【無料】業種別のマニュアルテンプレート5選！作り方と管理方法
業種別のマニュアルテンプレートを活用すれば、自社の業務に合ったひな形を基に、マニュアルを一から作成する手間を減らせます。たとえば、製造業の作業要領書や飲食業の調理手順書など、業種に応じたテンプレートがあります。
実際に、「上司からマニュアルの作成を任されたものの、何を記載すればよいのかわからない」「自社の業務に合ったテンプレートを使って、作成の手間を減らしたい」という方も多いのではないでしょうか。
ただし、テンプレートを使ってマニュアルを作成しても、保存場所が部署ごとに異なったり、更新した内容が社員に伝わらなかったりすると、十分に活用されない可能性があります。そのため、作成方法だけでなく、完成したマニュアルの管理・共有方法まで考えることが重要です。
そこで今回は、業種別に使える無料のマニュアルテンプレート5選や、自社向けマニュアルの作り方、作成後の管理で起こりやすい課題を中心にご紹介します。
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この記事でわかること
- 業種別のマニュアルテンプレート5選： 製造業、建設業、飲食業、サービス業、IT業の5分野で活用できる無料テンプレートを紹介します。自社の業務に合ったひな形を選び、マニュアルの作成に活用できます。
- 自社向けマニュアルの作り方： 作成する業務と対象者を決め、現場の担当者から手順を聞き取ってテンプレートに反映します。また、写真や図を活用し、注意点や判断基準まで具体的に記載することが重要です。
- 作成後の管理で起こりやすい課題： Word・Excelのマニュアルを個別に保存すると、必要な情報を探したり、更新内容を共有したりするのに手間がかかります。社員が活用できるようにするには、マニュアルと関連情報の管理・共有方法も見直す必要があります。
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【無料】業種別のマニュアルテンプレート5選
以下では、無料で使える業種別のマニュアルテンプレート5選をご紹介します。自社の業務に合ったテンプレートを選びましょう。
製造業向けのマニュアルテンプレート
こちらは、製造業の作業要領書に活用できるExcelテンプレートです。
作業内容・作業のポイント・安全対策・使用材料などを記載できます。また、A4縦とA4横の2種類があり、A4横のテンプレートには作業内容を図で示せる見取図の欄も設けられています。
たとえば、製造ラインでの機械操作や設備点検の手順をまとめれば、作業の進め方だけでなく、安全上の注意点も社員に共有できます。また、改訂履歴も記録できるため、作業手順を変更した場合に、いつ、どのような変更があったのかを確認できます。
建設業向けのマニュアルテンプレート
こちらは、建設業の作業手順をまとめるのに役立つWord形式のテンプレートです。
作業名・作業内容・作業手順・注意点などを記載する欄があり、図を挿入するスペースも設けられています。そのため、文章だけでは説明しづらい作業も、図と手順を組み合わせて説明できます。
たとえば、工事現場での資材の運搬方法や作業前の準備手順をまとめれば、経験の浅い作業員でも、作業の流れや注意点を確認しながら仕事を進められます。また、作業ごとに手順を整理することで、担当者による作業方法のばらつきを減らすのにも役立ちます。
飲食業向けのマニュアルテンプレート
こちらは、飲食店の調理マニュアルとして活用できるWord形式のレシピテンプレートです。
このテンプレートには、メニュー名・完成写真・材料・調理手順などを記載できます。また、調理時間やカロリーを記載できる別の形式も用意されているため、まとめたい内容に応じて選べます。
たとえば、店舗で提供する料理の材料の分量や調理手順をまとめれば、調理担当者が変わっても、同じレシピを確認しながら調理を進められます。さらに、盛り付けの写真や衛生上の注意点を追加することで、料理の仕上がりや作業方法を統一するのにも役立ちます。
小売・サービス業向けのマニュアルテンプレート
こちらは、小売・サービス業の接客業務などに応用できるExcel形式の業務マニュアルテンプレートです。
業務の手順をSTEPごとに整理できる形式で、作業内容に詳しくない人にも説明しやすい構成が特徴です。また、行を追加すれば、業務の手順が増えた場合にも対応できます。
たとえば、商品の返品受付やサービスの申込手順をまとめれば、新人スタッフが対応の流れを確認したり、顧客に手続きを説明したりするときに役立ちます。ただし、小売・サービス業専用ではないため、自社の業務に合わせて必要な項目を追加しましょう。
IT業向けのマニュアルテンプレート
こちらは、システムの構築や移行に関する手順を記録できるExcel形式のテンプレートです。
Excelのセルとアウトライン機能を使って、作業内容を階層的に整理できる点が特徴です。OSやアプリケーションのインストール方法、各種設定の手順などを記録するのに適しています。
たとえば、社内PCの入れ替えやシステムの再構築に必要な手順をまとめれば、以前の設定内容を調べ直す手間を減らし、担当者が変わっても手順を確認しながら作業を進められます。また、設定変更のたびに内容を更新すれば、システム管理に関するノウハウの蓄積にも役立ちます。
