教育コンテンツを蓄積する方法！研修資料やeラーニングを探しやすくするコツ

教育コンテンツを蓄積する方法には、クラウドストレージやLMS、動画マニュアルツール、ナレッジ管理ツールの4つがあります。それぞれ特徴が異なるため、教育コンテンツの種類や管理目的に合わせて選ぶことが重要です。

とくに、「以前作成した研修資料の保存場所がバラバラで、必要なときに見つけられない」「過去の資料を活用できず、毎年同じような研修資料を一から作成している」という企業は、教育コンテンツの蓄積方法を見直すことで、既存の資料を有効活用しやすくなります。

ただし、教育コンテンツを1か所にまとめても、資料が増えて必要な情報を探しづらくなれば、十分に活用されません。そのため、蓄積方法を選ぶときは、新人が必要な資料をすぐに見つけられるか、内容を更新・管理しやすいかも確認することが重要です。

そこで今回は、教育コンテンツを蓄積する4つの方法や、具体的な蓄積手順、蓄積した教材を活用してもらうコツを中心にご紹介します。

この記事でわかること

• 既存の研修資料をまとめたい企業にはクラウドストレージ、eラーニングの受講状況も管理したい企業にはLMS、業務手順を動画で伝えたい企業には動画マニュアルツール、大量の教育コンテンツを探しやすく管理したい企業にはナレッジ管理ツールが向いています。
• 教育コンテンツの蓄積方法を選ぶときは、検索のしやすさ・対応する資料形式・更新のしやすさが重要です。とくに、コンテンツが増えて探しづらくなっている企業では、新人が必要な情報を自分で見つけられるかを重視しましょう。
• 教育コンテンツを活用しやすく蓄積するには、既存資料の洗い出し・分類・集約・管理ルールの設定が必要です。また、資料を一元管理し、必要な情報を検索できる仕組みを整えることで、新人が自分で研修内容を復習しやすくなります。

教育コンテンツを蓄積する4つの方法

教育コンテンツを蓄積する方法には、以下の4つがあります。

以下では、それぞれの方法について詳しく解説します。

（1）クラウドストレージ｜既存の研修資料をまとめて保存する

クラウドストレージは、過去に作成した研修資料を1か所にまとめて蓄積したい企業に向いています。PDFやPowerPointなどの資料をオンライン上に保存し、複数の社員で共有できるためです。

たとえば、Google DriveやOneDriveを活用すれば、研修資料や契約手続きのマニュアルをフォルダごとに整理できます。そのため、過去に作成した資料を翌年の新人研修でも活用しやすくなり、一から作り直す手間を減らせます。

ただし、教育コンテンツが増えると、フォルダの階層が複雑になり、必要な資料を探しづらくなる場合があります。そのため、保存場所やファイル名の付け方を統一して管理することが重要です。

（2）LMS｜eラーニング教材の蓄積と受講状況の管理ができる

LMS（学習管理システム）は、eラーニング教材の蓄積だけでなく、新人ごとの受講状況も管理したい企業に向いています。教材の配信や学習状況の確認ができるため、教育担当者が研修の進捗を把握しやすくなります。

たとえば、毎年多くの新入社員を採用する企業では、ビジネスマナーや社内ルールに関する教材をLMSに登録し、翌年以降の研修でも繰り返し活用できます。また、理解度テストに対応した製品であれば、新人が研修内容をどこまで理解しているかも確認できます。

ただし、LMSは学習管理を主な目的とするため、研修以外の業務マニュアルやノウハウを蓄積する用途には、必要以上に機能が多い場合があります。そのため、受講状況の管理まで必要かを確認して導入しましょう。

（3）動画マニュアルツール｜接客や業務手順を動画で蓄積する

動画マニュアルツールは、文章や画像だけでは伝わりにくい業務手順を、動画で蓄積したい企業に向いています。実際の動きや操作画面を記録できるため、新人は動画を見ながら仕事の進め方を学べます。

