【無料テンプレート付き】引き継ぎ書の必須項目や管理方法まで紹介！

引き継ぎ書は担当者の異動・退職しても、後任者がスムーズに業務を進めるために必須です。業務経験が少なくても理解できるよう、分かりやすく・簡潔にまとめる必要があります。

しかし、「急な異動・退職で引き継ぎまで時間がない」「何から書けば良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。

そこで、今回は、引き継ぎ書作成に使える無料テンプレートや引き継ぎ書の必須項目、管理方法を中心にご紹介します。

この記事でわかること

• 無料で使えるExcel・Wordの引き継ぎ書のテンプレートを紹介しています。それぞれのテンプレートでは、特徴や形式が異なるので、用途に合わせて使い分けることが重要です。
• 後任者が迷わない引き継ぎ書にするためには、目的やスケジュール、手順、関係者の連絡先、トラブルへの対処法、資料の保管場所を必ず明記する必要があります。また、メモをとるタイミングや引き継ぎの進め方も工夫するようにしましょう。
• テンプレートは手軽に利用できる反面、添付する画像や動画に制限があったり、最新版がわからず情報を探す手間がかかったりします。そのため、Excel・Word・ツールのどれが自社に合う管理体制か見直すことが重要です。

【無料あり】今すぐ使える引き継ぎ書テンプレート

ここでは、今すぐ使える無料の引き継ぎテンプレートを2選紹介します。自社でテンプレートの活用を検討している方は必見です。

【Excel】簡易的に引き継ぎ内容をまとめたい人向け

こちらは、フリーテンプレートの業務引継書のテンプレートです。

元・現担当者名や引き継ぎ内容を簡潔に分かりやすくまとめられます。また、完了日も合わせて記載できるので、実際に業務を引き継ぐ場面でも活用しやすいです。

引用：登録不要のフリーテンプレート|業務引継書のテンプレート

【Word】表や画像を多用して視覚的に分かりやすくしたい人向け　

こちらは、Microsoftが提供するWordの引き継ぎ書テンプレートです。

各項目に何を書けば良いか明記されているため、初めてでも簡単に作成できます。また、写真を貼り付ける箇所もあり、操作手順も分かりやすくまとめられます。

引用：Microsoft|引き継ぎ書テンプレート

後任が迷わない！引き継ぎ書に絶対に含めるべき6つの必須項目

引き継ぎ書は、後任者が迷わず業務を進められるようにまとめる必要があります。引き継ぎ書に不可欠な項目は以下の通りです。

必須項目	記載する内容	具体例
業務概要と目的	業務が何のために存在し、何を達成するものか	月次決算業務： 毎月の収支を確定させ、経営判断に使う試算表を作成する
スケジュール	発生するタイミング、年間・月間の締め切り日	毎月25日締め、 翌月3日までに請求書を発行して送付する
手順・フロー	準備物、使用するシステム、具体的な作業手順	会計ソフトにログインし、「売上入力」画面から指定フォーマットを読み込む
社内外の関係者の連絡先	問い合わせ先となる社内外の担当者名と連絡先	〇〇商事の担当 山田様： ・03-XXXX-XXXX / 　・[email protected]
トラブル・例外の対処法	よくあるミスやシステムエラー発生時の対応手順	数値が合わない場合は、前月分の未処理伝票がないか確認する
関連資料の保管場所	過去の対応履歴や原本データがどこにあるか	共有フォルダ「総務部＞2025年度＞決算資料」フォルダ内に保管

記載漏れがあると、退職後に「やり方が分からない」「過去の資料が見つからない」といった現場の混乱やトラブルにつながりかねません。したがって、上記の表を参考に、必要な情報を漏れなくテンプレートへ落とし込みましょう。

時間がない中でも最短で高品質な引き継ぎ書を作る3つのコツ

退職や異動までの時間が限られている場合は、作業の進め方を工夫して作成時間を短縮する必要があります。以下では、時間をかけずに高品質な引き継ぎ書を作るコツを3つ紹介します。

業務を並行してリアルタイムでメモを取る

まず、日常業務と並行して、その場で作業手順をメモしていく方法が最も効率的です。

記憶を頼りに後から思い出して書くと、細かい手順や注意点を思い出せず、書き起こすのに余計な時間がかかります。たとえば、定期書類を作成するときに、画面を見ながら「どこをクリックしたか」「どのファイルを開いたか」を箇条書きでメモに残します。

このように、普段の作業と同時にメモを取ることで、書き忘れを防ぎながら短い時間で正確な引き継ぎ資料を作れるのです。

重要度・緊急度が高い業務から着手する

すべての業務を一気にまとめようとせず、影響が大きい重要業務から優先的に作成することもコツのひとつです。

限られた時間の中で全業務を均等に書こうとすると、最も重要な業務の引き継ぎが中途半端なまま期日を迎えてしまう恐れがあります。たとえば、「止まると会社全体に支障が出る取引先対応」を最優先で作成し、頻度の低い年1回の雑務などは後回しにします。

