面もあるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【注意】議事録を活用できない要因 議事録作成の意味や目的について説明しましたが、「実際に議事録を作成したは良いが、うまく活用できない」という方も多いはずです。その原因としては、下記の2パターンが考えられます。 議事録の質が低い 議事録の質の低さは、活用率の低下につながります。質が低い例としては、議事録のフォーマットが社内で統一されておらず、記載項目が属人化していることなどが挙げられます。 質の低い議事録は読んでも意味がないと判断されてしまうため、活用率が低下するのです。 議事録の共有にハードルがある 議事録の共有にハードルがある場合、活用率が低下します。ハードルの例としては、「議事録を共有するたびにメールを作成しなければならず、共有に手間がかかる状況」などが挙げられます。 議事録の共有に時間がかかってしまうと、すぐに業務へ反映できません。その結果、「いつも議事録が共有されるのが遅いから、読んでも意味がない」と思われてしまい、活用するメンバーも減っていくのです。 上記の2点が、社内で議事録を活用できない要因です。そのため、議事録を作成するにあたって、多くの企業で「テンプレート」や「共有機能の備わったITツール」が活用されているのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 議事録の作成に役立つツール 以下では、議事録作成に役立つ2つのツールを紹介します。 （1）ICレコーダー 1つ目のツールは、ICレコーダーです。 録音したデータを聞きながらであれば、誤りや抜け漏れのないメモが作成できます。そのため、聞き逃すリスクを回避し、正確に情報を残すにはICレコーダーが役立ちます。 一方、ICレコーダーには、「オンライン会議の場合、画面録画が必要になる」「録音・文字起こしという二度手間がかかる」などのデメリットがあります。 （2）ITツール 議事録の作成に役立つ2つ目のツールは、ITツールです。 共同編集・直感的な記入が可能なITツールを活用すれば、ICレコーダーで録音せずにメモの抜け漏れを防げます。また、議事録のファイルを管理する機能も備わっており、会議のたびにファイルが増えて管理が煩雑になる心配もありません。 しかし、複雑な操作性だとITに詳しくない社員が使いこなせないため、社内に浸透しづらいうえ、新人教育にも時間を要します。したがって、簡単に情報を蓄積できる「ナレカン」のようなツールを使って、議事録を作成しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【おすすめ】社内議事録の作成・共有・管理を完結できるITツール 以下では、議事録の作成・共有・管理に最適なITツールをご紹介します。 作議事録は社内で素早く共有されなければ、業務に生かせず作成した意味がありません。しかし、メンバー間で共有しづらかったり、議事録のファイルを取り出しやすく管理できなかったりすると活用率は低下します。 そこで、「誰でも簡単に議事録を作成・共有・管理できるITツール」を導入が必須です。ただし、目的の議事録をすぐに確認できるように「優れた検索性」が備わっていることも必要条件と言えます。 結論、社内の議事録活用を促すのは、社内の議事録を一元管理でき、欲しい情報に即アクセス可能な「ナレカン」 一択です。 ナレカンには、画像やファイルを添付できるので質の高い議事録を簡単に作れるうえ、テンプレート機能によってフォーマットの統一も可能です。また、「ヒット率100％」の超高精度検索で欲しい情報が確実に見つかるので、作成した議事録を業務に生かせるようになります。 誰でも簡単にわかりやすい議事録を作成・共有できる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 「良い議事録」を書くときの3つの条件 良い議事録の条件を把握しておけば、誰もが理解しやすい資料をつくれます。以下を参考に、短時間で議事録を作成しましょう。 条件1｜結論が明確である 1つ目の条件は、議事録を確認したときに、すぐに会議の結論が分かることです。 なぜなら、議事録の確認に割ける時間は限られるからです。多忙な社員でも内容を素早く正確に把握できるよう、回りくどい言い回しは避けて、伝えたい事項を簡潔に記載しましょう。 また、結論を最初に書けば、議事録内でどの部分が重要な情報なのかが一目でわかります。そのため、伝わりやすさも考慮した文脈を心がけることもビジネスでは必須です。 条件2｜意思決定のプロセスが追える 2つ目の条件として、意思決定のプロセスを簡単に把握できる議事録を作成しなければなりません。 議事録は責任の所在を明らかにする役割も担っており、決定にかかわった社員の発言などは重要です。したがって、「誰のどのような提案が採用されたか」「誰が最終判断をしたか」などを明記して、意思決定の過程を正確に残すことが求められます。 「言った・言わない」といった発言を巡るトラブルを未然に防ぐためにも、会話の流れは必ず記載しましょう。 条件3｜誰が読んでも理解できる 3つ目の条件は、「誰が読んでも内容を把握できる議事録」であることです。 悪い議事録の典型例は、会議の出席者しか内容を理解できないものです。結論に至るまでのプロセスが省略されていたり補足説明がなかったりする場合、欠席者は会議内容を正確に把握できません。 そのため、議事録を提出する前に「会議の流れを正確に記載したか」「用語の補足説明に抜け漏れはないか」をチェックして、誰が読んでも理解できる資料に仕上げましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 上手い人が実践！議事録を書くときのコツ6選 議事録は作成して終わりではなく、多くの社員に読まれることが重要です。以下では、社内で活用される議事録を書くコツを6つ紹介します。 （1）フォーマットを決める はじめに、情報の抜け漏れがなく、質の高い議事録を作成するには、事前にフォーマットを決めておく必要があります。 とくに、「議題・日時・場所・出席者・内容・決定事項・懸念事項」は記載すべき項目になるので、会議前に見出しとして準備しておきましょう。そうすることで、会議中にメモする情報が明確になります。 また、フォーマットを決めたら今後の会議でも使いまわせるようにテンプレート化すると、一からフォーマットを作る手間が省けます。そのため、「ナレカン」のようなテンプレートを登録できるITツールを使えば、議事録作成も簡単です。 （2）読み手をイメージする 次に、作成した議事録を「誰がどのように活用するのか」を想定する必要があります。 読み手を具体的にイメージしておけば、議事録に必要な要素が明確になります。たとえば、議事録を新入社員が閲覧する場合は、専門用語に補足するなどの配慮が重要です。 以上のように、読みやすい議事録とするために、読み手を具体的に想像したうえで議事録を作成しましょう。 （3）5W1Hを意識する 続いて、議事録作成のコツとして、5W1Hを意識することが挙げられます。 5W1Hは「Who（誰が）」「When（いつ）」「Where（どこで）」「What（何を）」「Why（なぜ）」「How（どうやって）」の総称であり、これらの情報を盛り込むことで、読み手が内容を理解しやすい議事録を作成できます。 そのため、読み手がストレスなく議事録を読み進められるように、5W1Hのフレームワークに即して情報を記載しましょう。 （4）すぐに作成・共有する 議事録は、会議後すぐに作成・共有しましょう。 時間が経過すると記憶は薄れてしまうため、記憶が鮮明なうちに議事録を作成する必要があります。また、会議内容の共有が遅れると業務に支障が出る恐れがあるので、スピーディーな共有も求められます。 したがって、正確な情報を迅速に届けるために、会議終了後すぐに議事録を作成・共有することを心掛けましょう。 （5）写真やファイルを添付する 議事録には、必要に応じて写真やファイルを添付しましょう。 議事録は基本的にテキストで作成するものですが、議題によってはテキストだけでは伝わりにくい場合があります。そのため、イメージ写真やファイルなども一緒に添付しておけば、認識がズレてしまう事態は起こりません。 したがって、写真やファイルを添付することで、より迅速かつ正確に内容を理解することができます。 （6）簡単にアクセスできる場所で共有する 最後に、議事録を従業員に読んでもらうために、情報へ簡単にアクセスできる場所で共有しましょう。 紙の議事録は社内でしか見られないので、外回りやテレワーク勤務の社員にはすぐに共有できません。一方、ITツールを活用すれば、時間や場所を縛られずに使えるため、リアルタイムでやりとりができます。 ただし、LINEなどのチャットツールでは、他のメッセージで議事録が流れてしまい、オンラインストレージはファイルをわざわざ開かなければならず面倒です。 そのため、議事録を作成・共有するのであれば、社内情報を蓄積して管理できる「ナレカン」のようなツールを使うべきです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ コツを踏まえた議事録の「書き方の例」 以下は、書き方のコツを踏まえた議事録の例です。 画像のようにコツを意識して議事録を作成することで、読み手にとって分かりやすい内容となります。また、「ナレカン」のように目次機能を備えたITツールを活用すれば、長くなってしまいがちな議事録でも確認したい項目にワンクリックでとべるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 議事録を作成する意味と書き方のコツまとめ これまで、議事録を作成する意味や目的、社内で活用される書き方のコツを紹介しました。 議事録には「決定事項に対する共通認識」を形成する役割がありますが、議事録を紙で管理すると共有できる場所が限られてしまいます。メールで共有する場合も、毎回メールに添付する手間がかかるので、結果として活用のハードルが高くなるのです。 そこで、「議事録を作成・共有・管理できるITツール」を導入すれば、議事録を活用しやすい環境を整えられます。チャットツールやオンラインストレージと異なり、必要な情報がすぐに見つかるので便利です。 結論、議事録の運用には、誰でも簡単に社内の議事録を業務に生かせるように蓄積できる「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、意味のある議事録作成を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

