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引き継ぎ書は担当者の異動・退職しても、後任者がスムーズに業務を進めるために必須です。業務経験が少なくても理解できるよう、分かりやすく・簡潔にまとめる必要があります。 しかし、「急な異動・退職で引き継ぎまで時間がない」「何から書けば良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで、今回は、引き継ぎ書作成に使える無料テンプレートや引き継ぎ書の必須項目、管理方法を中心にご紹介します。 この記事でわかること 無料で使えるExcel・Wordの引き継ぎ書のテンプレートを紹介しています。それぞれのテンプレートでは、特徴や形式が異なるので、用途に合わせて使い分けることが重要です。 後任者が迷わない引き継ぎ書にするためには、目的やスケジュール、手順、関係者の連絡先、トラブルへの対処法、資料の保管場所を必ず明記する必要があります。また、メモをとるタイミングや引き継ぎの進め方も工夫するようにしましょう。 テンプレートは手軽に利用できる反面、添付する画像や動画に制限があったり、最新版がわからず情報を探す手間がかかったりします。そのため、Excel・Word・ツールのどれが自社に合う管理体制か見直すことが重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっているーー」 ナレッジを育て、企業ポテンシャルを開放する「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】今すぐ使える引き継ぎ書テンプレート ここでは、今すぐ使える無料の引き継ぎテンプレートを2選紹介します。自社でテンプレートの活用を検討している方は必見です。 【Excel】簡易的に引き継ぎ内容をまとめたい人向け こちらは、フリーテンプレートの業務引継書のテンプレートです。 元・現担当者名や引き継ぎ内容を簡潔に分かりやすくまとめられます。また、完了日も合わせて記載できるので、実際に業務を引き継ぐ場面でも活用しやすいです。 引用：登録不要のフリーテンプレート|業務引継書のテンプレート 【Word】表や画像を多用して視覚的に分かりやすくしたい人向け　 こちらは、Microsoftが提供するWordの引き継ぎ書テンプレートです。 各項目に何を書けば良いか明記されているため、初めてでも簡単に作成できます。また、写真を貼り付ける箇所もあり、操作手順も分かりやすくまとめられます。 引用：Microsoft|引き継ぎ書テンプレート 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっているーー」 ナレッジを育て、企業ポテンシャルを開放する「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 後任が迷わない！引き継ぎ書に絶対に含めるべき6つの必須項目 引き継ぎ書は、後任者が迷わず業務を進められるようにまとめる必要があります。引き継ぎ書に不可欠な項目は以下の通りです。 必須項目記載する内容具体例業務概要と目的業務が何のために存在し、何を達成するものか月次決算業務：毎月の収支を確定させ、経営判断に使う試算表を作成するスケジュール発生するタイミング、年間・月間の締め切り日毎月25日締め、翌月3日までに請求書を発行して送付する手順・フロー準備物、使用するシステム、具体的な作業手順会計ソフトにログインし、「売上入力」画面から指定フォーマットを読み込む社内外の関係者の連絡先問い合わせ先となる社内外の担当者名と連絡先〇〇商事の担当 山田様：・03-XXXX-XXXX / 　・[email protected]トラブル・例外の対処法よくあるミスやシステムエラー発生時の対応手順数値が合わない場合は、前月分の未処理伝票がないか確認する関連資料の保管場所過去の対応履歴や原本データがどこにあるか共有フォルダ「総務部＞2025年度＞決算資料」フォルダ内に保管 記載漏れがあると、退職後に「やり方が分からない」「過去の資料が見つからない」といった現場の混乱やトラブルにつながりかねません。したがって、上記の表を参考に、必要な情報を漏れなくテンプレートへ落とし込みましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっているーー」 ナレッジを育て、企業ポテンシャルを開放する「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 時間がない中でも最短で高品質な引き継ぎ書を作る3つのコツ 退職や異動までの時間が限られている場合は、作業の進め方を工夫して作成時間を短縮する必要があります。以下では、時間をかけずに高品質な引き継ぎ書を作るコツを3つ紹介します。 業務を並行してリアルタイムでメモを取る まず、日常業務と並行して、その場で作業手順をメモしていく方法が最も効率的です。 記憶を頼りに後から思い出して書くと、細かい手順や注意点を思い出せず、書き起こすのに余計な時間がかかります。たとえば、定期書類を作成するときに、画面を見ながら「どこをクリックしたか」「どのファイルを開いたか」を箇条書きでメモに残します。 このように、普段の作業と同時にメモを取ることで、書き忘れを防ぎながら短い時間で正確な引き継ぎ資料を作れるのです。 