ナレッジマネジメント
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社内の重要事項を決定する場で、「稟議」が業務です。ただし、紙の稟議書では非効率な面もあるため、電子化によって申請から決裁までの稟議フローを効率化する企業が増加傾向にあります。 一方、社内にアナログな稟議が根強く残っており「電子化への動きがなかなか進まない」という現状に悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、稟議の電子化によるメリットと注意点を中心に解説していきます。 まだ稟議を紙ベースで実施しており不便を感じている 稟議を電子化しようか迷っているためメリット・デメリットを知りたい 稟議フローを効率化し、円滑な意思決定ができるツールを探している という担当者の方は今回の記事を参考にすると、稟議を電子化するメリットと注意点を理解し、自社に役立つヒントを得られます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 稟議書とは2 稟議フローは無駄が多い？効率化すべき理由3 稟議書の電子化による3つのメリット3.1 ワークフローが可視化される3.2 管理の負担を削減できる3.3 改ざんや漏洩のリスクの回避4 稟議書の電子化で注意すべき3つのデメリット4.1 社内に浸透しない4.2 稟議フローの見直しが必要になる4.3 稟議の情報が社内に散在する恐れがある5 【担当者必見】社内の稟議フローの効率化におすすめの方法とは5.1 最も簡単に社内稟議書を電子化できるツール「ナレカン」6 稟議書を電子化するメリットとデメリットまとめ 稟議書とは 稟議書とは、組織内で承認が必要な事例をまとめた書類であり、企業では契約が発生したときや費用がかかるプロジェクトの承認を上司から得るときに必要です。 たとえば、新入社員を採用するときは「採用稟議」、契約を締結するときは「契約稟議」を作成し、承認を得るプロセスを踏みます。 以上のように、稟議書は企業の方針を進めるうえで重要ですが、一方で作成に時間や管理コストがかかるので、業務効率化のために稟議書を電子化する企業も多いのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 稟議フローは無駄が多い？効率化すべき理由 紙媒体による稟議フローを効率化すべき理由として以下の理由が挙げられます。 承認者の不在で稟議が進まない 稟議書の申請時に、承認者がオフィスに不在の場合は稟議が中断されてしまいます。また、稟議の度に逐一帰社しなければならず、効率が悪いです。 無駄な金銭コストが発生する 紙や印刷代、ファイリングに無駄な金銭コストが発生します。稟議書を紙で作成する企業では、年間で見ると多くのコストがかかってしまうのです。 管理や検索に時間がかかる 稟議書は適切に保管しなければならない書類です。しかし、紙では保管スペースをとり、ファイリングする手間や紛失したりするリスクが伴います。 そこで、稟議を電子化すると、場所を選ばず申請から決裁が完了するうえ、管理費用の削減と管理の簡素化に大きく貢献します。さらに、社内における稟議フローをスムーズに進められるので、結果として迅速な意思決定が可能になるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 稟議書の電子化による3つのメリット ここでは、稟議書を電子化するメリットを具体的に解説します。稟議の電子化に成功した組織は、以下のメリットによって時間・管理コストの無駄を軽減しているのです。 ワークフローが可視化される 稟議書の電子化によって、社内のワークフローが可視化されるようになります。 申請から決裁までの一連の流れが見える化され、稟議書が現時点でどこまで回付されているかを各メンバーが確認できるようになります。そのため、確認工数が大幅に軽減され、申請者の「稟議書の返答を待つ」ストレスが発生しません。 また、承認者目線ではタスク管理を簡素化でき、いつまでにどの稟議を完了させれば良いかが一目で分かるようになります。このように、アナログな稟議で発生していた“承認漏れ”も防ぐことができるのです。 管理の負担を削減できる 稟議書の電子化に成功すると、アナログな管理では生じる負担の削減が期待できます。 たとえば、紙の稟議書では”物理的な管理スペース”や”目当ての書類を見つけるのにかかる時間”といった無駄が発生するうえ、テレワークにも対応できません。一方、稟議書を電子化していると、稟議書の作成～管理までをシステム内で完結するので、無駄な管理コストがなくなります。 このように、ペーパーレス化だけでなく、稟議書に関する情報共有もシステムで簡単にできるため、紙媒体で発生する負担を削減できるのです。 改ざんや漏洩のリスクの回避 稟議書を電子化すると情報改ざんや漏洩のリスクを回避できます。 紙媒体でのやり取りは、書類が紛失したり、後から改ざんされたりする恐れがあります。しかし、電子化することで、編集履歴によって誰がいつ編集したかわかったり、編集・閲覧制限をかけられたりするので、稟議のような重要な書類の扱いも安全です。 したがって、稟議書の電子化は情報の紛失や改ざん、漏洩の防止につながるのです。とくに、情報セキュリティの国際規格認証を取得している「ナレカン」「ナレカン」であれば、大企業でも安心して稟議フローシステムとして導入できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 稟議書の電子化で注意すべき3つのデメリット ここでは、稟議書を電子化するにあたって、注意すねき3つのデメリットを解説します。業務を効率化する稟議書の電子化ですが、以下のような落とし穴もあるため注意が必要です。 社内に浸透しない デメリットの1つ目は、稟議書の電子化が社内に浸透しなければ意味がない点です。 選んだツールが導入後に社内に浸透しなければ、稟議書の電子化は進みません。そのため、ツールの導入をする前に目的を明確化し、導入後の継続的な評価と改善が必須です。 また、社内にツールを浸透させるためには、ITツールの導入がゴールではなく手段であることを各メンバーが理解する必要もあるのです。 稟議フローの見直しが必要になる デメリットの2つ目は、ツール導入と同時に、稟議フローや社内ルールの見直しが必要な点です。 稟議では、承認から決裁までの間に何人もの承認者を挟む場合、電子化してもどこかの工程で手続きがストップしてしまう可能性が否めません。そのため、ツールを導入するタイミングで稟議フローを見直し、無駄な工数は省くことが大切です。 したがって、ツールを導入するときは、稟議フローや社内ルールを見直して効率的に業務を進められるようにしましょう。 稟議の情報が社内に散在する恐れがある デメリットの3つ目は、多機能なツールを導入すると情報が散在しやすい点です。 多機能なツールを選んで稟議フローを細分化すると、起案者の稟議書作成から決裁まで多くのプロセスを踏む必要があります。稟議書は、決裁後も保管し活用することもあるため、稟議で発生するさまざまな情報を整理しつつ管理しなければなりません。 そこで、稟議に関わる情報を簡単に共有し、管理できるツールを選びましょう。たとえば、「ナレカン」「ナレカン」のようなツールであれば、あらゆる稟議書の作成・共有・管理が一か所で完結できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【担当者必見】社内の稟議フローの効率化におすすめの方法とは 以下では、稟議フローを効率化する方法をご紹介します。 アナログな稟議には「承認者の不在で稟議が中断する」「改ざんや紛失のリスクがある」といった課題があるため、稟議フローを最適化させるには電子化が大前提です。 