会議内容の共有には、概要が記載された「議事録」が使われます。すなわち、議事録は、欠席者に会議内容を把握させる重要な役割を担っているのです。 しかし、良い議事録を作成できていないために、社員間で認識のずれが生じて困っている方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、「すごい」と言われる議事録の取り方や、フォーマット例を紹介します。 議事録の具体例やダメな例を踏まえて取り方を改善したい コツをもとにわかりやすい議事録を取れるようになりたい 簡単に議事録を作成・共有できるツールがあれば活用したい という方はこの記事を参考にすると、議事録が上手い人の取り方が分かるほか、すぐに使えるテンプレートも見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 議事録の作成目的2 ダメな議事録の例3 【見本】議事録の取り方例3.1 議事録の具体例3.2 7つの必要項目4 3ステップ｜議事録の作成手順4.1 （1）事前に準備する4.2 （2）メモを取る4.3 （3）議事録を執筆する5 議事録を上手くとる方法は？コツ5選5.1 （1）テンプレートを利用する5.2 （2）FOCEPを使いこなす5.3 （3）主語述語を明記する5.4 （4）定量的な情報を記載する5.5 （5）ツールを活用する6 【必見】非IT企業の社員でもすぐに使えるツール6.1 必要な機能に過不足がないシンプルなツール「ナレカン」6.2 ナレカンを使った議事録の作成例7 すごい議事録の取り方・コツ・フォーマットまとめ 議事録の作成目的 議事録を作成する際には、以下で紹介する3つの目的を正しく理解する必要があります。 決定事項やタスクを記録するため 議事録は、会議で決定した事項やタスクを可視化する役割を果たしています。 正確な情報を共有するため 議事録を使えば、会議の欠席者に正確な情報を届けられるので、認識のずれを防げます。 責任の所在を明確にするため それぞれの発言をした社員名が記録されていれば、責任の所在が明確になるので「言った・言わない」のトラブルを防げます。 上記の目的を理解して、必要な情報が漏れなく記載された議事録を作成しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ダメな議事録の例 以下では、ダメ出しを受けてしまうような議事録の例を3つ紹介します。 結論が不明瞭 会議中の情報をできるだけ詰め込んだ結果として、最終的な結論が分かりづらい・あいまいになってしまう議事録があります。他の作業で忙しく、「結論のみ知りたい」という社員もいるため、まず結論は明確にしましょう。 会議に参加していない社員が理解できない 会議に参加した社員しか内容が理解できない議事録では、「情報共有」という議事録の作成目的が果たせません。会議に参加していない社員でもスムーズに理解できるか、読み手の立場に立って作成しましょう。 意思決定の過程が分からない 結論は記載されているものの、決定するまでの過程が記載されていないと、どのような議論がなされたのか・誰が発言したのか分かりません。会議の過程も残すことで、議論の経緯を正確に把握できるのです。 上記の3つを意識するだけで、議事録の読みやすさは大きく変わります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【見本】議事録の取り方例 以下では、議事録の具体例と作成に必要な項目を紹介します。上手く議事録が取れずに悩んでいる方は必見です。 議事録の具体例 以下は、株主総会議事録です。株主総会議事録とは、株主総会を開催した際に会社法によって作成が義務付けられている資料で、会社法施行規則によって記載事項が定められています。 会社法第318条議事録 株主総会の議事については、法務省令で定めるところにより、議事録を作成しなければならない。 下記のサンプルを参考に、正式な様式に則った議事録を作成しましょう。 定時株主総会 1.　日時　　　　令和○年○月○日○時○分〜○時○分 2.　場所　　　　当社会議室 3.　出席者　　　議決権のある総株主数　　　　　○名 　　　　　　　　この議決権の総数　　　　　　　○個 　　　　　　　　出席株主数　　　　　　　　　　○名 　　　　　　　　この議決権の総数　　　　　　　○個 4.　出席役員　　代表取締役　○○ 　　　　　　　 　取締役　　 ○○ 　　　　　　　 　監査役　　 ○○ 5.　議事の結果の要領及びその結果 　以上の通り株主の出席があり、定款の定めにより本定時総会は適法に成立したので、議長は開会する旨を宣し、議事に入った。 　第1号議案：決算報告書の承認に関する件 　… 　第2号議案：取締役及び監査役の任期満了に伴う改選に関する件 　… 6.　閉会 　議長は以上をもって本日の議事が終了した旨を述べ、○時○分閉会した。 　上記の決議を明確にするため、この議事をつくり、議長及び役員がこれに記名する。 令和○年○月○日 ○○株式会社　定時株主総会 代表取締役　○○ 取締役　○○ 監査役　○○ 参考： 定時・臨時株主総会議事録 書き方・書式 雛形（ひな形） テンプレート01 【添付書面】01_取締役会設置会社・全員重任 7つの必要項目 以下では、議事録作成時に必要な項目を7つ紹介します。項目を踏まえてよりわかりやすい議事録にしましょう。 タイトル 日付 参加者 議題・目的 会議の発言内容 決定事項・保留事項 次回までのToDo また、以上7つの項目を記載したテンプレートを事前に用意しておくことで、フォーマットを統一できます。そのため、書き方に悩むことなく、誰でもわかりやすい議事録を作成できるようになるので便利です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 3ステップ｜議事録の作成手順 見やすい議事録を作成するには、3つのステップを踏む必要があります。以下を参考に、分かりやすい議事録を短時間で仕上げましょう。 （1）事前に準備する 会議中に必要な情報を聞き分けるために、事前の準備が求められます。 たとえば、議題を事前に把握しておけば、会議の流れを予測したうえで議事録の構成を決められます。また、参加者を把握しておくと決裁権の所在が明確になるので、重要な発言の聞き漏らしを減らせるのです。 以上のように、事前に準備して会議の属性を把握しておけば、要旨を捉えた議事録を作成できます。 （2）メモを取る 会議が開始したら発言を聞き分けてメモを取る必要があります。 すべての発言を記録すると時間がかかってしまい聞き漏らしにもつながるので、要点を抑えながら箇条書きで記載する方法がおすすめです。 また、指示語でのやりとりは主語・述語を明確にしたうえでメモする必要があります。さらに、数値は発言の根拠として大切なため、正しく記録しなければなりません。 このように、要点を抑えながら正確にメモをして、良い議事録の作成につなげましょう。 （3）議事録を執筆する 議事録は、会議終了後すぐに執筆を開始しなければなりません。 会議内容を迅速に共有すれば、社員は最新の決定事項に沿って業務を進められるようになります。言い換えれば、社員間で認識の相違を生まないために、議事録の早急な作成が求められるのです。 また、議事録は、会議中のメモを清書するのではなく「どのようにまとめれば読みやすくなるか」を意識しながら執筆しましょう。会議の要旨が一目で理解できるように、5W1Hに即して結論ファーストで記載するのがポイントです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 議事録を上手くとる方法は？コツ5選 以下では、議事録を上手くとる方法を紹介します。議事録の作成時間が短くなればほかの業務に集中できるので、以下の方法を試して業務効率を上げましょう。 （1）テンプレートを利用する テンプレートを使えば社内で議事録の様式を統一できるので、項目の漏れを防げます。 形式を統一することで、書き手は重要な項目を確実に残すことができます。また、フォーマットが決まっていれば「欲しい情報がどこに載っているか」が分かるので、あとから見返したときに素早く目的の箇所を見つけられるのです。 したがって、テンプレートは、作り手と読み手の双方にメリットがあるので積極的に活用しましょう。ただし、自社で一から作るのが難しい場合は、ExcelやWordのテンプレートをダウンロードして使うのがおすすめです。 （2）FOCEPを使いこなす 議事録を作成する際に大切なのは、FOCEPを使って重要な発言を聞き分けることです。FOCEPは、以下の5単語の頭文字を取ったものであり、発言を分析する際の切り口として活用できます。 Fact：事実 Opinion：意見 Cause：原因 Evaluation：評価 Plan：計画 会議中の発言を上記に当てはめれば、すぐに分類できます。注意点として、Fact（事実）とPlan（計画）に分類されたものは会議のなかでもとくに重要な発言なので、聞き漏らし/書き漏らしが起こらないようにしましょう。 （3）主語述語を明記する 主語述語の明記も議事録の取り方・コツのひとつです。 会議中は会話が交わされているため、そのまま文字起こししても、読み手はスムーズに理解できません。たとえば、「いいですね」や「あの時はどうしたの？」といった言葉をそのまま書いても、主語述語が分からないため、振り返りづらいです。 