重要度・緊急度が高い業務から着手する すべての業務を一気にまとめようとせず、影響が大きい重要業務から優先的に作成することもコツのひとつです。 限られた時間の中で全業務を均等に書こうとすると、最も重要な業務の引き継ぎが中途半端なまま期日を迎えてしまう恐れがあります。たとえば、「止まると会社全体に支障が出る取引先対応」を最優先で作成し、頻度の低い年1回の雑務などは後回しにします。 このように、万が一時間が足りなくなっても業務に重大な影響を与えないよう、必ず重要な業務から順番に引き継ぎをするべきなのです。 口頭での引き継ぎを録音・メモし、後でテンプレートに落とし込む 前任者からの口頭説明をスマートフォンなどで録音し、その内容を文字起こししてテンプレートに反映させるのも有効です。 前任者に「引き継ぎ書を書いてください」と頼んでも、忙しくて文章にする時間が取れない場合があります。そこで、実際に前任者が作業している横で説明してもらい、その音声を録音しながら要点をメモを取ります。 また、メモした内容を後日引き継ぎ書のテンプレートに落とし込むことで、引き継ぎ書作成の時間を短縮できるのです。このように、最初から引き継ぎ書を段階的に作成することで、前任者の負担を減らしつつ、現場のノウハウを素早く書面に落とせます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっているーー」 ナレッジを育て、企業ポテンシャルを開放する「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ テンプレートの利用でよくある落とし穴 無料テンプレートを使えば引き継ぎ書の作成は一見簡単に見えますが、実際の運用においてはいくつかの注意点があります。以下では、テンプレートの利用でよくある落とし穴を3つ紹介します。 操作画像や動画を引き継ぎ書を別に共有する必要がある ExcelやWordのファイルだけでは、複雑なシステム操作や動的な手順を伝えきれない場合があります。 ファイル容量の制限により、高画質な画面キャプチャや動画を大量に埋め込むことが難しくなります。そのため、画像を埋め込んだとしても「画質が悪く、結局別で共有しなければならない」という状態になりがちです。 結果として「画像データは別の共有フォルダ」「説明文章はExcel」と資料が別々に存在することになり、後任者が確認する手間が増えてしまいます。このように、資料を複数回共有する手間だけでなく、後任者の負担にもなってしまうのです。 個人のPC内にファイルが点在し、最新版が分からなくなる 作成したファイルを個人のパソコンやローカル環境に保存してしまうと、情報が更新されなくなる危険があります。 個人で管理していると、業務内容が変更された場合、各自が手元のファイルを更新するか、再び共有し直す必要があります。そのため、ファイル数が増えどれが最新の引き継ぎ書なのか判断しづらくなるのです。 また、誤って古い手順書をもとに作業してしまうと、手順ミスだけでなくトラブルにまでつながる恐れがあります。このように、更新のしづらさや気づきにくさがテンプレートを管理するときの注意点です。 必要な情報を逐一ファイルを開いて探す手間がかかる ファイル数が増えてくると、目的の引き継ぎ書を探し出す作業自体に時間を奪われます。 ExcelやWordはファイルを開かないと中身が確認できません。そのため、必要な情報にたどり着くまでフォルダを行き来して何冊もファイルを開く必要があるためです。 その結果、急ぎの問い合わせが入っても、すぐに手順を確認できず、業務が滞ってしまう恐れがあります。このように、テンプレートがファイル管理の状態だと、検索性が低く、業務に支障をきたしてしまうのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっているーー」 ナレッジを育て、企業ポテンシャルを開放する「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【ツール比較】自社に合った引き継ぎ書の管理方法とは？ 引き継ぎ書を作成・管理する方法には、Excel・Wordなどのファイル管理と、専用のツール（社内のあらゆるマニュアル・資料を管理できるツール）の活用があります。 それぞれのメリット・デメリットを把握し、自社に合った管理方法を選択しましょう。 管理方法　メリットデメリットおすすめ企業 Excelコストがかからず誰でも扱いやすいファイルが散乱しやすく、最新版が分かりづらい引き継ぐ業務量が少なく、個人間で完結する企業Word文章や図解を入れたマニュアルが使いやすい検索性が低く、目的の情報がすぐ見つからない定型的な文章マニュアルを数枚だけ作成したい企業専用のツール高精度な検索機能がある、情報の更新や共有が簡単導入・運用にあたってツールの選定が必要退職・異動が多く、引き継ぎを効率化したい企業 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっているーー」 ナレッジを育て、企業ポテンシャルを開放する「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ .narekan-cta { --narekan-main: #00838F; 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部署の異動・退職時には、後任者が問題なく業務を進められるように、業務に関するあらゆる情報をすべて引き継ぐ必要があります。