介護施設向け情報共有ツール7選を比較！自施設に合うツールの選び方とは？

介護施設向けの情報共有ツールには、利用者ごとの介護記録や申し送りを共有できるものから、記録と請求業務をまとめて管理できるものまで、さまざまな種類があります。施設に合ったツールを活用すれば、利用者の介護記録や申し送りを職員間で共有しやすくなり、情報の伝達漏れや確認の手間を減らせます。

しかし、「製品ごとの違いがわからず、どれを選べばよいか判断できない」と悩む方も多いのではないでしょうか。情報共有ツールを選ぶときは、製品によって対応する業務や機能が異なるため、導入目的に合っているかを確認することが重要です。

たとえば、申し送りの伝達漏れを防ぎたい施設と、介護記録から請求業務まで一元管理したい施設では、適したツールが異なります。また、職員間の連絡やマニュアル共有が主な目的であれば、介護に特化していないツールも選択肢になります。

そこで今回は、介護施設におすすめの情報共有ツール7選の比較や、自施設に合ったツールの選び方4ステップを中心にご紹介します。

この記事でわかること

• 介護記録や申し送りを共有したい施設には「ケアコラボ」「CAREKARTE」など、記録から請求まで一元管理したい施設には「ケア樹」「カイポケ」などが候補です。各製品の特徴や料金、注意点を比較することで、自施設の課題に合ったツールを絞り込めます。
• 情報共有ツールは「課題の洗い出し→必要な機能の明確化→操作性の確認→料金・セキュリティの比較」の4ステップで選びましょう。機能の多さだけでなく、現場の課題を解決できるかを基準にすることが重要です。
• 職員への業務連絡やマニュアル・ノウハウの共有が主な目的なら、汎用型ツールが適している場合もあります。介護記録の管理ではなく、情報の蓄積・検索や施設独自の業務管理を重視する場合は、介護に特化していないツールも比較しましょう。

目次[表示][非表示]

1. 介護施設向け情報共有ツールの選び方4ステップ
2. 介護施設におすすめの情報共有ツール7選
3. 介護施設におすすめの情報共有ツール7選の比較表
4. 介護に特化した情報共有ツールが向かない3つのケース
5. まとめ：介護施設の課題に合った情報共有ツールを選ぼう

介護施設向け情報共有ツールの選び方4ステップ

介護施設向けの情報共有ツールは、以下の4ステップで選ぶと、自施設の課題や運用方法に合った製品を見つけやすくなります。

ステップ1｜現在の情報共有で発生している課題を洗い出す

はじめに、現在の情報共有でどのような問題が発生しているのかを洗い出しましょう。なぜなら、解決したい課題によって、導入すべきツールが異なるためです。

たとえば、「口頭で申し送りをしているため、勤務時間が異なる職員に情報が伝わらない」「紙の介護記録が増え、過去の記録を探すのに時間がかかる」といった課題を具体的に洗い出します。

このように、現場で発生している問題を具体的に整理することで、ツールを導入する目的が明確になります。また、管理者だけで判断せず、実際に情報共有をしている職員にも困っていることを確認すると、現場の課題を把握しやすくなります。

ステップ2｜解決したい課題に必要な機能を明確にする

次に、洗い出した課題を解決するために、どのような機能が必要なのかを明確にします。ツールによって搭載されている機能が異なるため、必要な機能を整理しておくと、比較する製品を絞り込めます。

たとえば、課題に応じて以下のような機能が必要になります。

現在の課題	必要な機能
申し送りの伝達漏れが発生する	申し送りの共有・既読確認機能
過去の介護記録を探すのに時間がかかる	介護記録の一元管理・検索機能
職員によって介助方法が異なる	マニュアルの作成・共有機能
介護記録を請求システムに転記している	介護記録と請求業務の連携機能

ただし、多機能なツールでも、使わない機能が多ければ費用や操作の負担が増える場合があります。そのため、必要な機能と、あれば役立つ機能を分けて整理し、導入目的に合ったツールを選びましょう。

ステップ3｜現場の職員が無理なく使えるか確認する

必要な機能を備えたツールを絞り込んだら、現場の職員が無理なく使えるかを確認しましょう。操作が複雑なツールでは、職員が使いこなせず、紙や口頭での情報共有に戻ってしまう恐れがあるためです。

たとえば、スマートフォンやタブレットから簡単に介護記録を入力できるか、夜勤明けの職員が重要な申し送りをすぐに確認できるかなど、実際の業務を想定して操作性を確かめます。

