DXとナレッジマネジメントは、どちらも企業の業務改善に関わる取り組みです。DXはデジタル技術を活用して業務や組織を変革することを指し、ナレッジマネジメントは社員の知識やノウハウを組織全体で共有・活用することを指します。
DX推進の一環として、情報の電子化やITツールの導入を進めている企業も少なくありません。一方で、「マニュアルを電子化したものの、必要な情報が見つからない」「ITツールを導入しても業務の属人化が解消されない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
こうした課題を解決するには、社内の情報やノウハウを共有・活用するナレッジマネジメントが重要です。そこで今回は、DXとナレッジマネジメントの関係や必要性、具体的な実践方法を中心にご紹介します。
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この記事でわかること
- ナレッジマネジメントは、社員の知識やノウハウを組織全体で共有・活用することで、DXによる業務改善を支える取り組みです。情報の電子化やITツールの導入だけでは解消しにくい、社内情報の分散や業務の属人化を改善するうえでも役立ちます。
- DX推進に向けたナレッジマネジメントは、目的の明確化、社内情報の集約、誰でも活用できる環境の整備、継続的な更新・活用の4ステップで進めます。
- ナレッジマネジメントはExcelやチャットなどの既存ツールでも始められますが、部署をまたいで情報を一元管理し、必要なノウハウをすぐに見つけられるようにするには、専用のナレッジマネジメントツールが効果的です。
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DXとナレッジマネジメントの関係とは
DXとナレッジマネジメントは目的や役割が異なりますが、ナレッジマネジメントはDXの推進を支える重要な取り組みです。
DXはデータやデジタル技術を活用して業務や組織を変革することであり、ナレッジマネジメントは社員の知識やノウハウを組織全体で共有・活用することを指します。
つまり、DXがデジタル技術を活用した業務や組織の変革を目指すのに対し、ナレッジマネジメントは社内の知識やノウハウを活用することで、その変革を支える役割を担っています。
DX推進にナレッジマネジメントが必要な3つの理由
DX推進にナレッジマネジメントを取り入れることで、部署間の情報共有や業務の属人化解消、過去のノウハウを活かした業務改善につながります。以下では、DX推進にナレッジマネジメントが必要な3つの理由をご紹介します。
（1）部署間の情報共有を促進するため
DXを推進するうえでは、部署ごとに分散した情報を組織全体で活用するためにも、ナレッジマネジメントが重要です。
DX推進のために情報を電子化しても、部署ごとに異なる場所で管理していると、ほかの部署が持つ知識やノウハウを活用できない場合があります。
例えば、営業部門で蓄積した顧客からの要望や問い合わせ内容が開発部門に共有されていなければ、顧客のニーズを商品改善に反映するのが難しくなります。一方、部署間でこうした情報を共有できれば、顧客の声をもとに改善策を検討できます。
このように、ナレッジマネジメントによって部署間の情報共有を促進することで、社内に蓄積された知識やノウハウをDX推進に活かせます。
（2）業務の属人化を解消するため
DXを推進するうえでは、特定の社員に依存した業務を減らすためにも、ナレッジマネジメントが重要です。
なぜなら、ITツールを導入しても、社員が経験を通じて身につけた知識や業務のコツまで自動的に共有されるわけではないためです。
例えば、顧客管理システムを導入して対応履歴を記録しても、問い合わせへの判断基準や対応のコツを担当者しか把握していなければ、ほかの社員は同じように対応できません。その結果、担当者が不在のときに回答が遅れたり、社員によって対応内容が異なったりする可能性があります。
