社内Q&Aツールを活用すると、社員から寄せられる質問と回答を蓄積し、同じ質問への対応や情報探しにかかる時間を減らせます。新人が必要な情報を自分で見つけやすくなり、詳しい人の知識をチームで共有することにもつながります。
しかし、実際には「社内の質問や資料がメールや共有フォルダに散らばり、必要な情報をすぐに見つけられない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、おすすめの社内Q&Aツールや自社に合うツールの判断基準を中心にご紹介します。
- この記事でわかること
- 社内Q&Aツールを導入すると、繰り返し寄せられる質問への対応を減らし、社員が自分で回答を探せる環境をつくれます。質問と回答を蓄積すれば、詳しい人の知識や新人への説明もチームで共有できます。
- ツールを選ぶときは、必要な情報の検索性や、現場が無理なく投稿・更新を続けられるかを確認しましょう。既存ツールとの連携や、導入時のサポート体制も比較のポイントです。
- 社内Q&Aツールには、ナレカン、Qast、NotePM、Helpfeel、PKSHA FAQなどがあります。それぞれの特徴や運用時の注意点を比較し、自社の課題に合うツールを選びましょう。
目次[表示][非表示]
社内Q&Aツールとは
社内Q&Aツールとは、社員から寄せられる質問と回答を蓄積し、社内で共有・検索できるツールです。チャットツールやメールで流れてしまいがちな質問への回答を残し、必要なときに見つけやすくします。
質問と回答を一か所に集めることで、同じ質問への対応を減らし、詳しい人の知識をチームで活用できます。製品によって、質問を投稿して回答を集める機能や、FAQ・マニュアルを整理して検索する機能など、得意な使い方は異なります。
社内Q&Aツールを選ぶときは、質問への回答をどう蓄積し、社員がどう探して活用するかを確認しましょう。
社内Q&Aツールを導入するメリット
社内Q&Aツールを導入すると、質問への対応や社内情報の共有を効率化できます。ここでは、導入によって得られる主なメリットを紹介します。
同じ質問への対応を減らせる
同じ質問が何度も寄せられる場合、社内Q&Aツールに回答を蓄積しておくと、対応の重複を減らせます。
社員は過去の質問を検索して回答を確認できるため、担当者が毎回説明する手間を省けます。質問と回答が増えるほど、似た疑問にも過去の情報を活用しやすくなるのです。
繰り返し発生する質問への回答を共有すれば、質問する側も答える側も時間を有効に使えます。
詳しい人の知識や新人への説明を組織に残せる
社内Q&Aツールを使うと、詳しい人が持つ知識や新人への説明を、個人のやり取りで終わらせず組織に残せます。
質問と回答を蓄積すれば、新人は過去のやり取りを見て業務の進め方を確認できます。経験者が異動・退職した後も、共有された回答をチームの参考情報として活用できるのです。
日々の質問対応を知識として記録することで、個人に偏りがちなノウハウを組織で引き継ぎやすくなります。
必要な情報を自分で探しやすくなる
社内Q&Aツールに質問と回答をまとめておくと、社員は必要な情報を自分で探しやすくなります。
質問や回答をキーワードで検索できれば、チャットツールやメールの過去ログをたどったり、詳しい人に聞いたりする前に、関連する情報を確認できます。検索しても解決しない場合は、新たに質問して回答を蓄積可能です。
情報を見つける場所が明確になると、社員が疑問を解決するまでの時間が短縮されます。
社内Q&Aツールの選び方
社内Q&Aツールは、機能の多さだけでなく、社員が日常的に使えるかを基準に選ぶことが大切です。ここでは、導入後の活用につながる4つの確認ポイントを紹介します。
必要な情報を検索しやすいか
必要な情報をすぐ見つけられる検索機能があるかを確認しましょう。
質問文や回答文のキーワードで検索できるか、カテゴリやタグで絞り込めるかを比較します。過去の質問や関連資料も検索対象になると、情報が増えた後も目的の回答にたどり着きやすくなるのです。
導入前に実際の質問を使って検索を試し、社員が迷わず回答を見つけられるか確かめましょう。
現場が無理なく運用を続けられるか