また、職員によってITスキルが異なる場合もあるため、無料トライアルやデモを利用し、複数の職員に試してもらうことがおすすめです。実際に使う職員の意見を取り入れることで、導入後も継続して利用できるツールを選びやすくなります。

ステップ4｜料金・セキュリティを比較して導入するツールを決める

最後に、候補となるツールの料金やセキュリティを比較し、導入する製品を決めましょう。必要な機能がそろっていても、予算や情報管理の方針に合わなければ、継続して利用することが難しくなります。

料金を比較するときは、月額料金だけでなく、初期費用やオプション料金、利用人数に応じた追加料金も確認します。とくに、従業員が多い施設では、1人あたりの料金だけで判断せず、実際に利用する人数で総額を比較することが重要です。

また、介護施設では利用者の健康状態などの個人情報を扱うため、職員ごとに閲覧権限を設定できるか、不正アクセスを防ぐ対策が講じられているかも確認する必要があります。

これらを比較したうえで、必要な機能を備え、現場の職員が無理なく使い続けられるツールを選びましょう。

介護施設におすすめの情報共有ツール7選

ここでは、介護記録や申し送りの共有に役立つ、おすすめの情報共有ツール7選をご紹介します。各ツールの特徴や料金、注意点を比較し、自施設の課題を解決できる製品を選びましょう。

（1）ケアコラボ｜利用者の介護記録や申し送りを共有できる

ケアコラボの特徴・使い方

• 利用者ごとの記録をタイムラインで確認できる
  食事や排泄、バイタルなどの記録を利用者ごとに管理できます。また、記録した情報はタイムライン形式で表示されるため、過去の状態や変化を振り返れます。
• 申し送りの未読・既読を確認できる
  申し送りを掲示板形式で共有でき、誰が確認していないかを把握できます。また、複数のチームに同じ申し送りを共有することも可能です。

ケアコラボがおすすめな介護施設

• 申し送りの伝達漏れを防ぎたい施設
  職員ごとに申し送りの確認状況を把握できるため、勤務時間が異なる職員にも情報が伝わっているか確認したい施設に適しています。
• 利用者の家族とも介護記録を共有したい施設
  利用者の家族を招待し、日々の介護記録などを共有できるため、施設での様子を家族にも伝えたい場合に役立ちます。

ケアコラボの注意点

• 服薬管理の表や重度加算支援シートを作成できない
  利用しているユーザーからは、「服薬管理の表があったらいいと思いました。あとは個別支援計画の書式のところに重度加算支援シートや加算の要件が入れられていたらありがたいです。強度行動障害の方が多い事業所だけに対応を期待したいです。」という意見が寄せられています。（引用：ITreview）
  

ケアコラボの料金体系

• 880円/ユーザー/月（月払い）

ケアコラボ公式サイトはこちら

（2）CAREKARTE｜介護記録を職員間で共有できる

CAREKARTEの特徴・使い方

• 介護記録を職員間で共有できる
  スマートフォンやタブレットから入力した記録を一元管理できます。また、写真や動画も記録できるため、文章だけでは伝えにくい利用者の状態も共有できます。
• 重要な申し送りを自動で抽出・表示できる
  体温が高い、食事摂取量が少ないなど、設定した条件に該当する記録を自動で抽出できます。また、申し送りの記録は赤字で表示されるため、重要な情報の見落としを防ぎやすくなります。

CAREKARTEがおすすめな介護施設

• 利用者の状態変化を職員間で共有したい施設
  バイタルや食事量などの記録を一覧・グラフで確認できるため、利用者の状態を把握し、次の勤務者に引き継ぎたい施設に適しています。
• 介護記録から請求業務までまとめて管理したい施設
  現場の利用実績を請求データに反映できるため、記録と請求を別々に管理する手間を減らしたい場合に役立ちます。

CAREKARTEの注意点

• 導入前に必要な機能と費用を確認する必要がある
  記録方法や関連サービスに複数の選択肢があるため、利用する機能やシステム構成を確認しておく必要があります。
• 使いにくいと感じる場合がある
  利用しているユーザーからは、「正直なところ、現場の業務動線を十分に考えて作られたソフトとは感じられません。画面は機能やボタンをただ並べたような構成で、情報量が多い割に視認性が悪く、必要な操作へ直感的にたどり着けません。」という意見が寄せられています。（引用：介護のコミミ）