発言者・内容が変わることはあってはなりませんが、適切に主語や述語を補って読みやすい文章にすることを心がけましょう。 （4）定量的な情報を記載する 議事録を取るときは、定量的な情報を記載しましょう。 定性的な情報では、人によって解釈が変わってくるため、定量的な情報の記載を心がけるべきです。また、人数や日時が発言に含まれていた際は、確実に書き入れましょう。 このように、具体的な数字が示されていると、読みやすい議事録になります。 （5）ツールを活用する 議事録を振り返りやすくしたい場合は、情報共有ツールを活用しましょう。 手書きによる議事録は、発言を聞き逃さないように素早く書き留めなければならないので雑になりがちです。そのため、あとから振り返るときに、他の人が読みづらいと感じてしまいます。 そこで、情報共有ツールを導入すると、議事録を見やすく整理できるうえ、紙と違ってかさばることもありません。また、検索機能のあるツールであれば、簡単に目的の資料を見つけることができるので、重要な情報をすぐに振り返れるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】非IT企業の社員でもすぐに使えるツール 以下では、非IT企業の社員でもすぐに使えるツールを紹介します。 ExcelやWordで議事録を作成は、始めやすい反面、共有にメールやチャットを使う必要があります。そこで、簡単に議事録を作成・共有できる「情報共有ツール」を使えば、わざわざメールで共有する必要がないため便利です。 また、ExcelやWordはファイルの管理が煩雑になりやすく、必要な情報をさがすために都度ファイルを開かなければなりません。そこで、いちいちファイルを開かなくても欲しい情報がヒットする検索性に優れたツールの導入がおすすめです。 結論、議事録の作成・管理には、社内の情報を一元化し、目的の議事録に即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンは「ヒット率100％」の超高精度検索ができるため、欲しい情報をすぐに取り出せます。また、生成AIによる「自然言語検索」機能も備わっているため、検索スキルを問わず、最適な回答を導き出せるのです。 必要な機能に過不足がないシンプルなツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカンを使った議事録の作成例 ここからは、ナレカンを使った議事録の作成手順を紹介します。 自社の議事録に合わせてあらかじめ登録しておいた「テンプレート」を呼び出します。 テンプレートに沿って、議事録を作成します。議事録は、紙のノートに書くように直感的に記載でき、画像・ファイルの添付も可能です。 コメント機能を活用すれば、簡単に会議内容を共有できます。 上記のように「ナレカン」を利用すれば、誰でも簡単に議事録の作成・共有ができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ すごい議事録の取り方・コツ・フォーマットまとめ これまで、すごい議事録の取り方やコツ、フォーマット例を紹介しました。分かりやすい議事録を完成させるには、以下の3点に取り組む必要があります。 議事録の様式を統一して項目の漏れを防ぐために、テンプレートを活用する 論点と重要事項を正確に理解するためにFOCEP（分類のフレームワーク）を用いる 読み手のスムーズな理解のために、主語述語を補う 誰にとっても分かりやすくするために、定量的な情報を記載する 議事録の作成時間を短縮するために、情報共有ツールを活用する とくに、5点目の「情報共有ツールを活用する」は重要です。手書きの議事録は他の人が読みづらく、目的の箇所を探すのに時間がかかってしまいます。そこで、わかりやすい議事録を作成し、振り返りやすくするためにもツールの導入は不可欠です。 したがって、議事録の作成・管理には、社内の文書を一元管理し、検索性に優れたツール「ナレカン」が最適です。 ぜひ「ナレカン」を活用して議事録の運用にかかる負担を減らし、業務効率を改善しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

会議の決定事項を全社に共有するには「議事録」が有効です。また、議事録はナレッジやノウハウの蓄積にも役立つため、あとから読み返しても理解できるようにしておくのが重要です。 一方、「社内で共有される議事録が、誰が読んでも分かるようになっておらず困っている」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、会議における議事録の書き方やサンプルを中心にご紹介します。 見やすい議事録を簡単に書く方法が知りたい 新入社員でも簡単に議事録がつくれるように教育したい 社内の議事録をすぐに業務に活かしたい という担当者の方はこの記事を参考にすると、分かりやすい議事録を書くためのポイントだけでなく、議事録の適切な管理法まで理解できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 会議・ミーティングにおける議事録とは1.1 会議やミーティングで議事録をつくる目的1.2 議事録と議事メモの違い2 見やすい議事録を書くコツ4選2.1 （1）情報を整理する2.2 （2）5W1Hを意識2.3 （3）当日中に完了させることを重視する2.4 （4）テンプレートを使う3 議事録のサンプル例4 【必見】会議の議事録を作成・管理するのに最適なツール4.1 最も簡単に議事録を作成できる「ナレカン」5 議事録メモが追いつかない？実践すべきコツとは6 ミーティングの議事録を作成する目的や書き方まとめ 会議・ミーティングにおける議事録とは 議事録とは、会議で議論された内容や決定事項をまとめ、ほかのメンバーに伝えるための報告書類を指します。また、議事録は目的を明らかにしたうえで、議事メモとの違いも把握しておく必要があります。 会議やミーティングで議事録をつくる目的 以下は、議事録を作成する3つの目的です。 会議内容の共有 会議内容を議事録に残して共有すると、参加できなかったメンバーに概要を周知させられます。また、会議の備忘録としての役割も持ち合わせているため、会議に参加していたメンバーのためにも役立つのです。 決定事項の可視化 会議で決定したことを明確に記載することで、タスクの進捗管理もできます。具体的には、タスクの担当者や期限も書き残しておけば、メンバー同士で認識の齟齬が起こることがありません。 責任の所在を明確化 参加者の発言を議事録に残して、責任の所在を明らかにします。誰が発言したのかが明確になっていないと、責任の押し付け合いになる可能性があるのです。 このように、議事録は重要な役割を担っているため蔑ろにせず、適切な書き方を身につける必要があるのです。 議事録と議事メモの違い 議事録は「誰が、いつ、何を発言したのか」と会議の全体像を書き残す一方、議事メモは「会議の要旨」のみに絞って作成する違いがあります。 社内での打ち合わせやミーティングなど詳細な議事録が不要な場合、議事メモを議事録の代替として作成するのも有効です。しかし、総会など取締役が参加するフォーマルな会議の場合は、議事メモではなく議事録が必要になります。 このように、会議の属性によって議事録と議事メモを使い分けて、適切な方法で情報を共有しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 見やすい議事録を書くコツ4選 以下では、見やすい議事録を書く4つのポイントをご紹介します。見やすい議事録は自然と活用されるようになるため必見です。 （1）情報を整理する 見やすい議事録を作成するためには、情報を整理することが必要不可欠です。 会議に参加していないメンバーにも周知させるためにも、会議の内容を一目で理解できるようにする必要があります。そのため、会議でとったメモをそのまま転記していくのではなく、主語や目的語を補ったり、時系列順に整理したりしましょう。 とくに、決定事項や未決事項といった会議の要点を過不足なく記載すると、会議の結論が明確になり、次回に持ち越した事項も分かりやすくなります。そのため、議事録を作成するときには内容を整理したうえで、要点を端的に示すのがおすすめです。 （2）5W1Hを意識 次に、議事録を作成するときには5W1Hを意識して、必要事項を漏れなく記載することが重要です。 When（いつ）＝日時 Where（どこで）＝場所 Who（誰が）＝参加者 What（何を）＝議題 Why（なぜ）＝目的 How（どのように）＝内容 5W1Hに即して記載すると議事録に必要な項目を盛り込めるので、会議の内容を抜け漏れなく共有できます。 （3）当日中に完了させることを重視する 次に、議事録は会議の当日中に完成させて、すぐに共有するのもポイントのひとつです。 会議の記憶が鮮明なうちに作成すれば正確に議事録をつくれるので、会議があった当日中に対応しましょう。また、議事録をすぐに共有すれば、決まったことを忘れないうちに対応できるのです。 しかし、スピードを意識するあまり誤った内容を共有しては意味がないので、共有する前には同僚などに事実誤認や誤字脱字がないかをチェックしてもらうのもおすすめです。 （4）テンプレートを使う 最後に、見やすい議事録を作成するためにテンプレートを使いましょう。 テンプレートがあれば一からつくる必要がないので、ほかの業務に時間を割くことができます。また、記載すべき項目が決まっているので抜け漏れがなくなるのも重要なポイントです。 ただし、ファイル形式の議事録は管理が面倒なうえに、フォルダから探し出すのに手間がかかります。そのため、WordやExcelなどのファイルを用意しなくても議事録を作成できる「ナレカン」のようなノート形式のツールを活用すべきです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 議事録のサンプル例 以下では、議事録のサンプル例をご紹介します。 