そこで、ナレッジマネジメントによって社員の経験やノウハウを蓄積・共有し、担当者が不在でもほかの社員が対応できる仕組みを整えることが重要です。
（3）過去の成功・失敗を業務改善に活かすため
DX推進の一環として蓄積したデータを業務改善に活かすためにも、ナレッジマネジメントが重要です。
なぜなら、データから課題を把握できても、具体的な改善策を検討するには、過去の成功事例や社員の経験に基づくノウハウが役立つためです。
例えば、問い合わせ管理システムで特定の問い合わせが多いと判明しても、件数を把握するだけでは問題は解決しません。過去の対応事例や担当者が把握している原因を共有すれば、マニュアルの見直しや問い合わせを減らすための改善策を検討できます。
このように、DXで蓄積したデータと、ナレッジマネジメントで共有した知識やノウハウを組み合わせることで、具体的な業務改善につなげられます。
「非IT企業」の情報共有・ナレッジ管理の実態
「必要な情報がどこにあるか分からない」「見つけても、それが最新か分からない」—— そんなお悩みが、実は多くの会社で起きています。 1,800名への調査では、社内のナレッジを「十分に活用できている」と言い切れた人はわずか5.7%。 本レポートでは、調査データをもとに、情報共有のリアルと「正しい情報を保ち続ける」ためのヒントを紹介しています。
DX推進につながるナレッジマネジメントの実践方法4ステップ
DX推進に向けてナレッジマネジメントを取り入れるには、社内の情報を集めるだけでなく、社員が必要なときに活用できる仕組みを整えることが重要です。以下では、ナレッジマネジメントを実践するための4つのステップを解説します。
ステップ1：ナレッジマネジメントの目的を明確にする
はじめに、ナレッジマネジメントによって解決したい課題や目的を明確にしましょう。
なぜなら、目的が曖昧なまま情報を集めても、どのような情報を蓄積・共有すべきか判断できず、業務改善につながりにくいためです。
例えば、業務の属人化が課題であれば、特定の社員しか把握していない作業手順や判断基準の共有を目指します。一方、部署間の情報共有が課題であれば、各部署に分散した資料や過去の対応事例を共有することが目的になります。
このように、自社が抱える課題を整理し、ナレッジマネジメントによって何を改善したいのかを明確にすることが重要です。
ステップ2：社内に分散した情報やノウハウを集約する
次に、社内のどこにどのような情報があるのかを把握し、必要なナレッジを集約しましょう。
なぜなら、各部署や社員が別々の場所で情報を管理していると、ほかの社員が必要な情報を見つけられず、業務に活用できないためです。
例えば、共有フォルダに保存されたPDFマニュアルやExcel資料、チャットに残された過去の対応履歴などを洗い出します。また、ベテラン社員しか知らない業務のコツや判断基準は、ヒアリングを通じて文章にまとめることも有効です。
そのため、既存の資料だけでなく、社員個人が持つ知識やノウハウも整理し、必要な情報を1ヶ所に集約しましょう。
ステップ3：必要なナレッジを誰でも活用できる状態にする
社内のナレッジを集約したら、社員が必要な情報をすぐに見つけられる環境を整えましょう。
なぜなら、情報を1ヶ所にまとめても、保存場所や探し方がわからなければ、実際の業務で活用されないためです。
例えば、業務マニュアルや過去のトラブル対応事例を内容ごとに分類し、検索しやすい名前を付けて管理します。また、情報の保存先や検索方法を社内で周知し、必要な社員が情報を閲覧できるようにアクセス権限も設定しましょう。
このように、ナレッジを蓄積するだけでなく、必要な社員が迷わず情報を見つけ、業務に活用できる状態を整えることが重要です。
ステップ4：ナレッジを継続的に更新・活用する
最後に、蓄積したナレッジを継続的に更新し、日々の業務で活用する仕組みを整えましょう。
なぜなら、ナレッジを一度集約しても、業務手順の変更や新しいノウハウが反映されなければ、情報が古くなり、社員が活用しなくなる可能性があるためです。