CAREKARTEの料金体系

問い合わせが必要です。

CAREKARTE公式サイトはこちら

（3）carebase｜介護記録から職員教育まで管理できる

carebaseの特徴・使い方

• 介護記録と申し送りをまとめて管理できる
  バイタルや食事、排泄などの記録をスマートフォンやタブレットから入力できます。また、記録した情報を申し送りなどにも反映できるため、同じ内容を何度も入力する手間を減らせます。
• 動画マニュアルや研修の受講状況を管理できる
  動画・画像・文章を組み合わせて、介助手順などのマニュアルを作成できます。また、職員ごとの研修受講状況も確認できるため、新人教育の進捗管理にも役立ちます。

carebaseがおすすめな介護施設

• 介護記録だけでなく、職員教育も効率化したい施設
  記録とマニュアルをまとめて管理できるため、日々の情報共有と新人教育の両方に課題がある施設に適しています。
• 職員によって介助方法が異なる施設
  動画で介助手順を共有できるため、文章だけでは伝えにくい作業のコツを職員間で統一したい場合に役立ちます。

carebaseの注意点

• 介護記録とマニュアルの両方を利用する場合は、対応するプランが必要
  記録システムとマニュアルシステムは個別のプランも用意されているため、利用目的に合ったプランを選ぶ必要があります。

carebaseの料金体系

• マニュアルシステム：30,000円/施設/月（月払い）
• 記録システム：30,000円/施設/月（月払い）
• マニュアル＆記録ソフト：45,000円/施設/月（月払い）
  ※初期費用：通常300,000円

carebase公式サイトはこちら

（4）CareViewer｜AIによる介護計画書の作成ができる

CareViewerの特徴・使い方

• 過去の申し送りをキーワードで検索できる
  申し送りを電子化し、必要な情報をキーワードで検索できます。そのため、過去の対応を確認するときに、紙の申し送りノートを探す手間を減らせます。
• AIが介護記録を分析し、介護計画書の作成を支援する
• AIが日々の介護記録や利用者情報を分析し、アセスメントや介護計画書の原案を自動生成します。また、介護記録からモニタリング情報も自動生成できるため、職員が記録を確認して計画書を作成する手間を減らせます。

CareViewerがおすすめな介護施設

• 過去の申し送りを探すのに時間がかかっている施設
  キーワード検索で以前の申し送りを確認できるため、利用者の状態変化や過去の対応履歴を振り返りたい場合に適しています。
• 介護記録から請求業務までの転記作業を減らしたい施設
• 介護記録を介護保険請求システム「キャンビルネオ」に連携できるため、記録した内容を請求ソフトに入力し直す手間を減らしたい施設に適しています。

CareViewerの注意点

• AIによる介護計画書の作成には追加料金がかかる
  アセスメントや介護計画書、モニタリングをAIで自動生成するには、スタンダードプランに有料オプションを追加する必要があります。そのため、AI機能を利用したい場合は、追加料金も含めて費用を確認しましょう。
• スマホでは一部機能が制限される
  利用しているユーザーからは、「手軽に持ち運びできるスマホで確認やできることが増えるとよりいいと思います。」という意見が寄せられています。（引用：介護のコミミ）

CareViewerの料金体系

• フリープラン：無料
• ライトプラン：5,000円/事業所/月＋300円/利用者定員1名/月（年払い）
• スタンダードプラン：10,000円/事業所/月＋400円/利用者定員1名/月（年払い）

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（5）ケア樹｜介護記録から請求まで一元管理できる

ケア樹の特徴・使い方

• 介護記録から請求業務まで一元管理できる
  利用者の介護記録や計画書、請求データをまとめて管理できます。また、介護記録と請求データを連携できるため、転記作業を減らせます。
• iPadから介護記録を入力できる
  専用アプリを使い、介護現場から記録を入力できます。また、写真記録や一括入力などにも対応しているため、記録作業の負担を減らしたい場合に役立ちます。

ケア樹がおすすめな介護施設

• 介護記録や請求を別々の方法で管理している施設
  記録から請求までまとめて管理できるため、複数のシステムへの入力や、紙の帳票からの転記を減らしたい施設に適しています。
• すでに利用している介護ICTツールと連携させたい施設
• 見守りシステムやナースコール、バイタル測定機器などの外部システムと連携できるため、既存のツールを活用しながら、介護記録への転記作業を減らしたい施設に適しています。