企業認知拡大プロジェクト　キックオフミーティング 日時：2022年9月8日（木）　13時30分から14時30分 場所：本社会議室B 参加者：営業企画部　大道課長、田中係長、柴田　/ 広報部　山田、西野 議題：新規顧客獲得の施策について 決定事項 　（1）Facebookアカウントの開設と投稿 　　・無料で実施でき、工数も小さい 　　・利用者層の年齢層が他のSNSよりも高く、既存顧客と属性が似ている 　（2）オンラインセミナーの開催 　　・定期的に実施することで、企業認知度の高まりが期待できる 　　・過去の開催事例があり、ノウハウがある To Do 　・アカウント開設 　・セミナーの日程調整 会議内容のメモ 　・認知を拡大するうえでSNSの利用は必須 　・Instagram、Xの利用者層は既存顧客の年齢層と合わない 　・他のSNSと比較してFacebookは既存顧客と属性が近い 　・過去のオンラインセミナーは満足度が高かった 次回の議題：上記で決定した（1）（2）についてチームを組み、担当者やタスクを決定する このように、議事録には日時・場所・参加者といった会議の基本情報から、議題・決定事項・未決事項といった要点まで漏れなく簡潔に記載する必要があります。とくに、決定事項は箇条書きで書き、一目で内容が把握できるようにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】会議の議事録を作成・管理するのに最適なツール 以下では、会議議事録の作成・運用を効率化するツールをご紹介します。 紙の議事録は、印刷や収納スペースのコストがかかり非効率です。そこで、ITツールで議事録を作成・管理すれば、情報を一元化できるうえに、時間や場所を問わずに議事録にアクセスすることも可能です。 具体的には、「議事録の作成・共有・管理に必要な機能が過不足なく備わったツール」を導入しましょう。ただし、多機能すぎるITツールの場合、現場社員が使いこなせない可能性が高く、議事録の管理がかえって煩雑になってしまいます。 したがって、自社が導入すべきなのは、議事録の作成・運用に必要な機能を備えつつも、シンプルな操作性で使いやすいツール「ナレカン」一択です。 ナレカンには、議事録の作成に役立つ「テンプレート」や共有時にやりとりできる「メッセージ機能」が備わっています。また、高精度の「検索機能」も備えているため、ナレカンひとつで議事録の円滑な作成・共有・管理が実現します。 最も簡単に議事録を作成できる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 議事録メモが追いつかない？実践すべきコツとは ここでは、メモが追い付かない悩みを抱える方向けに、議事録をとるときのコツを解説します。以下を参考に、正確なメモを素早くとりましょう。 数字を押さえる 会議中に出てきた数字は必ず押さえましょう。議事録に数字が記載されていると、会議に参加できなかったメンバーの理解も深まりやすくなります。 記号を効果的に使う 重要なポイントを目立たせるときは色を使うケースが多いですが、会議中は逐一色分けする時間がないため「〇」「△」「×」などの記号を使うのがおすすめです。また、自分の中で記号の役割を整理しておくと、あとからまとめるときにスムーズになります。 因果関係を明確にする 議題に対してのアンサーは「矢印でつなぐ」「近くに配置する」など、因果関係を明確にしておきましょう。各議題の決定事項・今後の方針が可視化され、会議の全容が把握しやすくなります。 以上のように、あとから議事録を作成するために、メモは必要な情報を過不足なくとりましょう。また、メモは議事録を作成するときだけ使うので、書いた本人が分かるようにするのもポイントです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ミーティングの議事録を作成する目的や書き方まとめ ここまで、議事録の作成目的や押さえるべきポイントを中心に紹介しました。 見やすい議事録を作成するためには「5W1Hを意識しながらスピード重視で作成する」「テンプレートを使用する」などのポイントを押さえる必要があります。しかし、議事録の作成と共有をそれぞれ別のツールでするのは面倒です。 したがって、議事録を素早く作成・共有するには、一連の作業を集約できるITツールの活用が必須なのです。ただし、選定するツールはシンプルでなければ、導入しても一部のメンバーしか使えない状況に陥ってしまうので注意しましょう。 そこで、議事録の作成から共有・管理を一元化するには、議事録に必要な機能を過不足なく備え、非IT企業の方でも簡単に使いこなせるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、ストレスなく議事録の運用を効率化させましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

議事録を作成すると、会議の議題や決定事項を正確に共有できるほか、社内のノウハウとして今後の業務にも役立ちます。また、テンプレートを活用すれば、手間をかけることなく簡単に議事録を書けるのです。 しかし、「議事録の書き方が分からない」という方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、すぐに使える議事録のテンプレートや書き方を中心にご紹介します。 見やすい議事録の書き方やポイントを確認したい テンプレートを活用して、簡単に議事録を作成したい 議事録の作成から管理までを効率化したい という方はこの記事を参考にすると、分かりやすい議事録の作り方が分かるだけでなく、ビジネス向きの管理方法も見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 【無料】見やすい議事録フォーマット・テンプレート6選1.1 Word｜シンプルな議事録のテンプレート1.2 Word｜議題をまとめられる議事録のひな形1.3 Word｜株主総会の議事録フォーマット1.4 Word｜おしゃれなミーティング議事録テンプレート1.5 Excel｜打ち合わせの議事録フォーマット1.6 Excel｜総会で使える議案書のテンプレート2 【必見】最も簡単に議事録を作成・共有・管理できるツール2.1 議事録の確認・管理が簡単なツール「ナレカン」3 ＜見本あり＞分かりやすい議事録の作り方は？簡単解説3.1 議事録の基本項目3.2 見やすい議事録のサンプル4 議事録の目的5 見やすい議事録を書くためのポイント5.1 （1）事前準備をする5.2 （2）要点を中心にメモをとる5.3 （3）5W1Hを意識する5.4 （4）共有・管理しやすいツールを使う6 Word/Excelの議事録テンプレート・雛形まとめ 【無料】見やすい議事録フォーマット・テンプレート6選 以下では、無料で使えるWord・Excelの議事録テンプレート6選を紹介します。テンプレートを使うと、一から記載する手間が無くなり、スムーズに議事録を書けるのです。 Word｜シンプルな議事録のテンプレート こちらは、「［文書］テンプレートの無料ダウンロード」が提供する、シンプルな議事録のテンプレートです。 「議題」「議論の過程」「結果」などの基本項目が記載されており、さまざまな場面で汎用的に使えます。また、「結果」と「保留事項」の記入欄が分かれているので、会議の決定事項と次回に持ち越す内容を整理できます。 「Word｜シンプルな議事録のテンプレート」の詳細はこちら Word｜議題をまとめられる議事録のひな形 こちらは、Microsoftが提供する、議題をまとめられる議事録のひな形です。 会議の議題を包括的にまとめるのに最適なテンプレートとなっています。会議の全体像を一目で確認できるので、円滑に議論を進められるのです。 「Word｜議題をまとめられる議事録のひな形」の詳細はこちら Word｜株主総会の議事録フォーマット こちらは、「［文書］テンプレートの無料ダウンロード」が提供する、株主総会の議事録フォーマットです。 株主総会向けに特化したテンプレートです。議案の例文が記載されているので、初心者の方でも「何をどのように書くのか」が分かります。 「Word｜株主総会の議事録フォーマット」の詳細はこちら Word｜おしゃれなミーティング議事録テンプレート こちらは、Microsoftが提供する、デザイン性の高い議事録のテンプレートです。 フォントの色や背景が設定されているため、見やすくおしゃれなミーティング議事録を作れます。また、項目を自社の用途に合わせて変更できるので、様々な会議の議事録に利用可能です。 「Word｜おしゃれなミーティング議事録テンプレート」の詳細はこちら Excel｜打ち合わせの議事録フォーマット こちらは、「［文書］テンプレートの無料ダウンロード」が提供する、打ち合わせの議事録テンプレートです。 打ち合わせの要点を箇条書きで記載できる、表形式の議事録となっています。ただし、「決定事項」「次回のタスク」などの記入欄はないので、適宜項目を追加しましょう。 「Excel｜打ち合わせの議事録フォーマット」の詳細はこちら Excel｜総会で使える議案書のテンプレート こちらは、「［文書］テンプレートの無料ダウンロード」が提供する、総会で使える議案書のテンプレートです。 自治会などの定期総会議案書のひとつとして、1年間で実施した事業をまとめられます。時系列に沿って記載できるので、内容を理解しやすいです。 「Excel｜総会で使える議案書のテンプレート」の詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】最も簡単に議事録を作成・共有・管理できるツール 以下では、最も簡単に議事録を作成・共有・管理できるツールをご紹介します。 議事録は、社員の知識やノウハウも記載される重要な情報資産なので、作成後は適切に管理しなければなりません。しかし、WordやExcelの場合、似た名前のファイルが乱立したり、目的のファイルが見つからなかったりと管理に手間がかかります。 