社内Q&Aツールは、現場のメンバーが質問や回答を手軽に投稿でき、継続して使えるものを選びましょう。
入力に手間がかかったり、投稿の手順が複雑だったりすると、利用が定着せず、知識も蓄積されにくくなります。質問の作成や回答、情報の更新が直感的にできるか、日々の業務の流れに合うかを確認しましょう。
導入前に実際の利用者にも操作してもらい、無理なく投稿・検索を続けられるか確かめることが大切です。
既存ツールとの連携ができるか
社内Q&Aツールが、普段使っているチャットやファイル管理ツールと連携できるかを確認しましょう。
連携できれば、質問や回答の通知を日常的に使うツールで受け取れたり、既存の資料を活用しやすくなったりします。対応するサービスや連携方法は製品ごとに異なるため、自社で利用中のチャットやメール、ファイル管理ツールに対応しているか確認してください。
今ある業務の流れに組み込めるツールなら、情報を移す負担を抑えながら利用を広げやすくなります。
サポート体制はあるか
導入後にツールを定着させるため、提供会社のサポートがあるかどうかも重要なポイントです。
初期設定や既存情報の移行、社内向けの説明、運用上の疑問への相談など、必要な支援は企業によって異なります。問い合わせ窓口の対応時間や、導入時・導入後にどこまで支援を受けられるかを事前に確認してください。
自社の状況に合ったサポートを受けられるツールなら、導入時の負担を抑え、運用を軌道に乗せやすくなります。
社内Q&Aツールおすすめ5選
ここでは、おすすめの社内Q&Aツールを5つご紹介します。ツールごとに特徴や金額をまとめていますので、自社に合うツール探しにお役立てください。
ナレカン｜質問と回答から社内ナレッジを蓄積できるツール
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
Qast｜質問と回答を社内ナレッジとして蓄積できるツール
Qastの特徴・使い方
- 質問と回答を社内ナレッジとして蓄積できる
社員が質問を投稿し、回答を集めて共有できます。過去のやり取りを検索できるため、同じ疑問への回答や業務知識を再利用しやすくなります。 - 質問だけでなく、メモや会議内容もナレッジ化できる
Q&A形式に加えてメモ形式でも情報を蓄積できます。会議の内容をナレッジにする機能などもあり、用途に応じて社内の知識を集約できます。
Qastがおすすめの企業
- 社員からの質問対応を減らしたい企業
よくある質問や回答を共有し、社員が問い合わせる前に過去の情報を検索する運用を目指す企業に向いています。 - 業務ノウハウを質問・回答から集めたい企業
きちんとしたマニュアルにまとめる前の知識や、担当者が持つ経験を、日々の質問と回答を通じて蓄積したい企業に適しています。
Qastの注意点
- 利用人数に応じた料金を事前に確認する
有料プランの料金は利用人数によって変動し、公式サイトでは個別問い合わせとなっています。10名以下で利用できる無料プランもありますが、AI機能は含まれません。 - 最新版のドキュメントが一目でわかりにくい
利用するユーザーからは「マニュアルなどを継続的に更新していく際、どれが本当に最新版のドキュメントなのか一目で分かりにくく、運用上、ここに非常に大きな壁を感じています。」という声が上がっています。（参考：ITreview）
Qastの料金体系
公式サイトに月額の定額料金は掲載されておらず、利用人数に応じた個別見積もりです。以下の各プラン料金は「Qast公式の料金ページ」確認して記載してください。
NotePM｜マニュアルや社内FAQをまとめて管理できるツール
NotePMの特徴・使い方
- マニュアルやFAQをページ形式で作成・共有できる
業務手順や社内ルール、よくある質問などをページとしてまとめられます。編集・閲覧権限を分けられるため、作成者と閲覧者を区別して運用できます。 - ページや添付ファイルを検索できる
関連度検索では、表記の揺れや同義語も考慮して情報を探せます。WordやExcel、PDFなど、添付ファイル内の情報も検索対象になります。
NotePMがおすすめの企業
- FAQやマニュアルを体系的に管理したい企業