「非IT企業」の情報共有・ナレッジ管理の実態
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テンプレートを使った自社向けマニュアルの作り方4ステップ
テンプレートを使ってマニュアルを作成する場合も、そのまま利用するのではなく、自社の業務内容に合わせて編集する必要があります。以下では、テンプレートを活用して自社向けのマニュアルを作成する4つのステップをご紹介します。
ステップ1｜マニュアルを作成する業務と対象者を決める
まずは、どの業務のマニュアルを作成するのか、誰が利用するのかを明確にしましょう。なぜなら、対象となる業務や利用者の経験によって、記載すべき内容や説明の詳しさが異なるためです。
たとえば、新入社員向けのマニュアルであれば、業務の基本的な流れや専門用語の説明まで記載する必要があります。一方、経験者向けであれば、作業時の確認項目や注意点を中心にまとめる方法もあります。
また、すべての業務を一度にマニュアル化しようとすると、作成に時間がかかります。そのため、新人からの質問が多い業務や、担当者によって進め方が異なる業務から優先的に作成しましょう。
ステップ2｜現場の担当者から業務手順を聞き取る
次に、マニュアルに記載する内容を整理するため、実際に業務を担当している社員から作業手順を聞き取りましょう。とくに、普段その業務に携わっていない人がマニュアルを作成する場合、現場の担当者への確認が欠かせません。
たとえば、製造現場の業務であれば、作業の順番だけでなく、使用する道具や作業前の確認事項、トラブルが発生したときの対応方法なども聞き取ります。また、既存の作業手順書やチェックリストがあれば、参考資料として集めておきましょう。
このとき、「何をするか」だけでなく、「どのような場合に、どう対応するか」まで確認することが重要です。例外的な対応方法も把握しておけば、社員が判断に迷ったときにも役立つマニュアルを作成できます。
ステップ3｜テンプレートを自社の業務に合わせて編集する
現場の担当者から必要な情報を集めたら、テンプレートを自社の業務内容に合わせて編集しましょう。テンプレートには一般的な記載項目が用意されていますが、企業によって業務の進め方や使用する設備・道具は異なるためです。
たとえば、製造業向けの作業要領書であれば、テンプレートの作業内容欄に自社の製造工程を記載し、安全対策欄には使用する設備に応じた注意点を追加します。また、不要な項目は削除し、必要に応じて担当者や報告先を記載する欄を設けましょう。
このように、テンプレートの項目をそのまま埋めるのではなく、実際の業務に必要な情報が漏れなく記載されているかを確認することが大切です。
ステップ4｜現場の社員に確認してもらい、内容を修正する
マニュアルを作成したら、実際に業務を担当する社員に内容を確認してもらいましょう。作成者にとってはわかりやすい説明でも、現場の社員から見ると、必要な手順が抜けていたり、説明が不十分だったりする可能性があるためです。
たとえば、現場の責任者に作業手順の正確性を確認してもらうほか、新入社員にも内容を読んでもらい、理解しづらい箇所がないかを確認します。その結果、「どの道具を使うのかわからない」「異常が発生した場合の報告先が書かれていない」といった指摘があれば、具体的な説明を追加しましょう。
このように、現場の社員から意見を集めて修正することで、実際の業務で使いやすいマニュアルに仕上げられます。また、作成後も業務内容が変更された場合は、必要に応じて内容を見直しましょう。
わかりやすい業務マニュアルを作成する3つのポイント
業務マニュアルは、単に作業手順をまとめるだけでなく、初めて業務を担当する社員でも内容を理解できるようにすることが重要です。以下では、わかりやすい業務マニュアルを作成する3つのポイントをご紹介します。
（1）業務の手順を具体的に記載する
業務マニュアルには、作業の流れだけでなく、各工程で何をすべきかを具体的に記載しましょう。なぜなら、「確認する」「対応する」といった曖昧な説明では、社員によって作業の進め方が異なる可能性があるためです。
たとえば、商品の返品対応であれば、単に「返品手続きをする」と記載するのではなく、「商品とレシートを確認する」「返品条件に該当するか確認する」「返品内容を記録する」のように、作業を順番に説明します。
このように、一つひとつの作業を具体的に記載することで、経験の浅い社員でも手順を確認しながら業務を進められます。また、複数の作業を一文にまとめず、番号を付けて整理すると、作業の順番も把握しやすくなります。
（2）写真や図を使って視覚的にわかりやすくする
文章だけでは説明しづらい作業には、写真や図を活用しましょう。とくに、機械の操作方法や商品の配置などは、実際の状態を画像で示すことで、社員が作業内容をイメージしやすくなります。
たとえば、機械の操作マニュアルであれば、操作画面の写真を載せ、押すボタンを赤枠で囲む方法があります。また、顧客対応のマニュアルでは、受付から対応完了までの流れをフローチャートで示すと、手続きの順番を把握しやすくなります。
ただし、写真や図を載せるだけでは、何を確認すべきか伝わらない場合があります。そのため、画像の近くに作業内容や確認事項を簡潔に記載し、文章と画像を対応させることが重要です。