たとえば、顧客への説明方法をロールプレイング形式で撮影したり、社内システムの操作手順を画面録画したりして保存できます。また、新人が業務手順を忘れた場合も、動画を見返して確認できるため、教育担当者に同じ質問を繰り返す手間を減らせます。

ただし、動画マニュアルの管理に特化した製品では、PDFやPowerPointなどの資料をまとめて管理できない場合があります。そのため、動画以外の教育コンテンツも蓄積したい企業は、対応している資料形式を確認しましょう。

（4）ナレッジ管理ツール｜大量の教育コンテンツを探しやすく蓄積する

ナレッジ管理ツールは、大量の教育コンテンツを一元管理し、新人が必要な情報を自分で見つけられるようにしたい企業に向いています。研修資料や業務マニュアルをまとめて蓄積し、検索機能を使って必要な情報を探せるためです。

たとえば、複数の場所に分散していた新人研修の資料や業務マニュアルを1か所に集約できます。また、AI検索に対応したツールであれば、新人が「経費精算の申請方法は？」と質問するだけで、蓄積された情報をもとに回答を得られるため、資料名や保存場所がわからなくても疑問を解消しやすくなります。

ただし、機能が複雑な製品では、社員が操作を覚えられず、十分に活用されない恐れがあります。また、情報の分類がわかりにくいと、資料を一覧から探せず、毎回キーワードを入力して検索する必要が生じる場合があります。

そのため、ITに不慣れな新人でも簡単に操作できるか、資料を目的や内容ごとに整理して一覧から探せるかを確認しましょう。あわせて、AI検索などの検索機能や、古い資料を更新・整理する機能も確認することが重要です。

教育コンテンツを蓄積する4ステップ

教育コンテンツを蓄積するときは、既存の資料を整理してから保存場所を統一し、継続的に更新できる仕組みを整えることが重要です。

以下では、教育コンテンツを蓄積する4つのステップを解説します。

ステップ1｜既存の教育コンテンツを洗い出す

はじめに、社内にどのような教育コンテンツがあり、どこに保存されているのかを洗い出しましょう。既存の資料を把握せずに蓄積を始めると、必要な資料が抜け落ちたり、同じ内容の資料を重複して保存したりする恐れがあるためです。

たとえば、人事部が管理する新人研修の資料だけでなく、各部署で作成した業務マニュアルや動画教材も確認します。このとき、資料名・保存場所・作成日・最終更新日などをExcelに一覧化すると、整理すべき資料を把握しやすくなります。

また、内容が古い資料や重複している資料も確認し、残すものと削除するものを整理しましょう。これにより、必要な教育コンテンツだけを蓄積できます。

ステップ2｜教育コンテンツを目的や内容ごとに分類する

次に、教育コンテンツを目的や内容ごとに分類し、社員が必要な資料を探しやすい状態にしましょう。資料を分類せずに保存すると、コンテンツが増えたときに目的の情報を見つけづらくなるためです。

たとえば、「新人研修」「業務マニュアル」「管理職研修」など、研修の対象者や目的に合わせて分類します。さらに、新人研修の中を「ビジネスマナー」「社内ルール」「システム操作」などに分ければ、新人が学習したい内容から資料を探せます。

ただし、分類を細かくしすぎると、どこに保存すべきか迷いやすくなります。そのため、社員が直感的に理解できる分類にとどめることが重要です。

ステップ3｜決めた保存場所に教育コンテンツを集約する

教育コンテンツを分類したら、保存場所を決めて、既存の資料を1か所に集約しましょう。資料が複数のツールに分散していると、社員が必要な情報を探すたびに保存場所を確認しなければならないためです。

たとえば、各部署の共有フォルダや個人のPCに保存されていた研修資料を、共通のクラウドストレージやナレッジ管理ツールに移します。このとき、前のステップで決めた分類に沿って整理すれば、資料の保存場所を把握しやすくなります。

なお、移行後も古い保存場所に資料が残っていると、どちらを参照すべきか迷う恐れがあります。そのため、移行した資料の保存先を統一し、旧ファイルの扱いも決めておきましょう。