質問への回答だけでなく、業務手順や社内ルール、議事録などもページとして整理したい場合に向いています。 - 既存の文書やファイルを活用して情報を集約したい企業
さまざまな形式の資料を添付し、ページとあわせて管理できます。共有フォルダなどに情報が分散している場合に、社内情報の置き場をまとめる選択肢になります。
NotePMの注意点
- 情報が増えた後の整理・更新ルールが必要
ページが増えると、似た内容の重複や古い情報が残る場合があります。作成・更新の担当者や、古い情報を見直すルールを決めておきましょう。 - 必要な情報にたどり着くのに時間がかかることがある
利用するユーザーからは「キーワード検索で情報にアクセスする際、狙ったものが検索結果に反映されにくい点があると感じました。」という声が上がっています。（参考：ITreview）
NotePMの料金体系
NotePMの月額料金はユーザー単価ではなく、編集ユーザーと閲覧ユーザーの人数に応じたプランごとの合計金額です。以下は月額料金です。
- プラン10（編集10名・閲覧30名）：5,400円/月（合計40名）
- プラン15（編集15名・閲覧45名）：8,100円/月（合計60名）
- プラン25（編集25名・閲覧75名）：13,500円/月（合計100名）
Helpfeel｜曖昧な検索語からFAQの回答を見つけやすくするツール
Helpfeelの特徴・使い方
- 表記揺れや曖昧な言葉からFAQを検索できる
独自の検索技術を使い、社員が入力した言葉から関連する回答を提示します。正式な用語や記事名を覚えていなくても、登録済みのFAQを探しやすくする仕組みです。 - FAQの構築から運用改善まで支援を受けられる
既存のFAQや社内資料の移行、検索性能の調整、利用状況のレポートや改善提案などを提供しています。FAQの作成・更新や検索状況の分析を含めて運用したい企業に向いています。
Helpfeelがおすすめの企業
- 頻繁に寄せられる質問をFAQ化して自己解決を促したい企業
社内ルールや申請方法など、繰り返し寄せられる質問と回答を整理し、社員が問い合わせる前に検索して解決できる環境を作りたい企業に適しています。 - FAQの検索性や運用改善を重視する企業
FAQを公開して終わりにせず、検索状況を確認しながら記事や導線を改善したい企業に向いています。専任サポートによる導入・運用支援も用意されています。
Helpfeelの注意点
- 自由な質問・回答を蓄積したい場合は、運用方法を確認する
Helpfeelは、登録したFAQを検索して回答を見つけやすくする仕組みです。社員同士の質問や回答をそのまま蓄積してナレッジにしたい場合は、その運用に対応できるかを事前に確認しましょう。 - 情報量が増えると必要な情報を見つけにくくなる
利用部署が増えてQA情報が増大してくると、質問をできるだけ具体的に書かないと候補が挙がってこないことがあります。（参考：ITreview）
Helpfeelの料金体系
ユーザー単位ではなく記事単位の料金で、基本料金と初期費用は問い合わせが必要です。
- ライトプラン：1,200円〜/記事/月（基本料金・初期費用は要問い合わせ）
- スタンダードプラン：950円〜/記事/月（基本料金・初期費用は要問い合わせ）
- エンタープライズプラン：867円〜/記事/月（基本料金・初期費用は要問い合わせ）
PKSHA FAQ｜FAQの作成・検索・利用状況の分析に対応するツール
PKSHA FAQの特徴・使い方
- カテゴリや検索機能から、目的のFAQを探せる
FAQをカテゴリ別に整理し、検索結果やランキング表示などを通じて回答を案内できます。用途に応じて複数のFAQサイトを管理するマルチサイト機能もあります。 - 社内問い合わせには、AIヘルプデスクを通じて活用できる
従業員向け・社内ヘルプデスク用途のFAQ機能を「AIヘルプデスク」で利用できます。問い合わせへのAI回答や、解決しない場合の担当部署への連携などに対応します。
PKSHA FAQがおすすめの企業
- 社内の定型的な問い合わせを減らしたい企業