このように、万が一時間が足りなくなっても業務に重大な影響を与えないよう、必ず重要な業務から順番に引き継ぎをするべきなのです。

口頭での引き継ぎを録音・メモし、後でテンプレートに落とし込む

前任者からの口頭説明をスマートフォンなどで録音し、その内容を文字起こししてテンプレートに反映させるのも有効です。

前任者に「引き継ぎ書を書いてください」と頼んでも、忙しくて文章にする時間が取れない場合があります。そこで、実際に前任者が作業している横で説明してもらい、その音声を録音しながら要点をメモを取ります。

また、メモした内容を後日引き継ぎ書のテンプレートに落とし込むことで、引き継ぎ書作成の時間を短縮できるのです。このように、最初から引き継ぎ書を段階的に作成することで、前任者の負担を減らしつつ、現場のノウハウを素早く書面に落とせます。

テンプレートの利用でよくある落とし穴

無料テンプレートを使えば引き継ぎ書の作成は一見簡単に見えますが、実際の運用においてはいくつかの注意点があります。以下では、テンプレートの利用でよくある落とし穴を3つ紹介します。

操作画像や動画を引き継ぎ書を別に共有する必要がある

ExcelやWordのファイルだけでは、複雑なシステム操作や動的な手順を伝えきれない場合があります。

ファイル容量の制限により、高画質な画面キャプチャや動画を大量に埋め込むことが難しくなります。そのため、画像を埋め込んだとしても「画質が悪く、結局別で共有しなければならない」という状態になりがちです。

結果として「画像データは別の共有フォルダ」「説明文章はExcel」と資料が別々に存在することになり、後任者が確認する手間が増えてしまいます。このように、資料を複数回共有する手間だけでなく、後任者の負担にもなってしまうのです。

個人のPC内にファイルが点在し、最新版が分からなくなる

作成したファイルを個人のパソコンやローカル環境に保存してしまうと、情報が更新されなくなる危険があります。

個人で管理していると、業務内容が変更された場合、各自が手元のファイルを更新するか、再び共有し直す必要があります。そのため、ファイル数が増えどれが最新の引き継ぎ書なのか判断しづらくなるのです。

また、誤って古い手順書をもとに作業してしまうと、手順ミスだけでなくトラブルにまでつながる恐れがあります。このように、更新のしづらさや気づきにくさがテンプレートを管理するときの注意点です。

必要な情報を逐一ファイルを開いて探す手間がかかる

ファイル数が増えてくると、目的の引き継ぎ書を探し出す作業自体に時間を奪われます。

ExcelやWordはファイルを開かないと中身が確認できません。そのため、必要な情報にたどり着くまでフォルダを行き来して何冊もファイルを開く必要があるためです。

その結果、急ぎの問い合わせが入っても、すぐに手順を確認できず、業務が滞ってしまう恐れがあります。このように、テンプレートがファイル管理の状態だと、検索性が低く、業務に支障をきたしてしまうのです。

【ツール比較】自社に合った引き継ぎ書の管理方法とは？

引き継ぎ書を作成・管理する方法には、Excel・Wordなどのファイル管理と、専用のツール（社内のあらゆるマニュアル・資料を管理できるツール）の活用があります。

それぞれのメリット・デメリットを把握し、自社に合った管理方法を選択しましょう。

管理方法	メリット	デメリット	おすすめ企業
Excel	コストがかからず誰でも扱いやすい	ファイルが散乱しやすく、最新版が分かりづらい	引き継ぐ業務量が少なく、個人間で完結する企業
Word	文章や図解を入れたマニュアルが使いやすい	検索性が低く、目的の情報がすぐ見つからない	定型的な文章マニュアルを数枚だけ作成したい企業
専用のツール	高精度な検索機能がある、情報の更新や共有が簡単	導入・運用にあたってツールの選定が必要	退職・異動が多く、引き継ぎを効率化したい企業

引き継ぎ書無料テンプレートまとめ

これまで、引き継ぎ書作成に使える無料テンプレートや引き継ぎ書の必須項目、管理方法を中心にご紹介しました。

急な退職や異動が発生したときは、ExcelやWordの無料テンプレートを活用することで、短時間で実用的な引き継ぎ書を作成できます。また、引き継ぎ書を作成する際は、「スケジュール」「手順」「連絡先」「トラブル対処法」の必須6項目を漏れなく盛り込むことが重要です。

しかし、作成したファイルを共有フォルダに置くだけの管理では、資料が埋もれたり更新が止まったりする恐れがあります。その結果、「担当者以外が業務を進められる引き継ぎに時間がかかる」という状態に戻ってしまうのです。

そのため、継続して後任者が迷わず業務を再現できる環境を作るためには、ファイルを単に保存するだけでなく、誰でも簡単に検索・更新できる仕組みを整えることが欠かせません。

また、「引き継ぎ書や引き継ぎに関する資料がバラバラでなんとかしたい」という方は、資料共有や管理方法について考え方をまとめたホワイトペーパーも参考にしましょう。