しかし、稟議書を電子化しても運用体制が整っていなければ、意思決定の判断基準がぶれてしまったり、円滑な手続きができなかったりしてしまいます。そのため、「社内の稟議書を一元管理し、適切に申請・承認できるツール」を選ぶべきです。 結論、稟議情報を簡単に電子化するには、社内の稟議書を作成から共有までを一か所で完結でき、申請・承認フロー体制も整備できるツール「ナレカン」「ナレカン」が最適です。 ナレカンでは、厳格な権限設定のもと稟議書の作成～管理までを一元化できるので、情報の改ざんや紛失のリスクがありません。また、「承認フロー機能」によって、わずかな操作で稟議を申請でき、承認者の適切な判断のもと円滑に意思決定を進められます。 最も簡単に社内稟議書を電子化できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 稟議書を電子化するメリットとデメリットまとめ ここまで、稟議を電子化するメリットと注意点について解説しました。 “稟議の電子化”はアナログな稟議と比較すると、申請者・承認者にかかる業務負荷を低減し、申請から決裁まで一連の稟議フローを高速化させるため、稟議業務を効率化できるのがメリットです。 一方、稟議書の電子化を推進しても運用体制が整っていなければ、社内に電子化した稟議フローが浸透せず、使われなくなってしまう恐れがあります。 したがって、最小工数で稟議の電子化を達成するなら、社内の稟議書を作成して、簡単に申請・承認フローも運用できるツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を使って、稟議フローの効率化を図りましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【例文あり】社内稟議とは？稟議の種類や必要な項目、書き方のコツを紹介

IT化が進む今日では、複数人が関わる業務の一連の流れを可視化し、各メンバーの作業効率を高めるのに役立つ「ワークフローシステム」を導入する中小企業が増えています。 しかし、「ワークフローシステムの導入を検討しているが、どのようなツールが自社に適しているのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、おすすめのワークフローシステムランキングTOP7と、比較するポイントを中心にご紹介します。 ワークフローシステムの概要や基本機能を知りたい おすすめのワークフローシステムを比較し、導入を検討したい 中小企業から使えるワークフローシステムを探している という担当者の方はこの記事を参考にすると、ワークフローシステムを選ぶときのポイントが分かり、自社への導入の判断材料にできます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 【簡単解説】 ワークフローシステムとは？1.1 ワークフローとは1.2 ワークフローシステムとは1.3 ワークフローシステムの基本機能2 ワークフローを紙でやり取りするデメリット2.1 円滑にワークフローが進まない2.2 管理に手間がかかる3 ワークフローシステム導入のメリット3.1 フローの高速化と可視化ができる3.2 情報の蓄積と管理が楽になる4 ワークフローシステムを導入するときの注意点4.1 操作が複雑で作業効率が低下する可能性がある4.2 不正アクセスやデータ漏洩のリスクがある5 ワークフローシステムを比較する3つのポイント5.1 （1）機能が自社の課題に適しているか5.2 （2）自社の規模に適しているか5.3 （3）サポートが充実しているか6 無料あり｜中小・大企業におすすめのワークフローシステムランキングTOP76.1 1位【ナレカン】申請書の作成・管理・承認が1か所で完結できるシステム6.2 2位【Stock】中小企業の情報管理を最も簡単にできるシステム6.3 3位【X-point Cloud】手書きの申請書と同じ感覚で利用できるシステム6.4 4位【楽々WorkflowII】データ連携ができるワークフローシステム6.5 5位【Gluegent Flow】豊富な外部システムとの連携できるシステム6.6 6位【HUEワークフロー】集計や分析の機能が充実したシステム6.7 7位【ExchangeUSE】社内のあらゆる申請を一元化するシステム7 【比較表】中小企業から使えるおすすめのワークフローシステム7選8 おすすめのワークフローシステム7選と比較ポイントまとめ 【簡単解説】 ワークフローシステムとは？ ここでは、ワークフローシステムについて解説します。基本機能も解説しているので、ワークフローシステムの導入を検討している方は以下の内容を押さえましょう。 ワークフローとは 「ワークフロー」とは、業務に必要なやり取りの一連の流れのことです。 とくに、複数人が関わる事務手続きや決済、社内稟議の一連の流れをワークフローと言うケースが多くあります。たとえば、社内に新しい機器を導入する場合、上司や部門長などの承認を得るまでの過程をワークフローと呼びます。 また、従来のような紙の申請書の代わりに、電子文書を用いて決裁処理をすることを「電子決裁」といいます。 ワークフローシステムとは ワークフローシステムとは、ワークフローを円滑に進めるためのITツールを指します。 承認すべき紙の資料を手渡しでやりとりしていると、承認者が不在のときにフローが止まってしまいます。そこで、ワークフローシステムを導入すると、システム上で承認が完結するので非対面でも、承認をスムーズに進められるのです。 そのため、ワークフローシステムはとくに「上長の外出が多い」「リモートワークを実施している」場合に役立つと言えます。 ワークフローシステムの基本機能 ワークフローシステムには、以下の基本機能が備わっているサービスが多く見られます。 【機能】 【詳細】 書類作成機能 申請に関する書類や帳票を作成できる機能です。テンプレート機能が備わっているものであれば、書類を作成する手間を軽減できます。 承認機能 提出された申請書などを承認する機能です。サービスによってはシステム上で印影を付けられる場合もあります。 承認フロー設定機能 承認者の設定やフローの工程を設定できる機能です。複数フローを通過して、決裁がされるので、書類や情報の不備によるトラブルを回避します。 外部連携機能 外部のチャットツールや情報共有ツールと連携できる機能です。書類作成やデータ入力の手間の解消につながります。 上記のほかにも、ExcelやPDFに出力できる機能や、自動承認機能が備わったサービスもあります。したがって、ワークフローシステムを導入するときは、基本機能のほかに自社に必要な機能が備わっているかを確認しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ワークフローを紙でやり取りするデメリット ここでは、ワークフローを紙でやり取りするデメリットを2つご紹介します。現在でも、紙の申請書でやり取りをしている方は必見です。 円滑にワークフローが進まない 1つ目に、紙でやり取りするワークフローはスムーズに進まないことが挙げられます。 たとえば、紙であれば直接承認者に手渡ししなければならないため、承認者が不在にしている場合、申請すらできません。その結果、決済にたどり着くまでに相当な時間がかかり、業務が停滞する恐れがあります。 加えて、申請を出せたとしても、紙では進捗を把握できず、都度承認者に状況を確認する手間が生じてしまうのです。一方、ITツールであれば、承認者に連絡を入れずとも状況を可視化できるので、安心してほかの業務に取り組めます。 管理に手間がかかる 2つ目に、申請書の管理に手間がかかってしまいます。 決済が完了した紙の申請書は、後から振り返るために保管しておく必要があります。