例えば、業務マニュアルの更新担当者を決め、作業手順が変更されたときには内容を修正するルールを設けます。また、新たなトラブルへの対応方法がわかった場合は、対応内容を記録し、ほかの社員も参考にできるようにしましょう。
このように、ナレッジを定期的に見直し、新たに得られた知識やノウハウも蓄積することで、継続的な業務改善につなげられます。
DX推進に向けたナレッジマネジメントを成功させるポイント
DX推進に向けてナレッジマネジメントを成功させるには、情報を蓄積するだけでなく、社員が継続的に共有・活用できる環境を整えることが重要です。以下では、ナレッジマネジメントを成功させるための2つのポイントを解説します。
現場の社員が無理なくナレッジを共有できる仕組みをつくる
ナレッジマネジメントを社内に定着させるには、現場の社員が負担を感じずに情報を共有できる仕組みをつくることが重要です。
なぜなら、ナレッジを登録するたびに長い報告書を作成したり、複雑な操作が必要だったりすると、日々の業務が優先され、情報の共有が後回しになりやすいためです。
例えば、業務のノウハウを記録する際は、「発生した問題・対応方法・注意点」などの入力項目をまとめたテンプレートを用意すると、社員が何を書けばよいか迷わずに済みます。また、普段から利用しているツールで情報を共有できるようにすれば、新たな操作を覚える負担も減らせます。
このように、情報を共有する手間を減らし、現場の社員が日常業務の中でナレッジを蓄積できる仕組みを整えましょう。
ナレッジの活用状況を定期的に確認する
ナレッジマネジメントをDX推進につなげるには、蓄積した情報が実際の業務で活用されているかを定期的に確認しましょう。
なぜなら、情報を蓄積しても社員に利用されていなければ、部署間の情報共有や業務の属人化解消といった課題の改善にはつながらないためです。
例えば、ナレッジの閲覧数や検索回数を確認するほか、社員へのアンケートで「必要な情報を見つけられているか」「業務中にナレッジを参照しているか」を調べます。利用されていない場合は、情報の分類や検索方法、共有ルールなどを見直しましょう。
このように、ナレッジの活用状況を把握し、課題に応じて運用方法を改善することで、社内に蓄積された知識やノウハウを業務改善に活かしやすくなります。
DX推進に役立つナレッジマネジメントの手段4選
ナレッジマネジメントは、Excelやチャットなどの既存ツールでも始められます。ただし、管理する情報量や利用する人数によって適した手段は異なるため、自社の状況に合わせて選ぶことが重要です。
以下では、DX推進に役立つナレッジマネジメントの手段4選を、それぞれの特徴や注意点とともにご紹介します。
Excel：既存の環境で手軽にナレッジを蓄積する
Excelを使えば、新たなツールを導入せずに、社員の知識やノウハウを整理・蓄積できます。
Excelは情報を表形式でまとめられるため、業務手順や過去のトラブル対応などを項目ごとに整理するのに適しています。また、すでにExcelを利用している企業であれば、社員が新たな操作方法を覚える負担も抑えられます。
例えば、「発生した問題・原因・対応方法・注意点」の項目を設けた管理表を作成すれば、過去のトラブル対応を一覧で確認できます。ただし、蓄積するノウハウが増えると、Excelの管理表やファイルも増えやすくなり、情報の整理や更新に手間がかかります。
そのため、Excelは少量のナレッジを蓄積するのに適していますが、管理する情報量や利用する部署が増える場合は、ファイル管理の負担が大きくなる点に注意しましょう。
チャットツール：日々の業務で得たノウハウをすぐに共有する
チャットツールは、業務中に得た知識やノウハウをほかの社員にすぐに共有したい場合に適しています。
なぜなら、普段の業務連絡と同じ方法で情報を発信できるため、社員がナレッジを共有する負担を抑えられるからです。また、投稿に対して質問や補足をすることで、社員同士の知識を深められます。