そこで、「情報が更新と同時に共有されるツール」を導入して、ファイル管理の手間を最小限にしましょう。また、議事録は会議の度に増えていくので、目的の情報を素早く見つけるには「検索機能が充実している」ことも重視しましょう。 結論、議事録の作成に最適なのは、超高精度の検索機能を備えた、ノート型情報管理ツール「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、作成した議事録ファイルを即共有できるうえ、見たい情報には「ファイル内検索」や「AI検索」ですぐにアクセスできます。また、「承認機能」を使えば、上長チェックを入れた正確な状態で社内展開することが可能です。 議事録の確認・管理が簡単なツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカンの機能 ファイル内検索 ナレカンでは「ファイル内検索」ができます。そのため、WordやExcelで作成した議事録をナレカンで管理する場合にも、過去の議事録を簡単に振り返れるのです。 承認フロー機能 ナレカンには、記事を公開するときに特定のメンバーからの承認を求める「承認フロー機能」があります。そのため、情報の正確性を保ったうえで、安心して議事録を社内共有できるのです。 また、承認を却下し修正を依頼する場合は、メッセージとともに修正依頼を送れるので、修正のときに必要なコミュニケーションまでナレカンで完結するのです。 画像引用：ナレカン公式｜「承認フロー（承認機能）」で、申請者に「修正を依頼」することはできますか？ 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜見本あり＞分かりやすい議事録の作り方は？簡単解説 ここでは、議事録に書くべき項目や、見やすい例文を紹介します。「議事録の書き方が分からない」という方は、以下を参考にしましょう。 議事録の基本項目 議事録に書くべき内容として、以下の項目が挙げられます。 ＜項目＞ ＜概要＞ 会議名 会議の「タイトル」や「目的」を記載します。 日時・場所 会議の「開催日時」や「開催場所」を記載します。 参加者 会議に参加したメンバーの「部署」や「名前」を記載します。 議題 会議で議論した項目を記載します。 決定事項 会議を通して決定した項目を記載します。 今後のタスク 会議で決定した「タスク」や「担当者」、「期限」を記載します。 参考資料 会議で配布された「資料」を添付します。 上記の項目を記載することで、会議の概要を正確に共有できます。また、テンプレートを簡単に自作できる「ナレカン」ようなツールを使えば、自社に合った項目で議事録を作れるのです。 見やすい議事録のサンプル 以下は、見やすい議事録の作成例です。 23/6/29木　企業認知拡大プロジェクト　キックオフミーティング ＜概要＞ ・会議名；企業認知拡大プロジェクト　キックオフミーティング ・開始/終了日時と場所：24/8/29木　13：00～14：00＠本社会議室A ・参加者：渡辺、石原、小橋、大道 ＜議題＞ ・企業認知拡大プロジェクトの施策 →現在、既存顧客からの満足度・再受注率ともに高いが、新規顧客獲得数が伸び悩んでいるために売り上げが停滞している。前回のブレインストーミングをもとに施策を決定し、具体的な施策に落としたい。 ＜決定事項＞ 1. Instagramアカウントの開設と運用 ・無料で使えて、工数も少ない ・高級感のあるWebページを制作しているので、写真で視覚的に訴求するInstagramと相性が良さそう ・大道がInstagramで1,000人のフォロワーを獲得しており、知見がある 2. オンラインセミナーの開催 ・定期的に実施することで、企業認知度が一気に高くなる可能性がある ・既存顧客のなかに、共催できそうな顧客が複数いる ＜補足事項＞ ・なし ＜次回の課題＞ 上記の決定事項について、今週中にチームを発足する 上記のように、読み手が内容を把握しやすくなるよう、基本項目を設けたうえで数字や箇条書きを使いましょう。また、下図のように参考資料をプレビューで参照できるツールで管理すれば、会議に関する情報の共有が一つのツールで完結します。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 議事録の目的 議事録を作成する目的として、以下の2つが挙げられます。 会議の概要を共有する 議論の「過程」や「決定事項」を議事録に記載すると、会議に参加していないメンバーでも会議の全容を把握できます。また、会議の要点を見返せるため、参加したメンバーの認識のズレも防げるのです。 今後の会議をスムーズに進める 議事録を作成しておけば、過去の会議の内容を簡単に振り返れるようになり、同じ議論を繰り返したり、欠席者に向けて再度説明したりする手間を省けます。 議事録を作成するときは、上記の目的を踏まえて、意味のある議事録にすることを意識しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 見やすい議事録を書くためのポイント ここでは、議事録を書くときの4つのポイントを紹介します。見やすい議事録を作成するために、以下のポイントを確実に押さえましょう。 （1）事前準備をする 議事録作成の事前準備をしておくと、会議中にスムーズにメモを取れます。 “日時”や”参加者”のような事前に分かる情報を会議前に記入しておけば 、「議論のスピードが速くてメモが追い付かない」といった状況を防げます。また、議論の展開を予想して、議事録の構成を決めておくことも効果的です。 以上のように、単純にフォーマットを用意するだけでなく「記入できるところを埋めておく」「議論の流れを予測してメモの準備をする」などの備えをしておきましょう。 （2）要点を中心にメモをとる 会議中はすべてを書き起こそうとせずに、要点をメモするようにしましょう。 「完璧なメモを取ること」「一言一句書き起こすこと」に固執すると、メモを取ること自体が目的化してしまい、会議の要点を掴めません。そのため、会議中は要点を中心とした、簡潔なメモをとるように意識することが重要です。 また、太字や下線で文字を装飾すると、視覚的に分かりやすい議事録になります。 （3）5W1Hを意識する 議事録の作成時に5W1Hを意識すると、情報の抜け漏れを防げます。5W1Hとは、以下の6項目です。 Who：誰が What：何を Why：なぜ When：いつ Where：どこで How：どのように 山田が提案書類を作成中、3/5までに提出。 伊藤が休暇のため、3/10に顧客面談を変更。株式会社〇〇第3会議室。 このように、5W1Hを意識した文章にすることで、必要な情報を正確に伝えられます。 （4）共有・管理しやすいツールを使う 議事録の作成だけでなく、共有・管理がしやすいツールを使うこともポイントです。 議事録は、作成して終わりではなく、メンバーに共有したり振り返ったりする必要があります。しかし、WordやExcelでは、共有の度にメールやチャットに添付する手間がかかるほか、ファイル数が増えて管理が煩雑になりやすいです。 一方、社内のあらゆる情報を集約して、”即アクセス”できる「ナレカン」のように検索性に優れたツールであれば、共有や振り返りもスムーズです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Word/Excelの議事録テンプレート・雛形まとめ ここまで、議事録の書き方や、作成におすすめのテンプレートを中心にご紹介しました。 テンプレートを活用すれば、効率よく議事録を作成できるうえ、「作成者によって内容が違う」といった問題を解消できます。ただし、WordやExcelで作成する場合、作成後の共有・管理に手間がかかってしまいます。 そこで、「自作のテンプレートを使って簡単に議事録を蓄積できる情報共有ツール」を活用すれば、簡単に議事録を作成できるうえ、共有まで完結します。また、過去の議事録を見返しやすく管理するためには、「検索機能が優れているか」にも注意して検討しましょう。 結論、自社が導入すべきなのは、探している情報に即アクセスでき、議事録を簡単に作成・共有・管理できる情報共有ツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、議事録の作成・共有・管理を効率化しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

会議やミーティングを実施するときに、議事録を作成しておけば、不参加だったメンバーに共有できるうえ、備忘録として後から振り返るのにも役立ちます。そのため、ビジネスにおいて、議事録の作成を求められるシーンは多いです。 一方で、「議事録の書き方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、議事録の書き方のコツやWord/Excelフォーマットを紹介します。 コツや必要項目をもとに見やすい議事録を作成したい 無料のテンプレートを釣って議事録の作成時間を短縮したい 議事録をとっても業務に活かしきれていない状態を改善したい という方はこの記事を参考にすると、見やすい議事録のフォーマットが見つかるだけでなく、作成後の共有・管理を効率化する方法も分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 議事録を作成する目的とは2 議事録のメモが追いつかない！素早く書くための事前準備3 議事録に記載するべき項目4 無料｜見やすいWord/Excelのフォーマット・テンプレート7選4.1 【Word】シンプルな議事録フォーマット4.2 【Word】表形式の議事録フォーマット4.3 【Word】社外向け議事録に使えるフォーマット4.4 【Word】打ち合わせメモに便利な議事録フォーマット4.5 【Word】定時・臨時で使える株主総会議事録4.6 【Excel】自由に書き込める議事録フォーマット4.7 【Excel】議事と宿題を記入できる議事録フォーマット5 議事録作成にはWord・Excelのどちらがいい？