しかし、紙で保管すると、数が増えれば増えるほど管理が煩雑化してしまい、目的の書類を探し出すまでに時間がかかってしまいます。 以上のように、紙を使ったワークフローはすぐに参照できないので、業務が停滞する原因になりかねません。そのため、「ナレカン」「ナレカン」のような社内のあらゆる情報を一元管理し、目的の情報に即アクセスできるワークフローシステムを導入しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ワークフローシステム導入のメリット ワークフローシステムは、社内業務の流れを電子化するシステムです。以下では、ワークフローシステムのメリットをご紹介します。 フローの高速化と可視化ができる まず、ワークフローシステムを導入するメリットとして、フローの高速化と可視化ができることがあります。 ワークフローシステムで申請書を作成すれば、関係者に即座に書類が共有され、承認者はパソコンやスマホがあれば、出先からでも書類の確認・承諾ができます。そのため、決裁までにかかる時間が大幅に短縮されるのです。 また、ワークフローシステムでは、”承認”や”差し戻し”など更新があればすぐに反映されます。つまり、申請者・承認者ともに、申請書が現在どこまで回付されているかが一目瞭然になり、フローの進捗を正確に可視化できるのです。 情報の蓄積と管理が楽になる 情報の蓄積と管理が楽になることも、ワークフローシステムを導入するメリットです。 稟議書や報告書などのワークフローに関わる書類は、後から見返すことも多いため、確実に保存・整理をしておく必要があります。しかし、紙で管理する場合、保管場所の確保やファイリングの手間がかかるのです。 一方、ワークフローシステムで管理すると、書類がどれだけ増えても保管場所が不要なうえ、検索一つで必要な書類を探し出せます。そのため、後から見返すためにわざわざファイリングする手間も省けて、情報管理にかかるコストを軽減できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ワークフローシステムを導入するときの注意点 以下では、ワークフローシステムの導入によって発生する可能性のある注意点をご紹介します。ワークフローシステムの導入を検討するときには、メリットに加えてデメリットもしっかりと理解しておきましょう。 操作が複雑で作業効率が低下する可能性がある まず、ワークフローシステムを導入することで発生するデメリットとして、操作が複雑で難しいことによる作業への影響が考えられます。 ワークフローシステムは、事務手続きなどの流れを体系化しますが、その操作にはある程度のITスキルが求められます。そのため、ワークフローシステム導入後は、誰でも使いこなせるように適切なトレーニングやサポート体制が必要です。 また、多機能なワークフローシステムの場合、誰も使いこなすことができず、かえって非効率になってしまう恐れがあります。そのため、導入するときは「自社にとって必要な機能が過不足なく備わっているか」を重視して選びましょう。 不正アクセスやデータ漏洩のリスクがある ワークフローシステムには、セキュリティ上のリスクもあります。 ワークフローシステムでは稟議書や報告書など、機密性の高い情報を扱います。そのため、外部からの不正アクセスやデータの漏洩などがあった場合、大きな被害を被る可能性があるのです。 そのため、「ナレカン」「ナレカン」のような情報セキュリティの国際規格認証を取得しているシステムを選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ワークフローシステムを比較する3つのポイント 以下では、ワークフローシステムを比較する3つのポイントをご紹介します。特に、中小企業での導入を想定して、役立つポイントをまとめているので参考にしましょう。 （1）機能が自社の課題に適しているか 1つ目のポイントは、機能が自社の課題に適しているかを確認することです。 システム導入でよくある失敗例が「どうせなら便利そうな機能がたくさんある方が良いだろう」と考えてしまい、多機能なシステムを選ぶケースです。 中小企業では、社内教育に割けるリソースも限られているため、機能が多いと使いこなしたり、使い方を教えたりするのが大変です。一方、大企業では社員一人ひとりのITスキルに偏りが出やすいため、システムを使える一部の社員に業務が集中する恐れがあります。 そのため、「ITに詳しくない方でも簡単に使えるシンプルなツール」が最適です。また、一般的に機能の多さに比例して価格も上がるので、「自社のやりたいことに対して、必要な機能を過不足なく備えたシステム」を選ぶことが重要だと言えます。 （2）自社の規模に適しているか 2つ目のポイントは、自社の規模に適しているかを確認することです。 なぜなら、それぞれのワークフローシステムでは、ターゲットとなる顧客の企業規模が異なるからです。そのため、中小企業が大企業をターゲットにしたシステムを選ぶと、機能や価格などがマッチしない可能性があります。 とくに、中小企業が導入を検討するときには、「あの大企業も使っていて安心感がある」などの理由で選ぶのは避けましょう。導入後に業務に馴染まず、システムの継続を断念せざるを得ない原因になります。 したがって、選定の段階で「自社の規模にマッチしていて、長く使い続けられるか」を確認しましょう。 （3）サポートが充実しているか 3つ目のポイントは「サポートが充実しているか」を確認することです。 ワークフローシステムを導入すると、さまざまなメリットを得られる反面、実際に既存ツールや紙でのワークフローから移行するのが面倒と感じる人も少なくありません。とくに、独自で一から運用方法を設計していくのは、至難の業だと言えます。 そこで、”社内の既存データの移行支援”や”運用設計の提案”をアシストしている「ナレカン」「ナレカン」のようなサポート体制が充実しているシステムを使えば、確実に定着する環境をつくれます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 無料あり｜中小・大企業におすすめのワークフローシステムランキングTOP7 以下では、中小企業・大企業向けにおすすめのワークフローシステムをご紹介します。 ワークフローシステムは、社内稟議や決済をツール上で完結できる点がメリットです。しかし、ワークフローシステムは多機能なものが多く、使いこなせなかったり、承認ルートの設定に手間がかかったりすることがある点に注意しなければなりません。 そこで、「稟議書や申請書の作成から承認までのフローをスムーズに完結できるツール」を導入すれば、効率の良いワークフローを設計することができます。さらに、誰でも簡単に使えるような操作性であれば、すぐに社内に浸透させられます。 結論、ワークフローシステムには申請書の作成・管理・承認が1か所で完結できるツール「ナレカン」「ナレカン」が最適です。 ナレカンは、作成した申請書や稟議書を簡単に管理・共有でき、管理者が公開する情報やメンバー権限をコントロールできるため、不正アクセスやデータ漏洩を防止できます。また、「承認フロー機能」も備わっているので、承認者は適切な判断のもと円滑にフローを進められます。 1位【ナレカン】申請書の作成・管理・承認が1か所で完結できるシステム 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 2位【Stock】中小企業の情報管理を最も簡単にできるシステム Stockは中小規模企業向けのワークフローシステムです。 「Stock」では、申請に関する情報をまとめて共有できる「ノート」があり、ノートに紐づく「メッセージ」で申請依頼から承認報告までやりとり可能です。また、特定の人のみが書類を閲覧したり、承認者のみが書類を編集したりできるように制限をかけられます。