（3）注意点や判断基準を明確にする
業務マニュアルには、作業手順に加えて、注意点や判断基準も明確に記載しましょう。なぜなら、通常の手順だけでは、想定外の問題が発生したときに、社員がどのように対応すべきか判断できないためです。
たとえば、商品の検品マニュアルであれば、「納品書に記載された数量と実際の商品数が一致しない場合は、作業を中断して責任者に報告する」と記載します。また、顧客対応では、担当者がその場で対応できる内容と、上司への確認が必要な内容を区別しておくことも効果的です。
このように、注意すべき状況と具体的な対応方法をセットで記載すれば、社員が判断に迷う場面を減らせます。とくに、業務上のミスや事故につながる作業では、作業を中断する条件や報告先まで明確にしておきましょう。
Word・Excelで作成したマニュアルの管理で起こりやすい3つの課題
WordやExcelのテンプレートを使えば、マニュアルを一から作成する手間を減らせます。一方、作成したファイルを個別に保存・共有していると、以下のような課題が発生する可能性があります。
（1）マニュアルの保存場所が分散して探しづらくなる
WordやExcelでマニュアルを作成すると、ファイルの保存場所が分散し、必要な情報を探しづらくなる場合があります。とくに、部署ごとにマニュアルを作成・管理している場合、どの部署のフォルダに必要な情報があるのかわからなくなりがちです。
たとえば、新入社員が業務手順を確認しようとしても、マニュアルが各部署の共有フォルダや担当者のPCに分かれて保存されていると、必要なファイルを見つけるまでに時間がかかります。その結果、マニュアルがあるにもかかわらず、先輩社員に質問しなければならない状況が生じます。
そのため、マニュアルを作成するだけでなく、社員が必要な情報をすぐに見つけられるよう、保存場所を統一することが重要です。
（2）更新や共有のたびにファイルを送り直す手間がかかる
WordやExcelのマニュアルをメールに添付して共有している場合、内容を更新するたびにファイルを送り直す手間がかかります。また、更新前のファイルが社員のPCに残っていると、どれが最新版なのかわからなくなる恐れもあります。
たとえば、作業手順を変更した場合、担当者はマニュアルを修正して関係する社員に再配布する必要があります。さらに、社員が古いファイルを削除していなければ、更新前の手順を参考にしてしまう恐れもあるのです。
そのため、社員が常に最新のマニュアルを確認できるよう、更新した内容を確実に共有する仕組みを整えることが重要です。
（3）関連資料や質問履歴が別の場所にあり、確認に時間がかかる
WordやExcelのマニュアルを個別に管理していると、関連する資料や過去の質問・回答が別の場所に保存され、情報の確認に時間がかかる場合があります。なぜなら、マニュアルだけでは解決できない疑問が生じたときに、ほかのファイルやツールを探す必要があるためです。
たとえば、作業手順はWordのマニュアル、設備の点検記録はExcel、作業中に発生した疑問への回答はチャットで管理している場合、社員は複数のファイルやツールを行き来しなければなりません。また、チャット上の回答は新しいメッセージに埋もれるため、過去に同じ質問があっても探し出せないことがあります。
このような問題を防ぐには、マニュアルだけでなく、関連資料や質問・回答も一元管理できる仕組みが効果的です。必要な情報をまとめて確認できれば、社員が情報を探す手間を減らし、業務中の疑問も解決しやすくなります。
まとめ：マニュアルの作成だけでなく、社内の情報共有方法も見直そう！
これまで、業種別のマニュアルテンプレート5選や、テンプレートを使ったマニュアルの作り方、作成後の管理で起こりやすい課題を中心にご紹介しました。
業務マニュアルは、テンプレートを活用することで、一から作成する手間を減らせます。また、作業手順を具体的に記載したり、写真や図を活用したりすれば、経験の浅い社員でも理解しやすいマニュアルを作成できます。
ただし、マニュアルを作成しても、必要なときに見つけられなければ、十分に活用されません。とくに、WordやExcelのファイルを個別に管理している場合、保存場所が分散したり、関連情報を確認するために複数のツールを行き来したりする問題が生じます。
そのため、マニュアルをはじめとした社内情報の管理・共有方法も見直しましょう。たとえば、ITツール上で直接マニュアルを作成・共有し、関連資料や質問履歴も一元管理すれば、社員が必要な情報を探す手間を減らせます。
「マニュアルを整備しても社員に活用されない」「社内の情報がさまざまな場所に分散している」とお悩みの方は、WordやExcelでのファイル管理だけでなく、ITツールを活用した方法も含め、自社に合った情報共有方法を検討することが重要です。社内の情報共有を見直したい方は、ぜひホワイトペーパーを参考にしてください。
「非IT企業」の情報共有・ナレッジ管理の実態
「必要な情報がどこにあるか分からない」「見つけても、それが最新か分からない」—— そんなお悩みが、実は多くの会社で起きています。 1,800名への調査では、社内のナレッジを「十分に活用できている」と言い切れた人はわずか5.7%。 本レポートでは、調査データをもとに、情報共有のリアルと「正しい情報を保ち続ける」ためのヒントを紹介しています。