ステップ4｜教育コンテンツの更新・管理ルールを決める

最後に、蓄積した教育コンテンツを継続的に更新・管理するためのルールを決めましょう。研修内容や業務手順が変更されたときに資料が更新されなければ、社員が古い情報を学んでしまう恐れがあるためです。

たとえば、教育コンテンツごとに更新担当者を決め、研修内容や社内ルールが変更されたときに資料を見直すルールを設けます。また、更新日を記録し、古い資料を削除するか、別の保管場所に移すと、最新版を判断しやすいです。

ただし、管理ルールが複雑すぎると、担当者の負担が増えて更新が滞る場合があります。そのため、更新するタイミングや担当者を明確にし、無理なく継続できるルールにすることが大切です。

蓄積した教育コンテンツを活用してもらう3つのコツ

教育コンテンツの運用を一度改善しただけでは、継続的に活用してもらえません。そこで、以下では蓄積した教育コンテンツを社員に活用してもらうための3つのコツを解説します。

（1）研修後に教材の保存場所を案内する

蓄積した教育コンテンツを活用してもらうには、研修後に教材の保存場所や確認方法を案内しましょう。なぜなら、教材を蓄積していても、社員が保存場所を知らなければ、復習したいときに活用できないためです。

たとえば、新人研修の終了後に、使用した教材の保存先URLを共有したり、管理ツールでの検索方法を説明したりします。また、実際に教材を探して開く時間を設ければ、新人が必要なときに自分で確認できるようになります。

とくに、入社直後の新人は社内の情報管理の仕組みに慣れていないため、保存場所を伝えるだけでなく、実際の操作方法まで案内することが重要です。

（2）社員からの質問には蓄積した教材を使って回答する

社員から研修内容について質問されたときは、口頭で回答するだけでなく、関連する教育コンテンツも案内しましょう 。質問のたびに口頭で説明していると、社員が教材を確認する習慣が身につかず、同じ質問が繰り返される可能性があるためです。

たとえば、新人から経費精算の方法を質問された場合、手順を説明するとともに、該当するマニュアルのリンクを共有します。これにより、新人は次に同じ疑問が生じたとき、教材を見返して自分で解決しやすくなります。

このように、日頃から蓄積した教育コンテンツを使って回答することで、社員が自ら情報を探して学習する習慣が身につきます。

（3）社員の利用状況や意見をもとに教材を改善する

教育コンテンツを継続的に活用してもらうには、社員の利用状況や意見を確認し、教材の内容や管理方法を改善しましょう。なぜなら、教材を蓄積していても、内容がわかりにくかったり、必要な情報が不足していたりすると、社員が使わなくなる恐れがあるためです。

たとえば、研修後にアンケートを実施し、「説明がわかりにくかった部分」「探しても見つからなかった資料」などを確認します。また、利用状況を確認できるツールであれば、あまり閲覧されていない教材を把握し、原因を調べることも可能です。

こうして集めた意見をもとに、説明が不足している教材に図や具体例を追加したり、資料の分類を見直したりしましょう。定期的に改善を重ねることで、社員が必要なときに活用できる教育コンテンツを維持できます。

教育コンテンツを蓄積し、社員の自主学習を促そう！

これまで、教育コンテンツを蓄積する4つの方法や、蓄積する手順、社員に活用してもらうコツを中心にご紹介しました。

教育コンテンツの蓄積方法は、クラウドストレージやLMS、動画マニュアルツール、ナレッジ管理ツールなどから、自社の目的に合ったものを選びましょう。また、既存の資料を整理し、保存場所や更新ルールを統一することも重要です。

ただし、教育コンテンツを蓄積するだけでは、十分に活用されません。社員が必要な資料をすぐに見つけられる環境を整え、研修後も自分で学習できるようにする必要があります。

教育コンテンツの管理・活用方法をさらに詳しく知りたい方は、記事内のホワイトペーパーも参考にして、社員が必要な情報を自分で見つけ、学習できる環境を整えましょう。