6 最も簡単に議事録を作成・管理できるツール6.1 Excelより簡単！見やすい議事録の作成・管理に最適な「ナレカン」7 即実践！議事録の書き方のコツとは7.1 コツ1｜5W2Hを意識する7.2 コツ2｜事実と所感を区別する7.3 コツ3｜社内で共通のフォーマットを使う8 【徹底比較】議事録のダメな例/良い例9 見やすい議事録を作れるフォーマットやコツまとめ 議事録を作成する目的とは 議事録を作成する主な目的として、以下の3点が挙げられます。 会議の内容を共有するため 議事録を作成すると、会議に参加していないメンバーへ「議論の内容」や「決定事項」を共有できます。議事録には会議の概要が簡潔にまとめられているので、口頭よりも正確に会議の内容を伝えられるのです。 認識を統一するため 議事録があれば、「会議でどのような課題が挙がったか」「次回までのタスクは何か」が明確になり、参加者間の認識を統一できます。また、口頭の情報共有で起きがちな、「言った・言わない」のトラブル防止にもつながるのです。 備忘録として残すため 議事録を作成すれば、備忘録として後から振り返りやすくなります。また、議事録に記載された社員の知識やノウハウは、今後の業務に活用できる情報資産となるので、適切に管理する必要があるのです。 このように、議事録を作成すると、口頭よりも正確に会議の内容を共有できるうえ、今後の業務にも役立たられます。したがって、会議や打ち合わせを実施するときは、議事録を忘れずに作成しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 議事録のメモが追いつかない！素早く書くための事前準備 以下の事前準備をしておくと、議事録を素早く作成できるようになります。 文字起こしアプリをインストールする 文字起こしアプリを使うと、議論の内容が自動でテキスト化されて議事録をスムーズに作成できます。また、「議論が早すぎてメモが取れない」といった場合でも、文字起こしの内容が残るので、後から簡単に見返すことが可能です。 議事録のフォーマットを用意する フォーマットを用意しておけば、体裁を整える手間がなくなり、スムーズにメモを取れます。さらに、書くべき内容が明確になるため、必要情報の抜け漏れも防止できるのです。 以上を準備しておくと、初心者の方でも円滑に議事録を作れます。とくに、社内で共通のフォーマットがあれば、議事録の体裁を統一できて記載内容もばらつきません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 議事録に記載するべき項目 以下の項目を入れると、必要な情報がそろった議事録を作成することができます。 項目 概要 会議の基本情報 日時、開催場所、参加者、欠席者、議長、書記 議題 会議で話す項目、アジェンダ 議論の内容 会議内容の要約、決定に至るまでの経緯、賛成意見や反対意見 決定事項 会議で決まったこと アクションプラン 誰が何をいつまでに実行するのか 次回の会議 次会議の日時、議題 その他 添付資料、参考資料、注意事項 以上の項目は、議事録に必須の項目です。そのため、会議の内容に応じて、必要な情報は適宜追加するようにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 無料｜見やすいWord/Excelのフォーマット・テンプレート7選 ここでは、Word・Excelの議事録フォーマットを7つ紹介します。以下のフォーマットを活用すると、基本項目を押さえた議事録をすぐに作成できます。 【Word】シンプルな議事録フォーマット ビジネス文書形式のシンプルな議事録です。 議事の経過や結果を示す欄があるので、内容を過不足なく伝えられます。 [文書]テンプレート｜シンプルな議事録フォーマットの詳細はこちら 【Word】表形式の議事録フォーマット 議題ごとに内容や決定事項をまとめられる表形式のフォーマットです。 表の幅は字数によって広げられるので、情報量が多かったり複数の議題があったりする場合に便利です。 ビズ研｜表形式の議事録フォーマットの詳細はこちら 【Word】社外向け議事録に使えるフォーマット 会議の概要を大まかに記載できるフォーマットです。 社外向けとしても使えるうえ、自由にカスタマイズ可能なので、用途に合わせて適宜項目を追加できます。 [文書]テンプレート｜社外向け議事録に使えるフォーマットの詳細はこちら 【Word】打ち合わせメモに便利な議事録フォーマット 打ち合わせ中にメモもできるフォーマットです。 本フォーマットを印刷しておけば、手書きでメモができます。また、打ち合わせ内容を記録する表の「行の高さ」「罫線の種類」は、自由にカスタマイズ可能です。 [文書]テンプレート｜打ち合わせメモに便利な議事録フォーマットの詳細はこちら 【Word】定時・臨時で使える株主総会議事録 定時・臨時いずれの株主総会にも使えるフォーマットです。 「出席者」「議長」「議事録作成者」といった『会社法施行規則 第72条』で法定されている株主総会議事録の記載事項を、抜け漏れなく記入できます。 参考：会社法施行規則＞e-GOV法令検索 [文書]テンプレート｜定時・臨時で使える株主総会議事録の詳細はこちら 【Excel】自由に書き込める議事録フォーマット 情報量や書き方の自由度が高いフォーマットです。 枠が広く確保されているうえ、「日時」「議題」などの基本項目のほかに「次回予定」も漏れなく記載できます。 [文書]テンプレート｜自由に書き込める議事録フォーマットの詳細はこちら 【Excel】議事と宿題を記入できる議事録フォーマット 宿題の欄があるため、次回までのタスクを記載できるフォーマットです。 そのため、「誰が何をいつまでにやるか」が明確になります。加えて、会議で配布した参考資料を添付すれば、分かりやすい議事録を作成できます。 業務用テンプレート｜議事と宿題を記入できる議事録フォーマットの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 議事録作成にはWord・Excelのどちらがいい？ 議事録作成にWord・Excelのどちらが適しているかは場面によって異なるため、使い分けが必要です。 Wordは、白紙のシートにメモ書きのように書けるので、文章中心で詳細に記載する議事録を作成したいときに便利です。一方、Excelはセルで枠が区切られているため、数値の記入や箇条書きをするのに適しています。 ただし、WordとExcelはいずれも「共有に別途ツールが必要」「ファイルが増えると管理が面倒」などのデメリットがあります。とくに、議事録は企業の”機密情報”や社員の”ノウハウ”が記載されるので、「作成後も適切に共有・管理できるツール」を選ぶべきです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 最も簡単に議事録を作成・管理できるツール 以下では、Word/Excelよりも簡単に議事録を作成・管理できるツールを紹介します。 見やすい議事録を手軽に作成したい人は「テンプレート機能を備えたツール」を導入しましょう。テンプレート機能を使えば、予め設定した議事録のフォーマットをWordやExcelよりも素早く呼び出せて、体裁の整った議事録を作成できます。 しかし、議事録にはその後のTodoも記載するので、会議後にも見返す点も考慮しなくてはいけません。そこで、あとから振り返るときにも必要な情報にすぐにアクセスできるように、「検索機能が充実しているツール」を選ぶことが大切です。 結論、議事録の作成・管理に最適なのは、テンプレート機能を備えているうえ、超高精度の検索が可能なノート型情報共有ツール「ナレカン」一択です。 ナレカンは、予め作成したフォーマットを瞬時に呼び出せるうえ、ヒット率100％の「超高精度検索」によって欲しい情報を即座に取り出すことができます。そのため、議事録の作成・管理がひとつのツールで完結するのです。 Excelより簡単！見やすい議事録の作成・管理に最適な「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 即実践！議事録の書き方のコツとは 以下では、見やすい議事録を作成するコツを3つ紹介します。読み手に正確に情報を伝えるためにも、以下の項目を意識しましょう。 コツ1｜5W2Hを意識する 1つ目のコツは、「5W2H」を意識することです。5W2Hとは、以下の7項目を指します。 When（いつ） Where（どこで） Who（誰が） What（何を） Why（なぜ） How（どのように） How much（どのくらい） 上記を意識することで、冗長な文章を避けられるため、要点を正確に読み手に伝えられます。また、議事録に記載すべき内容が明確になり、作成者側もスムーズに議事録を書けるようになるのです。 さらに、文章だけでは表現が難しい場合は、記号や図を活用することで視覚的に分かりやすい議事録になります。 コツ2｜事実と所感を区別する 2つ目のコツは、事実と所感を区別して書くことです。 客観的な事実と主観的な所感が混在すると、内容が分かりづらくなるうえ、読み手に誤解を与えてしまう恐れがあります。たとえば、「～と思われる」「～くらい」といった曖昧な表現は避けましょう。 したがって、事実ベースで必要事項を書いてから、最後に「所感」の項目を別で設けておくと情報が混在しません。ただし、議事録の目的によっては所感が必要ない場合もあるため、項目は適宜追加していく方法をとるべきです。 コツ3｜社内で共通のフォーマットを使う 3つ目のコツは、社内で共有のフォーマットを使うことです。 議事録の作成者によって項目が違ったり、情報量にばらつきがあったりすると、読み手の混乱を招く恐れがあります。そこで、社内で共通のフォーマットを用意しておけば、議事録の書式を統一でき、後から振り返るときも見やすいです。 