ケア樹の注意点

• 介護記録の専用アプリはiPadシリーズでしか利用できない
  介護記録の専用アプリは、iPad・iPad mini・iPad Air・iPad Proに対応しており、iPhoneやAndroid端末では利用できません。
• 訪問介護と総合事業のデータ連携ができない
  利用しているユーザーからは、「訪問介護と総合事業のデータ連携をお願いしたいです。できれば、利用者情報は、介護保険被保険者番号で統一管理して欲しいです。」という意見が寄せられています。（引用：介護のコミミ）

ケア樹の料金体系

問い合わせが必要です。

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（6）カイポケ｜介護記録と請求業務を連動できる

カイポケの特徴・使い方

• 介護記録と請求データを連動できる
  対応するサービスでは、日々の介護記録を請求データに反映できます。そのため、記録した内容を別のシステムに入力し直す手間を減らせます。
• 介護記録や帳票を一元管理できる
  介護記録や業務に必要な帳票を電子化できます。また、サービス種別に応じた記録機能が用意されているため、日々の記録と事務作業をまとめて管理できます。

カイポケがおすすめな介護施設

• 介護記録から請求までの転記作業を減らしたい施設
  介護記録と請求データを連動できるため、記録内容を確認しながら手作業で請求情報を入力している施設に適しています。
• 利用人数が増えても費用を予測しやすいツールを探している施設
  サービス種別ごとの月額定額制で、職員数や利用者数による追加料金が発生しないため、利用人数が増えた場合の費用を見積もりやすくなります。

カイポケの注意点

• 介護サービスの種類によって利用できる機能が異なる
  たとえば、介護記録の作成機能は訪問介護や通所介護には対応していますが、居宅介護支援や福祉用具貸与には対応していません。そのため、導入前に自施設のサービス種別で必要な機能を利用できるか確認しましょう。
• 多機能で使いこなすのが難しい場合がある
  利用しているユーザーからは、「多機能なので、すべてを使いこなすにはシステムを長く使う必要がある。」という意見が寄せられています。（引用：ITreview）

カイポケの料金体系

• 月額料金：サービス種別によって異なる
  • 居宅介護支援：5,000円/月（月払い）
  • 通所介護：25,000円/月（月払い）
  • 訪問介護：25,000円/月（月払い）
  • 訪問看護：25,000円/月（月払い）
  • 放デイ・児発：15,000円/月（月払い）
  • 通所リハ・デイケア：25,000円/月（月払い）
  • 福祉用具貸与・販売：5,000円/月（月払い）
  • サ高住・有料老人ホーム：15,000円/月（月払い）
  • 居宅療養管理指導：1,000円/月（月払い）

※職員数・利用者数による追加料金はありません。提供機能はサービス種別ごとに確認が必要です。

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（7）カナミッククラウドサービス｜施設内外の多職種で情報共有できる

カナミッククラウドサービスの特徴・使い方

• 施設内外の多職種で情報を共有できる
  介護職員やケアマネジャーなど、利用者のケアに関わる関係者間で情報を共有できます。施設内だけでなく、他事業所や医療関係者との連携にも活用できます。
• 介護記録や施設の運営情報をまとめて管理できる
  バイタルや事故報告などの記録を管理できるほか、施設から法人本部までの情報を集約できます。そのため、複数の施設を運営している場合の情報管理にも役立ちます。

カナミッククラウドサービスがおすすめな介護施設

• 他事業所や医療関係者とも情報を共有したい施設
  施設内だけでなく、他法人や医療関係者との情報連携を支援する機能があるため、複数の関係者が利用者のケアに関わる施設に適しています。
• 複数施設の情報を本部で管理したい法人
  施設ごとの記録や請求関連情報を集約できるため、複数拠点の状況をまとめて把握したい場合に役立ちます。

カナミッククラウドサービスの注意点

• 連携先によっては複数の情報共有ツールを使い分ける必要がある
  他事業所との情報共有に対応していますが、連携先が別のツールを利用している場合、複数のツールを使い分ける必要が生じることもあります。そのため、導入前に情報共有したい事業所の利用環境を確認しましょう。
• 知りたいデータを抽出しづらい
  利用しているユーザーからは、「使いづらいし、知りたいデータも出すことができない（要介護度別人数とか、キーパーソンの一覧とか）」という意見が寄せられています。（引用：介護のコミミ）