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 3位【X-point Cloud】手書きの申請書と同じ感覚で利用できるシステム ＜X-point Cloudの特徴＞ ワンクリックで承認できる 申請された書類をワンクリックで承認できるため、決裁までの流れがスムーズです。 設備投資不要のクラウドサービス 導入時に専用のサーバー設備が不要なため、すぐにシステムを利用できます。 ＜X-point Cloudの機能・使用感＞ 入力補助機能 日付をカレンダーで入力したり、数値を自動計算したりする機能が備わっています。手入力の手間を減らしたい場合に便利です。 承認ルート診断 承認が上手く進むか、事前に確かめることができる機能です。診断結果も表示されるので、承認ルートの修正もしやすくなっています。 ＜X-point Cloudの注意点＞ 基本容量が1TBである いずれのプランでも基本容量は1TBのため、それ以上の容量を必要とする場合は別途増設する必要があります。（※最大容量10TB） 検索機能が不便 ユーザーの口コミでは、「検索できる箇所が限られているので、稟議本文の検索ができるようになると良い。大文字・小文字、全角半角はすべて別として判断されるので表記揺れに注意。」といった声が寄せられています。（参考：ITreview） ＜X-point Cloudの基本料金＞ 導入にかかる初期費用は0円で、スタンダードとプリペイドで料金が異なります。 スタンダード：基本機能20,000円＋サービス料500円/ユーザー/月（月額） プリペイド：基本機能228,000円＋475円/ユーザー/月（年額） X-point Cloudの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 4位【楽々WorkflowII】データ連携ができるワークフローシステム ＜楽々WorkflowIIの特徴＞ 多言語に対応している 日本語だけでなく英語・中国語に対応しているため、国際間のワークフローも実現できます。 セキュリティが高い ユーザーの権限を45種類に分けて設定可能で、キャビネットやフォルダにユーザー・グループ単位で権限を付与できます。 ＜楽々WorkflowIIの機能・使用感＞ デザインテーマが多彩 デザインテーマが豊富で自由度が高いため、用途や使いやすさに合わせて画面の構成を変更できます。 サポート体制が充実 オンサイト・オンラインによる導入サポートやノウハウ検索、逆引き辞書が利用できるサポートサイトがあります。 ＜楽々WorkflowIIの注意点＞ 検索機能が不便 ユーザーの口コミには「過去の文書の検索に時間がかかりすぎるので、作成者・日にち・文書種類などで検索できる機能があると良いと思います。」との声があります。（参考：ITreview） 教育コストがかかる ユーザーの口コミでは、「グループや仮想ユーザー、権限付与などの概念を理解する必要があるため、使いこなすまでに時間がかかる」といった声が寄せられています。（参考：ITreview） ＜楽々WorkflowIIの基本料金＞ 楽々WorkflowII 基本ライセンス 250万円～ 楽々WorkflowII Cloud 初期費用5万円＋基本料金1万円/月＋1ユーザー料金500円/月 楽々WorkflowII Cloud 環境契約 要問い合わせ 楽々WorkflowIIの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 5位【Gluegent Flow】豊富な外部システムとの連携できるシステム ＜Gluegent Flowの特徴＞ 外部システムとの連携が充実 各種アプリや電子契約サービスとの連携に長けており、業務とシステムをつなぎ、自動化やプロセスの最適化に貢献します。 導入から運用までのサポート クラウドコンシェルジュ（検索をかけて、疑問を解消することができるサービス）で、システムのナレッジやサポートを受けられます。 ＜Gluegent Flowの機能・使用感＞ フロー作成 フローの作成が直感的なので、初心者でもすぐに使いこなすことができます。 ドキュメントの自動作成 既存のデータを使えばドキュメントの自動作成も可能です。ただし、Google Workspaceとの連携が前提となります。 ＜Gluegent Flowの注意点＞ GoogleやMicrosoftのアカウントが必須 ユーザーの口コミでは、「非常勤の方やパートの方で企業ドメインを持ってない方が使用する場合があるため、アカウント作成のためにはGoogleやMicrosoftのアカウントが必須のためどのアドレスでも使用できるようにしてほしい」といった声が寄せられています。（引用：ITreview） 項目をカスタマイズできない ユーザーの口コミでは、「検索項目・表示項目をカスタマイズができるとよい。モデル内の項目を検査項目に追加可能になると検索の時間を短縮することができる。」といった声が寄せられています。（参考：ITreview） ＜Gluegent Flowの基本料金＞ Basicプラン：400円/ユーザー/月 Businessプラン：500円/ユーザー/月 Premiumプラン：1,200円/ユーザー/月 Gluegent Flowの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 6位【HUEワークフロー】集計や分析の機能が充実したシステム ＜HUEワークフローの特徴＞ データを管理し活用するレポート 過去のデータを管理し、数値を伴う集計や分析も表計算ソフトと同じように利用可能です。 段階的な差し戻し機能 申請者への差し戻しだけでなく、各ステップの承認者に差し戻しが可能です。 ＜HUEワークフローの機能・使用感＞ 自動計算・自動補完 450以上の関数を搭載し、申請者が入力した情報に応じて、自動計算・自動補完がされるため、必要最低限の入力で申請が完了します。 承認フロー図の作成 承認フローは人物や図形のアイコンをドラッグ＆ドロップして作成します。視覚的に分かりやすい承認フロー図を作りたい方にお勧めです。 ＜HUEワークフローの注意点＞ Excel以外で作成した申請書では一手間かかる ユーザーの口コミでは、「稟議書のフォーマットがエクセルなので、ワード等の別アプリで作成していた場合、テンプレートの移行にひと手間かかる」といった声が寄せられています。（引用：ITreview） 容量の追加は10GB単位である 容量の追加は10GBごとであるため、細かく追加したい方は注意が必要です。 ＜HUEワークフローの基本料金＞ 月額プラン（後払い）：300円/ユーザー/月 HUEワークフローの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 7位【ExchangeUSE】社内のあらゆる申請を一元化するシステム ＜ExchangeUSEの特徴＞ 組織マスタを複数管理可能 各業務ごとの都合を踏まえて、柔軟にマスタ（業務で扱う基本的なデータ）を設定できるので、旧組織から新組織に切り替わるときも手間がかかりません。 オンプレミス/クラウド/パブリッククラウドを選べる オンプレミス/クラウド/パブリッククラウドの3種類が展開されているため、自社のニーズに合わせた選択ができます。 ＜ExchangeUSEの機能・使用感＞ カスタマイズ性が高い スマートフォンオプション機能や電子帳簿保存法オプション機能など自由にカスタマイズが可能で、汎用性が高いです。 部門宛先指定機能 ユーザーではなく部門を宛先として書類を送信できるため、一人一人に送る手間が省けて便利です。 ＜ExchangeUSEの注意点＞ 運用コストが高くなる ユーザーの口コミでは、「多くの要件を満たせる反面、設定が複雑になり、管理者の運用コストが高くなる」といったカスタマイズ性が高いがゆえの意見が寄せられています。