たとえば、テンプレートを自作できる「ナレカン」を使えば、自社に合ったテンプレートを作成して、数クリックで呼び起こせます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【徹底比較】議事録のダメな例/良い例 ここでは、議事録のダメな例とよい例を紹介します。適切な情報共有のためにも事前に確認しておきましょう。 ＜ダメな議事録の例＞ 上記の議事録には「敬語が混ざっている」「打合せ内容の各発信者が明記されていない」「数字などの客観性に欠ける」などの改善点があります。そこで、改善点をもとに議事録を作成すると以下のようになります。 ＜良い議事録の例＞ 議事録は、あとから読み返すことを前提に作成すべき文書です。したがって、フォーマットや文末を整えたり、誰の発言かがわかる書き方を心がけましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 見やすい議事録を作れるフォーマットやコツまとめ ここまで、見やすい議事録を作れるフォーマットやコツを中心に紹介しました。 事前に項目をフォーマット化しておけば、議事録の書式を統一できるうえ、「認識のズレ」や「情報の抜け漏れ」を防げます。また、見やすい議事録にするためには、5W2Hを意識したり、箇条書きで簡潔にまとめたりすることも重要です。 ただし、WordやExcelのフォーマットで議事録を作成すると、「メールで共有する手間がかかる」「増えた議事録ファイルの管理が面倒になる」などのデメリットがあります。そのため、”議事録の作成から管理までの負担を解消するツール”が必須なのです。 結論、議事録の作成に最適なのは、議事録の作成・共有・管理を一元化するノート型ツール「ナレカン」一択です。ナレカンでは、独自の社内用語を「辞書登録」すること、議事録を作成するときに起こりがちな”表記揺れ”も考慮して、情報を振り返れます。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、議事録の悩みを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

ビジネスにおいて、会議や商談の備忘録として欠かせない議事録は、社内で取り扱う重要な情報のひとつです。 しかし、入社したばかりの新入社員や若手の場合、議事録を書いても作成・共有がスムーズにいかず悩む方もいるのではないでしょうか。 そこで今回は、分かりやすい議事録の書き方のポイントやコツを中心にご紹介します。 議事録の正しい書き方が分からない 分かりやすい議事録の書き方を知って作成時に活かしたい 議事録の作成を効率化したい という方はこの記事を参考にすると、正しい議事録の書き方が分かり、社内における情報共有の質が向上できるヒントを得られます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 【簡単】分かりやすい議事録の書き方2 議事録に必要な項目3 【見本あり】議事メモの例3.1 基本的な議事メモ3.2 会話形式の議事メモの書き方例4 議事録を素早く綺麗に書くコツ3選4.1 要点を押さえながらメモを取る4.2 アジェンダを作っておく4.3 作成後に整合性があるか確認する5 議事録が上手い人に共通する3つのポイントとは5.1 会議の目的が一目でわかる5.2 次のアクションが明確になっている5.3 内容が簡潔にまとめられている6 【やってはいけない】分かりづらい議事録の共通点とは6.1 会議の流れに沿って記載されていない6.2 情報に過不足がある6.3 体裁のみにこだわっている7 議事録のメモを残す手法8 【非IT企業向け】効率的に議事録を分かりやすく作成できるツール8.1 議事録の作成・管理を最も簡単に行えるツール「ナレカン」9 議事録作成に関するよくある質問10 分かりやすい議事録の取り方まとめ 【簡単】分かりやすい議事録の書き方 以下の3ステップが議事録の簡単な書き方です。 必要な項目を記載しておく 決定事項やToDoなどの項目は事前に設けておきます。会議中に決まる可能性が高く、重要度の高い項目はあらかじめ記載しておくことで時短に繋がるのです。 あらかじめ分かっている情報を記載する 会議の目的や参加者、場所などの事前に分かっている情報は記載しておきましょう。会議中は議論の内容を記録することだけに集中できるので、メモが追いつかない、抜け漏れるといった問題が生じづらいです。 項目内容をメモして整理する 会議中は、事前に設置した項目に沿って、議論を記録します。メモをそのまま提出するのではなく、相手に伝わりやすいように整理すれば、議事録は完成です。 上記の大まかな流れを押さえて、分かりやすい議事録を作成しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 議事録に必要な項目 分かりやすい議事録を作成するには、次に挙げる7点の項目を盛り込むことが重要です。 会議名 会議名は議事録のタイトルである重要な部分です。議事録の内容をすぐに振り返るためにも、どのような内容であるのか一目でわかるように記載する必要があります。 日時 会議が行われた「証拠」を示す要素として、議事録には必ず会議の開始と終了の日時を記載しましょう。あらかじめ会議の日時が決まっている場合、先に入力しておくと記載漏れの心配がありません。 場所 場所は、会社名から実際に会議を行った会議室の場所までを正確に記載します。議事録は社内だけでなく、社外の人に対して共有するケースもあるので、場所の記載の仕方に注意しましょう。 出席者 出席者はクライアント側から「部署の序列順」に「役職の高い方から」記載しましょう。役職まで記載する必要があるため、出席者がどのような役職だったかメモに残さなくてはなりません。 議題 議題を記載する際には、箇条書きにするのがポイントです。議題の具体的な内容を指す一文を併せて記載すると、過去の議事録を見返した際に理解しやすくなります。 議論内容 議論内容は、具体的かつ簡潔に記載しましょう。たとえば、見出しを使うと文章にメリハリがつき、会議の内容が理解しやすくなります。 決定事項 会議における決定事項は、議事録を社外に共有する場合に相互認識のズレがないかどうか確認できるほか、次に行うべきことが把握しやすくなるので漏れなく記載しましょう。 上記を記載すると「いつどこで誰が何を議論したのか」が明確になり、決定事項に至る経緯がすぐに分かります。また、議事録の冒頭では書記の氏名を記載し、作成者を明らかにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【見本あり】議事メモの例 ここでは、項目ごとにコピペして使える「基本的な議事メモ」と「会話形式の議事メモ」の書き方サンプルをご紹介します。 基本的な議事メモ 以下は、基本的な議事録の書き方のサンプルです。以下の例文は幅広い業種で応用可能なので、議事録作成時に活用しましょう。 第1回新商品開発会議 文責：大道 日付：2021年12月6日（月） 場所：第1会議室 参加者：商品企画部　田中部長、浅井課長、林　営業部　西田係長、大道 議題：新商品開発の進め方 決定事項 ・今週までに商品企画部で新商品案を20個提出 ・営業部はニーズ調査として顧客へのアンケートを実施 議論内容 ・データが不十分で、顧客のニーズを正確に把握できない（田中部長） ・顧客のニーズを把握するためにアンケートを実施してはどうか（西田係長） 次回の予定 ・アンケートの結果をもとに商品案を絞り込む 次回会議日程：2023年9月7日(水)9時30分ー11時30分 このように、議事録には決定事項を端的に記載し、会議の不参加者でもすぐに要旨を把握できるようにしておく必要があります。 会話形式の議事メモの書き方例 会話形式の議事メモは、議論の内容を時系列に記載し、誰がどのような発言をしたのか明確に記す方式でメモを取ることが重要です。 会話形式で記録するメリットは、会議の流れが分かりやすく、参加者の発言が詳細に記載される点です。一方で、重要な内容がひと目で判別しづらくなる傾向にあるため、議事メモの最後に必ず決定事項を箇条書きでまとめておきましょう。 また、会話形式の議事メモを作成する際には「話し言葉を書き言葉に直す」「内容を要約して発言の要旨を明確化する」必要があります。そこで以下では、議論の発言を議事録に要約する具体例をご紹介します。 ケーススタディ：新入社員研修に関する議論 山中課長「新入社員向けの研修はどのような形式にしますか？昨年は社内でOJTを行いましたが、リソースが足りず通常業務にも影響が出てしまいました。」 大道部長「そうだな。昨年は研修の準備で忙しく、他の業務に手が回らなかったな。今年はOff-JTで外部講師に研修を依頼しよう。誰か費用の見積もりを出してくれないか。」 佐藤係長「わかりました。今月末までに外部研修にかかる費用を見積もります。」 上記の会話を踏まえた議事録 新入社員研修に関する議論 文責：佐藤 日付：2023年1月20日（金） 場所：第2会議室 参加者：大道部長、山中課長、佐藤 山中課長：新入社員向けの研修についてです。昨年は社内でOJTを行いましたが、リソースが足りず通常業務に影響がありました。 大道部長：昨年は研修で忙しく、ほかの業務に手が回らなかったので、今年はOff-JTで外部講師に研修を依頼しましょう。費用の見積もりをお願いします。 佐藤係長：承知しました。今月末までに外部研修にかかる費用を見積もります。 決定事項 ・新入社員研修はOff-JT形式で実施 ・Off-JTは外部講師に研修を依頼 ・1月末までにOff-JTの費用を見積もる（佐藤） 会話形式の議事メモでは、時系列に沿って各参加者がどのような発言をしたのかを要約して記載し、会議のフローを可視化することが重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 議事録を素早く綺麗に書くコツ3選 ここでは、議事録を素早く綺麗に書く3つのコツを紹介します。見やすい議事録が作れなかったり、作成に時間がかかってしまったりする場合は、以下のポイントを参考にしましょう。 