カナミッククラウドサービスの料金体系

問い合わせが必要です。

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介護施設におすすめの情報共有ツール7選の比較表

以下は、ここまで紹介した介護施設向け情報共有ツール7選の比較表です。

介護記録や申し送りの共有を重視する場合は「ケアコラボ」「CAREKARTE」、職員教育もまとめて管理したい場合は「carebase」などが候補になります。また、介護記録と請求業務の連携を重視する場合は、「ケア樹」「カイポケ」などが適しています。

ただし、職員への業務連絡やマニュアルの共有が主な目的であれば、介護に特化したツール以外も選択肢になります。

介護に特化した情報共有ツールが向かない3つのケース

介護に特化した情報共有ツールは、利用者の介護記録や申し送りを管理するのに役立ちます。一方、施設が抱えている課題によっては、介護に特化していない汎用型ツールの方が適している場合もあります。

ここでは、介護に特化した情報共有ツールが向かない3つのケースを解説します。

（1）介護記録ではなく、職員への業務連絡を効率化したい

介護記録ではなく、職員への業務連絡を効率化したい場合は、チャットや掲示板などの連絡機能を備えた汎用型ツールが適しています。なぜなら、介護記録の管理を目的としたツールでは、日常的な業務連絡に必要な機能が十分に備わっていない場合があるためです。

たとえば、「シフト変更を職員全員に伝えたい」「施設内の会議や研修の日程を周知したい」といった場合、チャットや掲示板があれば、職員にまとめて情報を共有できます。

そのため、介護記録の管理よりも、職員への連絡漏れを防ぐことが主な目的であれば、チャットや掲示板を備えたツールを検討しましょう。ただし、重要な連絡が過去のメッセージに埋もれないよう、情報を後から確認しやすいかも重要です。

（2）マニュアルや業務ノウハウの蓄積・共有を重視したい

マニュアルや業務ノウハウの蓄積・共有を重視する場合は、情報の整理や検索に特化した汎用型ツールが適しています。介護記録を管理するだけでは、職員が必要な業務ノウハウをすぐに見つけられるとは限らないためです。

たとえば、「利用者ごとの対応方法をベテラン職員しか知らない」「新人職員が業務の進め方を確認するたびに、先輩職員へ質問している」といった場合、対応方法や業務のコツをマニュアルとして蓄積し、職員が自分で確認できる仕組みが必要です。

そのため、業務ノウハウの蓄積・共有が主な目的であれば、マニュアルを一元管理でき、必要な情報を簡単に検索できるツールを選びましょう。これにより、職員が必要な情報を探す手間や、特定の職員への質問の集中を減らせます。

（3）施設独自の管理項目や業務フローに合わせたい

施設独自の管理項目や業務フローに合わせたい場合は、管理項目や入力画面をカスタマイズできる汎用型ツールが適しています。介護に特化したツールは、介護記録や請求などの業務に合わせて機能が設計されており、施設独自の管理方法に対応できない場合があるためです。

たとえば、介護記録とは別に、施設内の備品管理や設備点検、独自の申請・承認業務を管理したい場合、決められた入力項目だけでは必要な情報を記録できないことがあります。

そのため、施設ごとに管理する項目や業務の進め方が異なる場合は、必要な項目を追加したり、業務に合わせた管理画面を作成したりできるツールを検討しましょう。ただし、カスタマイズには設定や運用の手間がかかる場合もあるため、現場の職員が無理なく使えるか確認することが重要です。

まとめ：介護施設の課題に合った情報共有ツールを選ぼう

これまで、介護施設におすすめの情報共有ツール7選の比較や、ツールの選び方4ステップ、介護に特化したツールが向かないケースを中心にご紹介しました。

介護施設向けの情報共有ツールは、介護記録や申し送りの共有、請求業務との連携など、製品によって対応する業務や機能が異なります。そのため、現在の情報共有で発生している課題を整理し、必要な機能を備えたツールを選ぶことが重要です。

また、職員間の業務連絡やマニュアル・ノウハウの共有に課題がある場合は、介護に特化したツールよりも、情報の蓄積や検索に強い汎用型ツールが適していることもあります。とくに、情報を蓄積しても職員が必要なときに見つけられなければ、十分に活用されないため、情報の探しやすさも確認すべきです。

社内の情報共有やナレッジ管理に課題を感じている方は、最新調査をまとめたホワイトペーパーも参考にしながら、自施設に合った情報共有の仕組みを検討しましょう。