よくある質問をFAQとして整備し、社員が問い合わせる前に回答を検索できる環境を作りたい企業に向いています。 - 部署ごとにFAQを管理し、利用状況を見ながら改善したい企業
複数のFAQサイトを用途別に管理し、検索や利用状況をもとに内容を見直したい企業に適しています。
PKSHA FAQの注意点
- 複数のFAQサイトを作る場合は、掲載先や検索結果の優先順位を整理する
用途別に複数のFAQサイトを管理する機能や、FAQごとに検索結果での重要度を設定する機能があります。社内向け・顧客向けなどでサイトを分ける場合は、各FAQの掲載先と優先度のルールをあらかじめ決めておきましょう。 - 知りたい情報にたどり着けないことがある
利用するユーザーからは「検索機能によって「知りたいこと」を調べてFAQへたどり着く、という仕組みになっていますが、検索の精度があまり高くないのか、私の使い方の問題か、「知りたいこと」にダイレクトに辿り着けないケースがあります。」という声が上がります。（参考：ITreview）
PKSHA FAQの料金体系
公式サイトでは料金が公開されていないため、月額料金・初期費用ともに問い合わせが必要です。
社内Q&Aツールを導入するときの注意点
社内Q&Aツールは、導入するだけで質問対応が減るわけではなく、情報を登録し、社員に使ってもらう運用が必要です。ここでは、ツールを活用し続けるために押さえておきたい注意点を紹介します。
最初は頻出する質問から登録する
最初は、社員からよく寄せられる質問と回答を優先して登録しましょう。
問い合わせの多い内容から掲載すれば、使う社員が効果を実感しやすく、回答する側の負担軽減にもつながります。すべての情報を一度に整備しようとせず、利用状況を見ながら少しずつ追加するのが現実的です。
頻出する質問から始めることで、早い段階から役立つQ&Aを増やしていけます。
回答の作成・更新担当者を決める
回答の作成・更新を誰が担うのか、導入時に決めておきましょう。
担当者が明確でないと、回答が登録されなかったり、業務ルールの変更後も古い情報が残ったりするおそれがあります。質問の内容に応じて回答者を割り当てる方法や、定期的に内容を見直すタイミングも決めておくと運用しやすくなります。
責任を持って回答を整備する体制をつくることで、社員が安心して参照できる情報を保ちやすくなります。
質問前に検索する習慣をつくる
社員が質問を投稿する前に、まず過去のQ&Aを検索する習慣をつくりましょう。
すでに回答が登録されていれば、その場で疑問を解決でき、同じ質問が重複するのも防げます。検索しても答えが見つからない場合は、新たに質問してもらい、その回答を次の人が活用できるように蓄積します。
質問前の検索を定着させることで、蓄積した情報が活用され、問い合わせ対応の削減につながります。
利用状況を見ながら運用ルールを見直す
導入後は、検索数や質問・回答の投稿状況を確認しながら、運用ルールを定期的に見直しましょう。
使われていないカテゴリがあれば整理し、検索しても回答にたどり着けない質問が多ければ、情報の分類や回答の書き方を調整します。現場のメンバーから使いにくさや不足している情報を聞き、改善に反映することも有効です。
実際の利用状況に合わせて運用を調整し続けることが、ツールの定着とQ&Aの質の向上につながります。
まとめ｜自社の課題に合う社内Q&Aツールを選び、知識を活用しよう
これまで、社内Q&Aツールを導入するメリットや選び方、おすすめのツール5選、導入時の注意点を中心にご紹介しました。
社内では、同じ質問が繰り返されたり、詳しい人に知識が集中したりして、回答や資料を探す時間がかかることがあります。そのため、必要な情報を検索しやすく、現場が無理なく運用を続けられるツールを選ぶことが大切です。
また、導入時は頻出する質問から登録し、回答の作成・更新担当者を決めましょう。社員が質問前に検索する習慣をつくり、利用状況に応じて運用ルールを見直すことで、蓄積した知識を活用しやすくなります。
結論、社内の質問と回答を蓄積してメンバーが知識を共有・活用するなら、質問への回答を社内ナレッジとして残せるナレッジ管理ツール「ナレカン」がおすすめです。
ぜひ「ナレカン」を導入し、同じ質問への対応や情報探しの時間を減らしましょう。