要点を押さえながらメモを取る 素早く綺麗な議事録を書くには、内容の要点を押さえながらメモに残しましょう。 会議中の質問・回答、発言者などの情報をメモとして簡潔にまとめておけば、効率的に議事録を作成できます。とくに、長時間の会議や参加者の多い会議であれば、内容をすべて記録することは困難なので、重要な情報のみピックアップしてメモを取りましょう。 また、メモを取る際にはテキストだけではなく、簡単な図やイラストを使うこともポイントです。視覚的に分かりやすく記録を残しておくと、見返したときに会議の内容が思い出しやすくなります。 アジェンダを作っておく 前もって「アジェンダ（話す予定の議題）」を作成しておくことも正確な議事録づくりに効果的です。 たとえば、新規の課題についてクライアントと検討する会議でも、会話が予想される内容をアジェンダとして議事録に落とし込んでおけば、会議に対する理解度も深まります。また、アジェンダを書いておくと議題がひと目で分かり、記録が取りやすくなるのです。 つまり、会議開始前にアジェンダを作成しておけば、素早く議事録が作れるうえに、議題に対する情報の記録漏れを防げるのです。 作成後に整合性があるか確認する 議事録作成後、出席者のもとで内容を確認すると、正確に記録が残せます。 議事録は、誰が読んでも会議の内容が理解できるように書く必要があります。そのため、自身が出席する会議で部下に議事録を依頼する際は、作成後に「端的に事実を述べられているか」「会議の内容が正しく反映されているか」を確認しましょう。 ほかの会議参加者に確認作業を依頼すれば、記載した情報の正確性が担保され、スムーズに文章を読み進められる議事録になります。ただし、会議から時間が経つと作成者・出席者ともに記憶が曖昧になるので、作成した議事録は素早く共有・確認しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 議事録が上手い人に共通する3つのポイントとは 上手い人が作成する、共有した際に分かりやすい議事録には共通点があります。以下で紹介するポイントを押さえて、分かりやすい議事録の作成に役立てましょう。 会議の目的が一目でわかる 分かりやすい議事録は、会議の目的がひと目で分かります。 議事録は「備忘録として情報を書き留める」「情報共有により関係者同士の認識齟齬をなくす」目的で残すものです。そのため、会議の不参加者も対象とした情報共有が前提になるので、誰が見ても文章の意図を読み取れるように正確にまとめる必要があるのです。 そこで、たとえば「会議のテーマや課題に関する目的を端的にまとめる」と、会議の前提が共有出来て情報共有がスムーズになります。 次のアクションが明確になっている 分かりやすい議事録の共通点として、次のアクションが明確になっていることが挙げられます。 議事録には、打ち合わせやミーティングで「決定した内容」「タスク」の2つを明確にする役割があります。そのため、次の会議までに「誰が・何を・いつまでにするか」を洗い出して記載しておかなければなりません。 決定した内容に対して、明確に次のタスクが記載されていると、次にとるべきアクションがスムーズに理解できます。議事録作成の際には、次に対応するべきタスクを示すことを考慮しながら作業を進めましょう。 内容が簡潔にまとめられている 議事録が上手な人は、会議の内容が簡潔にまとめられています。 議事録は、短時間で内容を把握できるように簡潔に記載することが重要です。そのため、どこまで詳しく書くか悩むときには重要な情報のみを抜き出してまとめましょう。 また、冗長な文章で書かれていると読みづらく、読み手が知りたい情報にたどり着くまでに時間がかかってしまいます。そこで、「箇条書き」を用いて要点を示し、後ろに短く補足文を付け加える形で記載していくと、情報が視覚的に分かりやすくなります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【やってはいけない】分かりづらい議事録の共通点とは ここでは、分かりづらい議事録の共通点を紹介します。作成した議事録が読みにくい場合、以下のケースに当てはまっている可能性があるのです。 会議の流れに沿って記載されていない 分かりづらい議事録は、会議の流れに沿って記載されていません。 たとえば、複数の議題がある会議の場合、会議の流れに沿って記録が残されていなければ、あとから出席者が見返したときに混乱を招きます。 したがって、議事録は会議の流れに沿って作成しましょう。情報を正しく残せるように、5W1Hを意識することも重要です。 とくに、決定事項は各項目ごとに記載しなければ、その後のタスク対応が漏れる恐れがあるので注意しましょう。 情報に過不足がある 議事録に記載された情報に過不足があることも、分かりづらい議事録に共通するポイントのひとつです。 議事録は、会議の備忘録だけでなく関係各所との情報共有も兼ねています。そのため、議事録には共有内容を過不足なく記載し、共有された側がひと目で会議の内容を把握できるようにする必要があるのです。 そのほかにも、決定事項だけでなく会議中に共有された資料や参照元も正確に記載すると、不参加メンバーも議事録と会議資料を照らし合わせて確認できるので、情報の連携がスムーズになります。 体裁のみにこだわっている 綺麗に書こうとするあまり、議事録の体裁だけにこだわると分かりづらい議事録になってしまいます。 議事録の提出・共有に時間がかかれば、情報の記載漏れが発生するリスクが高まります。議事録は綺麗に書くことも重要な一方、情報を漏れなく共有するためにも、スピード感を持って作成しなければなりません。 たとえば、事前にフォーマットを用意し、必要事項を入力するだけで議事録が完成する状態にしておくと、作成時間を短縮しながら綺麗で分かりやすい議事録が残せます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 議事録のメモを残す手法 議事録のメモを残す手法は主に以下の3つがあります。 手書き ノートやメモ帳に手書きで残す手法は、誰でもできる最も簡単な方法です。しかし、時間がかかるうえに、社員ごとに読みやすさのばらつきが大きいです。 PCのメモアプリ PCであれば、簡単かつ早く議論内容をメモできます。しかし、作成した議事録はメールなどを介して共有する必要があり、管理方法によってはデータ管理が煩雑になりがちです。 ITツール ITツールであれば、スムーズに議論内容を記録できるだけではなく、作成後の共有・管理まで一元化できます。ただし、ITツールは多機能すぎるものも多いため、社員が使いこなせるシンプルなツールを選択するべきです。 それぞれの特徴を踏まえて、自社に適した手法を選択しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【非IT企業向け】効率的に議事録を分かりやすく作成できるツール 以下では、効率的に議事録を分かりやすく作成できるツールを紹介します。 分かりやすい議事録を作るには、基本的な書き方を把握したうえで、コツを押さえることが重要です。また、過去の議事録を参考にしながら作成するのも、分かりやすい議事録に作成する方法のひとつです。 そこで、ITツールを使って議事録を作成・管理することで、過去の議事録を簡単に振り返れる環境を整えましょう。ただし、検索機能の不十分なITツールでは、必要な議事録がなかなか見つからず、議事録の作成に時間がかかります。 そのため、検索機能の充実したITツールを使って、議事録は管理するべきなのです。結論、自社の議事録作成に利用するべきツールは、高精度の検索機能で欲しい議事録がすぐに見つかるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンには、「ヒット率100%」の検索機能に加えて、わずかな手順でテンプレートを呼び出せる機能があります。そのため、過去の議事録を参考にする場合も、テンプレートを使う場合も、簡単に議事録を作成できます。 議事録の作成・管理を最も簡単に行えるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 議事録作成に関するよくある質問 議事録作成に関するよくある質問は、以下の2つです。 議事録を訂正する場合はどうする？ 会議の参加者に共有する前であれば速やかに修正して、共有後の場合は修正箇所が分かるようにして再共有します。このとき、ITツールであれば、訂正作業が簡単なうえ、メッセージ機能が付いていれば連絡も素早く実施できます。 議事録作成後はどうする？ 議事録を作成した後は、先輩社員・上司の確認をとります。議論の内容や決定事項は迅速に共有する必要があるため、会議終了後できるだけ速く提出しましょう。 自社の業務に合わせて、訂正時や作成後のルールはあらかじめ定めておきましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 分かりやすい議事録の取り方まとめ ここまで、分かりやすい議事録の書き方を中心に解説しました。 議事録は、会議の内容をひと目で把握できるように、要点を押さえながらスピード感を持って作成することが重要です。とくに、議論内容や決定事項など議事録に必要な項目は確実に記載して、迅速に提出・共有しなければなりません。 しかし、紙やメールのアナログな手法を用いて議事録を作成すると、共有に手間がかかるうえに管理が難しく、必要なときに目的の情報が見つからない可能性があるのです。したがって、ITツールを用いて議事録の作成から管理までを効率化させるべきです。 そこで、簡単に社内の情報共有を活性化できるツール「ナレカン」を使うと、議事録の作成管理はもちろん、全社の情報蓄積にも最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入し、議事録をはじめとした社内の情報共有・管理のストレスを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/