例えば、顧客からの問い合わせへの対応方法や、作業中に見つけた改善点をチャットで共有すれば、ほかの社員もすぐに確認できます。ただし、投稿が時系列で埋もれてしまうため、過去に共有されたノウハウを後から探すのに時間がかかる場合があります。
このように、チャットツールは日々のノウハウをすぐに共有するのに適していますが、必要な情報を後から探しづらいため、ナレッジを長期的に蓄積・活用する用途には不向きです。
ファイル共有サービス：部署をまたいで資料やマニュアルを共有する
ファイル共有サービスを使えば、部署ごとに管理している資料やマニュアルをオンライン上で共有できます。
例えば、Google ドライブやOneDriveなどのサービスでは、PDFマニュアルやExcel資料をオンライン上に保存し、複数の社員で共有できます。また、アクセス権限を設定すれば、必要な部署や社員に限定して情報を共有することも可能です。
一方、ファイルやフォルダが増えると、必要な情報がどこに保存されているのかわからなくなる場合があります。特に、資料の内容を確認するために複数のファイルを開かなければならない環境では、ノウハウを探すだけで時間がかかってしまいます。
そのため、ファイル共有サービスは資料やマニュアルの共有に適していますが、情報量が増える場合は、保存場所だけでなく検索のしやすさにも注意しましょう。
ナレッジマネジメントツール：社内のノウハウを一元管理・活用する
社内の知識やノウハウを組織全体で継続的に活用したい場合は、専用のナレッジマネジメントツールが適しています。
なぜなら、ナレッジマネジメントツールには、情報の一元管理や検索、更新を支援する機能が備わっており、情報を蓄積するだけでなく、必要なときに活用できる環境を整えやすいためです。
例えば、部署ごとに分散している業務マニュアルや過去の対応事例を一元管理すれば、社員が複数の保存場所を探す手間を減らせます。また、AI検索や古い情報を検知する機能を備えたツールなら、必要なナレッジを見つけたり、情報の新しさを保ったりすることにも役立ちます。
したがって、部署をまたいでナレッジを一元管理し、誰でも必要な情報を活用できる環境を整えたい場合は、専用ツールの導入が効果的です。ただし、新たなツールの導入には費用がかかるほか、社員が操作に慣れるまでに時間を要する場合もあるため、必要な機能や使いやすさを確認して選びましょう。
まとめ：DXとナレッジマネジメントを組み合わせて、社内の情報を業務改善に活かそう
これまで、DXとナレッジマネジメントの関係や必要性、具体的な実践方法、ナレッジマネジメントに活用できる4つの手段を中心にご紹介しました。
DXを推進するには、デジタル技術を導入するだけでなく、社内に蓄積された知識やノウハウを組織全体で活用することが重要です。そのため、ナレッジマネジメントを取り入れ、部署間の情報共有や業務の属人化解消につなげましょう。
ナレッジマネジメントを実践する手段としては、Excelやチャットなどの既存ツールが挙げられます。ただし、管理する情報量が増えると、ファイルの整理や更新に手間がかかったり、過去の情報が埋もれて必要なノウハウを探しづらくなったりする場合があります。そのため、自社の情報共有における課題を把握し、適切な管理方法を検討することが重要です。
そこで参考になるのが、「【2026年最新調査】1,800名に聞いた『非IT企業』の情報共有・ナレッジ管理の実態」というホワイトペーパーです。自社の情報共有を見直したい方は、ぜひホワイトペーパーをダウンロードし、DX推進に向けたナレッジマネジメントの実践に役立てましょう。
「非IT企業」の情報共有・ナレッジ管理の実態
「必要な情報がどこにあるか分からない」「見つけても、それが最新か分からない」—— そんなお悩みが、実は多くの会社で起きています。 1,800名への調査では、社内のナレッジを「十分に活用できている」と言い切れた人はわずか5.7%。 本レポートでは、調査データをもとに、情報共有のリアルと「正しい情報を保ち続ける」ためのヒントを紹介しています。