（参考：ITreview） 経費申請承認ルートが分からない ユーザーの口コミでは、「経費申請した際、承認ルートが申請者にわからず、決裁終了までわからなかった」といった声が寄せられています。（参考：ITreview） ＜ExchangeUSEの基本料金＞ 以下は、クラウド型とオンプレミス型のそれぞれの料金プランです。 ExchangeUSE XG（クラウド型） 初期契約費：15万円 フリースタイルデザイナー基本ライセンス：7,200円 標準ユーザーライセンス：6,000円/ユーザー/年（20名～） WORKFLOW PACKAGE（オンプレミス型） フリースタイル ワークフロー：70万円（税別）/100名 旅費・経費精算 ワークフロー：100万円（税別）/100名 勤怠管理 ワークフロー：100万円（税別）/100名 ExchangeUSEの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【比較表】中小企業から使えるおすすめのワークフローシステム7選 以下は中小企業におすすめのワークフローシステム7選の比較表です。（表は右にスクロールできます。） ナレカン Stock X-point Cloud 楽々WorkflowII Gluegent Flow HUEワークフロー ExchangeUSE 特徴 申請書の作成・管理・承認が1か所で完結できるシステム 中小企業の情報管理を最も簡単にできるシステム 手書きの申請書と同じ感覚で利用できるシステム データ連携ができるワークフローシステム 豊富な外部システムとの連携できるシステム 集計や分析の機能が充実したシステム 社内のあらゆる申請を一元化するシステム シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） 多機能 多機能 多機能 多機能 多機能 スマホ対応 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】※スマートフォンオプションで別料金が発生 外部連携 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】※3システム単位で別料金が発生 【〇】 【〇】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 5名以上での利用が前提 基本容量が1TBである 教育コストがかかる GoogleやMicrosoftのアカウントが必須 Excel以外で作成した申請書では一手間かかる 管理者の運用コストが高くなる 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料 ・有料プランでも1人あたり500円/月〜 ・無料プランなし ・有料プランは500円/ユーザー/月～ ・無料プランなし ・有料プランは500円/ユーザー/月～ ・無料プランなし ・有料プランは400円/ユーザー/月～ ・無料プランなし ・有料プランは300円/ユーザー/月～ ・無料プランなし ・有料プラン（クラウド版）は初期費用15万＋基本ライセンス7,200円＋基本ライセンス6,000円/名～ 公式サイト 「ナレカン」「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「X-point Cloud」の詳細はこちら 「楽々WorkflowII」の詳細はこちら 「Gluegent Flow」の詳細はこちら 「HUEワークフロー」の詳細はこちら 「ExchangeUSE」の詳細はこちら 上記の比較表を参考にして、自社に合ったワークフローシステムを導入しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ おすすめのワークフローシステム7選と比較ポイントまとめ ここまで、おすすめのワークフローシステムや比較するポイントを中心に紹介しました。 ワークフローシステムを導入すると、フローを可視化したり情報が管理しやすくなったりするメリットが得られます。ただし、サービスによって備わっている機能が異なるので、自社の課題や規模にあったものを選びましょう。 とくに、高度なワークフローシステムでは、使いこなせなかったり承認ルートの設定に手間がかかったりして、そのうち形骸化してしまいます。したがって、ITに詳しくない方でも簡単に使える操作性のツールを導入しましょう。 結論、ワークフローシステムには、申請書の作成・管理・承認が1か所で完結できるツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を使って、社内のフローを円滑化しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【例文あり】社内稟議とは？稟議の種類や必要な項目、書き方のコツを紹介

社内業務の効率化には、社員が業務の流れを把握できる「ワークフロー」が重要です。担当する業務が明確になり、やるべきことが可視化されるようになります。 一方、「社内のワークフローを確立する方法がわからない」という担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ワークフローの概要やシステム導入によるメリットと課題例を中心に解説していきます。 自社の業務の流れをスムーズにしたい 部署やチームのワークフローを統一する方法が知りたい 簡単に自社のワークフローを確立できるツールがあれば教えて欲しい という担当者の方は今回の記事を参考にすると、ワークフロー導入のメリットを押さえながら、社内業務の効率化を実現するヒントを得られます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 【簡単解説】ワークフローとは2 ワークフローシステムとは3 ワークフローシステム導入のメリット3.1 社員の業務負荷を軽減できる3.2 決裁までの時間を短縮できる3.3 働き方を多様化できる4 ワークフローシステムが解決できる課題例4.1 社内稟議の非効率なプロセス4.2 無駄な金銭コスト4.3 情報共有不足による業務ミス5 【代表例】ワークフローシステム導入後の流れとは6 ワークフローを簡単に最適化できるシステムとは6.1 ワークフローを簡単に改善できるツール「ナレカン」7 ワークフローシステムの選定ポイント7.1 オンプレミス型かクラウド型か7.2 簡単に利用できるか7.3 サポートは充実しているか8 ワークフローシステム導入のメリットと解決できる課題まとめ 【簡単解説】ワークフローとは ワークフローは「ある業務の一連の流れ」を意味するビジネス用語です。チームで業務を進める際に、「誰から始まり、誰で完結するのか」が明確になることで、意思決定までの時間を短縮できます。 たとえば、業務に必要な物品を購入する際、「担当者が購入申請書を作成し、事業部長から承認を得たあと経理が発注をする」というような一連の流れをワークフローと呼びます。 また、ワークフローと関わりのある「社内稟議」の場面では、稟議書の内容によって申請までのルートが変化することもあります。ワークフローが整備されれば、状況の変化にも柔軟に対応し対処できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ワークフローシステムとは ワークフローシステムとは、申請手続きや稟議などの手続きを電子化するシステムのことを指します。 たとえば、申請に使う文書を作成できたり、承認や決裁の進捗を確認できたりする機能が搭載されており、ワークフローを円滑に進めていくうえで欠かせません。 ワークフローシステムが整備されると、フォーマットによる書類作成の簡素化やシステム上で承認・決裁、蓄積された稟議書の検索が容易になるので、業務負荷の軽減や承認までのスピード向上に役立ちます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ワークフローシステム導入のメリット ここでは、ワークフローシステム導入のメリットを解説します。ワークフローシステムを導入している企業は、以下のメリットを常に得ながら効率よく業務を進めているのです。 社員の業務負荷を軽減できる ワークフローシステムの整備によって、社員への業務負荷の軽減が期待できます。たとえば、以下の例が挙げられます。 作業負荷の軽減 紙媒体のアナログな管理から脱却するワークフローシステムは、ツール上で申請や決裁ができます。そのため、相手の作業を待って申請を行う必要がなく、申請に必要な資料作成にかける手間もかかりません。 情報へのアクセスが容易 ワークフローシステムは、過去の稟議書が必要なときも簡単に検索ができる機能が搭載されているものが多く、検索を使ったアクセス性が高いです。 確認工数の削減 作業の一連の流れが策定されているため、たとえば「承認者がどの書類を確認しなければならないか」などのタスク管理が容易になります。 このようなストレス解消・負荷削減ができるので、申請された稟議書の確認・承認がスピーディーになり、稟議が進まないストレスを発生させません。 決裁までの時間を短縮できる ワークフローシステムは申請から決裁までの時間短縮に貢献します。 従来の“一から稟議書を作成して印刷する”という手間のかかる業務は、システム上の作成フォーマットを用いれば、時間をかけずに稟議書を作成できます。結果、申請から決裁までのスピードを大きく向上させられるのです。 加えて、作成のフォーマットが策定されたら、書類に記載する必要事項の漏れも防止できるようになります。申請時に「必要な項目が抜けてしまって作り直さなければいけない」事態を発生させず、抜け漏れのない稟議書作成を可能にします。 働き方を多様化できる ワークフローシステムの導入は多様な働き方を推進します。 紙での申請・承認の流れでは、担当者はオフィスに出社しなければならず、承認者が不在のときは業務が進みません。しかし、承認の度に出社・帰社しなければならない環境は効率が悪く、承認者にも無駄な負担がかかってしまいます。 一方、ワークフローシステムがあれば、パソコンやスマホのデバイスを通じて申請と承認が進められるため、テレワークやフレックスタイム制などの多様な働き方にも対応できるのです。 このように、ワークフローシステムを使うと、申請者・承認者ともに業務の無駄を省きつつ、時間を効率良く使いながら業務を進行させられるのです。ただし、「使用するメンバー全員がシステムを使いこなせなければならない点」に注意しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ワークフローシステムが解決できる課題例 ここでは、ワークフローシステムが解決する職場の課題例を紹介します。以下の課題を抱えている企業は、ワークフローシステムの導入からアプローチして課題を解決していく必要があります。 社内稟議の非効率なプロセス 社内稟議で発生する非効率さはワークフローシステムの導入で解決できます。 社内稟議では、申請者の稟議書作成から各承認者の捺印、最終的な決裁といったプロセスを踏まなければなりません。そして、紙の稟議書では承認者の不在時には帰社を待たなければならないので、意思決定が遅れてしまうのです。 一方、ワークフローシステムを導入した場合は、フォーマットによって簡単に稟議書を作成できるようになります。また、デバイスを通じて稟議書を提出するので、承認者が不在でも稟議が滞る心配がありません。 過去の稟議書に関してもシステム上で管理可能なため、場所や費用をかけずに非効率な稟議プロセスを解消できます。 無駄な金銭コスト ワークフローシステムは、無駄な金銭コストの削減にも貢献します。 紙の稟議書では作成にかかる紙・印刷代に加えて、ファイリングといった保管にも費用がかかります。とくに、稟議書を作成する機会の多い企業は、都度金銭コストがかかるので、長期的に多大な費用になってしまうのです。 しかし、ワークフローシステムを用いれば、作成から決裁、決裁後の保管までデバイス上で完結するため、稟議に本来かかっていた無駄な金銭コストを大幅に削減可能です。そして、アナログな稟議にかかっていた費用や時間を別業務に回せるようになります。 情報共有不足による業務ミス あらゆる職場で発生しがちな情報共有不足もワークフローシステムが解決します。 職場で必須の「情報共有」ですが、紙や口頭のアナログな手法では、共有漏れや認識齟齬の問題が発生しやすくなってしまいます。正確な情報が共有されなければ、必然的に業務ミスが発生し業務スピードも低下します。 そこで、ワークフローをIT化させるシステムによって、メンバー間の情報共有を活発化させる必要があるのです。承認ルートがシステムによって確立されると、システム上で必要な情報が必要な人へ「過不足なく」共有されるようになります。 とくに、「ナレカン」「ナレカン」のようにシンプルな情報共有ツールを使うと、業務ミスの発生を防ぎながら、稟議プロセスそのものをシンプルなワークフローへと刷新できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【代表例】ワークフローシステム導入後の流れとは ここでは、ワークフローシステム導入後の具体的な流れについて紹介します。システムで効果的に課題解決や環境改善を図るには、以下の流れを踏襲する必要があります。 社内体制の整備 システム導入後にどのメンバーが利用するかなど、導入の目的を明確化しましょう。システムを利用するタイミングやルールを浸透させることで、各メンバーにおけるシステムへの理解が深まります。 システムの設定 申請者と承認者などの立場によって、閲覧権限などの設定を振り分けましょう。また、正確に動作するかを確認したり、運用上の問題点を見つけたりするためにも、必ず仮運用させる必要があります。 運用後の情報共有 本格的な運用が開始されたら、“システムの使用感”や“導入前に抱えていた課題の解決ができているか”などの情報を共有しましょう。マネジメントでは、システムの導入をゴールにするのではなく、導入後に社内に浸透しているかを観察し、問題点があれば解決しなければなりません。 このように、ワークフローシステムの導入は「システムの理解を深める準備」「運用後の継続的な評価」が適切に行われることで成功させられるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ワークフローを簡単に最適化できるシステムとは 以下では、ワークフローを簡単に最適化するシステムをご紹介します。 社内のワークフローを確立するには、社員が簡単にワークフローを確認できる状態にしておくことが重要です。しかし、紙でワークフローを運用すると、書類を探したり担当者に渡す手間がかかったりしてしまいます。 そこで、紙のデメリットを解消しながら効率的に運用できる「ワークフローシステム」を導入しましょう。ただし、必要な情報にすぐにアクセスできなければ、かえって情報を探す時間がかかってしまうため、誰でも簡単に情報を見つけられるツールを使いましょう。 結論、社内のワークフローを簡単に確立するには、誰でも簡単に使いこなせて必要な情報にすぐにアクセスできるツール「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、直感的に使える「承認フロー機能」があるので、申請者・承認者ともに操作の負担がかかりません。また、ヒット率100%の超高精度「キーワード検索」で、必要な情報を簡単に見つけ出せます。 ワークフローを簡単に改善できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ワークフローシステムの選定ポイント 以下ではワークフローシステムの選定ポイントをご紹介します。導入するシステムの選定に迷っている方は必見です。 オンプレミス型かクラウド型か 1つ目の選定ポイントは「オンプレミス型かクラウド型か」です。 ワークフローシステムには、自社内にシステムを構築する「オンプレミス型」とインターネットを介してサービスを利用する「クラウド型」があります。 オンプレミス型は、自社で独自のセキュリティ対策ができる一方、費用が高い点がデメリットです。一方でクラウド型は、セキュリティ対策やバージョン更新などをシステム提供側が行うため、費用を抑えながら運用できます。 それぞれのメリット、デメリットを踏まえて、自社に最適なシステムを選択しましょう。 簡単に利用できるか 2つ目の選定ポイントは「簡単に利用できるか」です。 ワークフローシステムで業務の流れを円滑にするためには、システムの導入だけでなく、導入後に適切に運用することが重要です。しかし、多機能で操作が難しかったり、慣れるまでに時間がかかったりすると社内にスムーズに浸透しない恐れがあります。 そのため、導入後もスムーズに運用できる簡単なシステムかを確認しましょう。 サポートは充実しているか 3つ目の選定ポイントは「サポートは充実しているか」です。 ワークフローシステムについて疑問が生じた場合に、すぐに質問できる問い合わせ対応などのサポートがあればストレスなく導入・運用を進められます。また、初期セットアップやシステムの利用説明会などさまざまなサポートを受けられるツールもあります。 そのため自社に必要なサポートがそろったツールを導入しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ワークフローシステム導入のメリットと解決できる課題まとめ ここまで、ワークフローシステム導入のメリットと解決できる課題例を中心に解説してきました。 稟議に関わるワークフローがアナログで煩雑な場合は、業務負荷を軽減させるためにもワークフローの見直しやシステム導入が必須です。システムを用いると、申請から決裁までのプロセスにおける「業務の非効率さ」「無駄な金銭コスト」を削減できるのです。 一方、誰もが使いこなせる「ワークフローに過不足のない機能を持つシステム」を使わなければならない点に注意しましょう。難しいツールではワークフローに使われる「情報」へすぐにアクセスができなくなり、抵抗感が発生して浸透しなくなるからです。 そこで、社内のワークフローを全社で効率化するには誰でも簡単に使えてワークフローに関する機能が搭載されたツール「ナレカン」が最適です。 ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を導入し、ワークフローの効率化をスピーディに実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【例文あり】社内稟議とは？稟議の種類や必要な項目、書き方のコツを紹介

「稟議（りんぎ）」とは、社内の重要な案件に関して、適切に意思決定をしていくための大切な手続きです。また、稟議書を通じて決裁を得られれば、長時間の会議を逐一開く必要もなくなります。 一方、稟議書には権限を持つ社員の承認が必要であり、「紙の稟議書を何度も提出・修正しなければならない状況が面倒だ」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、社内稟議の種類や必要な項目・書き方のコツを中心に解説します。 社内稟議を通すための、書き方のコツを知りたい 紙の稟議書は作成してから、申請するまでに手間がかかり困っている 稟議を電子化して、無駄なコストを減らしたい という担当者の方は今回の記事を参考にすると、社内稟議の作成から申請・承認までを効率化でき、稟議にかかる時間や手間を削減できる方法も見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 社内稟議とは？1.1 稟議書の役割1.2 決裁との違い2 社内稟議の種類と必要な項目3 社内稟議を通すための書き方のコツ4 【必見】社内稟議に潜む一般的な2つの課題4.1 （1）稟議承認まで時間がかかる4.2 （2）作成と管理に手間がかかる5 稟議書をデジタル化するメリット3選5.1 （1）作成コストを抑えられる5.2 （2）承認までの時間を短縮できる5.3 （3）稟議書の管理が簡単6 【知らなきゃ損】社内稟議の効率化に役立つツール6.1 稟議書の作成から申請・承認まで完結できるツール「ナレカン」7 【例文あり】社内稟議の書き方8 社内稟議の課題と書き方のコツまとめ 社内稟議とは？ 「稟議」とは業務の重要事項において、複数の担当者に承認をもらう手続きのことです。以下では、稟議書の役割や決裁との違いについて説明します。 稟議書の役割 稟議書とは、稟議を行うときに必要な承認を得るための文書です。 組織内の重要な決定事項を文書化し、関係者全員がその内容に対して、共通の理解を持ったうえで合意を判断できるようになります。また、承認するにあたって「押印」があれば、誰が承認したかを記録でき、後のトラブルを防ぐための証拠としても利用されます。 つまり、社内稟議の役割とは「意思決定や提案の実効に合意したことを透明化させ、責任の所在をすること」だと言えます。 決裁との違い 混同されがちな言葉で「決裁」がありますが、稟議が提案の承認プロセスであるのに対し、決裁は最終的な承認や実行の手続きを指す違いがあります。 たとえば、稟議は新しいプロジェクトの提案を関係者全員に承認してもらう手続きで、決裁はそのプロジェクトが承認された後に具体的な行動や支出を行う手続きです。 したがって、稟議と決裁は違いはあるものの、2つとも組織内の意思決定プロセスにおいて重要な役割を果たしています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 社内稟議の種類と必要な項目 ここでは、社内稟議の種類と必要な項目をご紹介します。社内稟議にはさまざまな種類があり、各稟議はその目的に応じて異なる項目や手続きを伴うため、しっかり押さえておきましょう。 設備投資に関する稟議 【特徴】：新しい設備を購入するための予算の提案を吟味し、承認するための手続き 【記載項目】：設備投資の狙い、投資額、見込めるリターン、実施する計画など 採用に関する稟議 【特徴】：新しく採用する人材の必要性やスキルを吟味し、承認を得る手続き 【記載項目】：採用する職種、必要とされるスキル、経験など 出張に関する稟議 【特徴】：出張の必要性や目的・費用を吟味し、承認を得るための手続き 【記載項目】：出張の目的、期間、場所、予算、見込める成果など 以上のような稟議は、組織内での意思決定を円滑に進めるために重要です。複数の担当者が意思決定に関与することで、見落としや記載内容の誤りが軽減され、後のトラブルや問題を未然に防ぐことができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 社内稟議を通すための書き方のコツ 以下では、稟議書を書くときの3つのコツをご紹介します。稟議書がなかなか通らないという方は必見です。 結論から述べる 稟議書を書くときは、まずは箇条書き形式などで結論・要点を述べます。そして、稟議書を上から順に読んだときに分かりやすく簡単に内容が理解できるように、他の項目の順番も意識しましょう。 具体的なメリットを述べる 「稟議を通すことに、どのようなメリットがあるか」を具体的に主張しましょう。さらに、データなどの数値を用いて費用対効果を説明するとより説得力が増します。 通さないデメリットに触れる メリットだけでなく、「稟議を通さなかった場合、企業としてどのようなデメリットがあるか」も記載しましょう。特に、競合他社の状況などを記載すると、危機感をアピールできます。 稟議をかけるときには、稟議書を通すメリットだけでなく、逆に通さないことで企業が被る損失を、いかに承認者へ伝えられるかが重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【必見】社内稟議に潜む一般的な2つの課題 ここでは、社内稟議に潜む一般的な2つの課題をご紹介します。社内稟議を円滑に進めるためにも、以下の内容をしっかり把握しておきましょう。 （1）稟議承認まで時間がかかる 1つ目の課題は、稟議書を作成してから承認を得るまで時間がかかってしまうことです。 稟議は、複数人から承認を得なければならないため、稟議が通るまでに時間がかかってしまいます。とくに、稟議書を紙でやり取りしている場合、稟議書の承認状況がリアルタイムで把握できないため、進捗確認のために都度承認者に連絡を取る手間が生じてしまうのです。 このように、会社としての意思決定が遅れることは重要な課題であるため、克服しなければなりません。 （2）作成と管理に手間がかかる 2つ目の課題は、稟議書の作成と管理に手間がかかってしまうことです。 稟議書を紙ベースで作成・管理している場合、作成する稟議が増えれば増えるほど保管場所を圧迫します。また、稟議書は作り直しが多いため、都度紙で作成し直すには、時間と印刷コストがかかってしまうのです。 したがって、稟議書の作成・管理は紙ではなく、電子化しましょう。たとえば、「ナレカン」「ナレカン」のようなツールは、稟議書をはじめとする文書の作成・管理を一元化できるほか、高精度の検索機能で目的の文書を素早く見つけられるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 稟議書をデジタル化するメリット3選 ここでは、稟議書のデジタル化による3つのメリットをご紹介します。稟議書のデジタル化にあたっては、社内メンバーの理解を得るために以下のメリットを伝えましょう。 （1）作成コストを抑えられる まず、稟議書をデジタル化するメリットとして、作成時のコスト削減があります。 デジタル稟議書は紙や印刷コストが不要で、修正や再提出もデジタルで簡単にできます。さらに、オンライン配布も可能なため、配送や物理的な配布にかかる時間と費用も削減されます。 したがって、稟議書をデジタル化することで物理的なコストを削減でき、迅速な作成と共有が可能になります。 （2）承認までの時間を短縮できる 次に、承認までの時間の削減もデジタル化のメリットです。 たとえば、紙の稟議書では、承認者の都合によって、稟議にかかる時間は大きく左右されてしまいます。一方で、デジタル稟議書はリアルタイムで共有でき、リモートでも承認が可能なので、即座に承認プロセスを開始できます。 そのため、承認時間の短縮には「稟議書を電子化して、タイミングを気にせず即座に承認者へ共有できるようにする」ことが重要です。そこで、「承認フロー機能」が備わっている「ナレカン」「ナレカン」のようなツールであれば、すぐに申請でき、円滑に稟議を通せます。 （3）稟議書の管理が簡単 最後に、稟議書の管理が簡単になることもデジタル化のメリットとして挙げられます。 紙ベースの稟議書の場合、都度ファイリングして管理しておかなければ、紛失しかねません。一方、デジタル稟議書は検索や管理が容易で、過去の稟議書も年月ごとに「フォルダ」で整理できるので、必要に応じてすぐに参照できます。 したがって、稟議書をデジタル化することで管理に関する手間と時間が削減され、物理的な保管スペースも必要なくなります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【知らなきゃ損】社内稟議の効率化に役立つツール 以下では、社内稟議を効率化するツールをご紹介します。 紙の稟議書は用紙や印刷などのコストがかかるだけでなく、承認されるまでに時間を要します。また、情報漏洩のリスクもあるため、稟議書を紙で作成・保管するのではなく「ITツール」で電子化しましょう。 ただし、稟議書を電子化しても、管理が煩雑化しやすかったり、スムーズに共有できなかったりするツールでは意味がありません。そのため、「社内の稟議書を一元管理して、円滑に稟議フローを進められるツール」を選びましょう。 結論、稟議書を電子化するには、社内の稟議書の作成から申請・承認フローまで1か所で完結できるツール「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、作成した稟議を任意のメンバーに即共有でき、閲覧・編集者を設定すれば、不正改ざんや情報漏洩のリスクをなくせます。また、「承認フロー機能」も備わっているので、わずかな操作で申請でき、承認者も適切な判断のもと円滑に稟議を通せます。 稟議書の作成から申請・承認まで完結できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【例文あり】社内稟議の書き方 稟議書は、承認者がひと目で内容を理解できるように、簡潔に要点を伝えましょう。 また、稟議書を承認してもらうためには、メリットをわかりやすく伝えることも重要です。客観的なデータを使って説得力を持たせることを意識しましょう。 以下は、稟議書作成時の簡単な例文です。 【サービス導入の例文】 稟議書 件名 〇〇サービス導入について （1）目的 当社が抱える△△問題について早急な課題解決が必須。ついては××社の〇〇サービスを導入し、問題解決と業務の効率化を目指すために承認をお願いいたします。 （2）金額 ××社 ビジネスプラン　月額◆◆円 （3）導入効果 かねてより、弊社の大きな課題であった△△を、本サービスによって〇〇（定量的なデータなど）な理由で根本的な解決が期待できます。また、弊社のサービスとの相乗効果によって、さらなる業務効率向上が実現可能です。 （4）懸念材料 弊社の情報監査システムによって万全なセキュリティであることを確認済みです。 上記の例文のように、経費がかかる稟議書では、目的や費用、想定される効果などを明確に記載しましょう。また、導入に際しての懸念点やデメリットにも触れ、どのように対応していくかも伝えるのがポイントです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 社内稟議の課題と書き方のコツまとめ ここまで、社内稟議の種類と必要な項目や課題、書くときのコツを中心に解説しました。 社内稟議がアナログでは承認フローが長くなり、業務効率を低下させるだけでなく、作成・管理にかかるコストも増えます。そのため、社内で書類の共有ができて、紙に印刷しなくてもPCやスマホから使える「ITツール」を使いましょう。 ただし、ITに詳しくない社員でも簡単に使えるツールでなければ、社内全体には浸透しません。そのため、稟議書の電子化には、「誰でも簡単に稟議書の作成から申請・承認までを行えるツール」を選ぶべきです。 したがって、社内の稟議をスムーズに進めるなら、稟議書の作成から申請・承認まで1か所で完結できるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を使って、社内稟議をスムーズに通しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 文書管理とは？電子化のメリットや文書管理ツールを選ぶポイントを紹介 【簡単解説】ワークフローとは？システム導入のメリットも解説 【2025年版】おすすめのワークフローシステムランキングTOP7を紹介！ 稟議の電子化で業務効率化！メリットやデメリットを解説 【例文あり】稟議書の基本の書き方とは？目的別のフォーマットも紹介