また、限られた期間で通常業務を並行して進めるため、進め方・引き継ぎ方法も十分検討する必要があるのです。 しかし、「業務マニュアルが存在せず、限られた期間でどう引き継ぎを進めればよいか分からない」「通常業務が忙しく何から手を付けるべきか迷っている」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで、今回は、引き継ぎ時に発生しがちなトラブルや引き継ぎの進め方、手順書に必要な項目・作成方法を中心にご紹介します。 この記事でわかること 引き継ぎ時には「口頭での共有で漏れが発生する」「資料がなく引き継ぎが進まない・属人化する」「通常業務に追われて引き継ぎ時間が不足する」といったトラブルが発生しがちです。 限られた期間で引き継ぎを完了させるには、引き継ぎの段階ごとでやるべきことを明確にし、後任者に向けた手順書の作成や実務引き渡しをする必要があります。手順書にまとめることで、共有漏れを防ぎ不明点の自己解決もしやすくなるのです。 手順書作成時には箇条書きでまとめて後任者に確認しながら必要な情報を追記すると、使いやすくなります。一方で、管理・共有方法が紙やExcelだと情報が見つけづらく属人かもしやすいため、誰でも必要な情報に即アクセスできる仕組みを作ることが重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっているーー」 ナレッジを育て、企業ポテンシャルを開放する「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 引き継ぎ時に現場でよく起きる3つのトラブル 準備期間が短い中での引き継ぎでは、あらかじめ現場で発生しやすいトラブルを把握しておくことが重要です。ここでは、引き継ぎ時に現場でよく起きる3つのトラブルを紹介します。 口頭での共有で漏れが生じて対応が遅れる 1つ目は、口頭での共有で漏れが生じて対応が遅れるというトラブルです。 口頭でのやり取りは記録に残らないため、聞き手である後任が記憶しきれなかったり、解釈のズレが生じたりしやすくなります。そのため、引き継ぎを口頭だけで済ませてしまうと、異動時に必ず「言った言ってない」のトラブルが発生するのです。 たとえば、例外的な伝票処理や得意先への特殊な対応手順を言葉だけで伝えておいた結果、異動後に後任が処理手順を誤り、出荷や請求の遅延を引き起こしてしまう恐れがあります。このように、口頭のみの共有は確認漏れや認識の不一致を引き起こすのです。 資料がなく引き継ぎが進まない・属人化する 2つ目は、資料がなく引き継ぎが進まない・属人化するというトラブルです。 業務の流れや判断基準が担当者の頭の中にしかないため、後任が自分一人で判断して作業を進めることができません。そのため、体系化された手順書がない現場では、業務が特定の担当者にしか分からない属人化の状態から抜け出せなくなります。 たとえば、Excelの帳票作成で特定のセルに入力するデータの参照元が分からず、前任者のメモを探すか本人に電話で確認する必要が生じ、手間や負担がかかります。このように資料がないままだと、いつまでも担当者の知識に頼ることになるのです。 通常業務に追われて引き継ぎ時間が不足する 3つ目は、通常業務に追われて引き継ぎ時間が不足するというトラブルです。 後任は日々の日常業務もこなさなれければならないため、引き継ぎのためのまとまった説明時間を確保することが困難です。そのため、多くの場合、引き継ぎのためだけに使える時間が限られてしまいます。 実際に、業務終了間際の短時間で急ぎ足の説明を受けたり、メモを渡されたりするだけとなり、後任が疑問点を解消できないまま異動日を迎える現場は多くあります。このように、後任者のスケジュールを把握して引き継がないと、後に業務が進められなくなります。 .narekan-cta { --narekan-main: #00838F; 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transition: background-color .2s ease, color .2s ease; box-sizing: border-box; } .narekan-cta__btn--outline { background: #fff; color: var(--narekan-accent); } .narekan-cta__btn--outline:hover { background: var(--narekan-accent); color: #fff; } .narekan-cta__btn--filled { background: var(--narekan-accent); color: #fff; } .narekan-cta__btn--filled:hover { background: var(--narekan-accent-dark); border-color: var(--narekan-accent-dark); } .narekan-cta__btn::after { content: ""; width: 7px; height: 7px; border-top: 2px solid currentColor; border-right: 2px solid currentColor; transform: rotate(45deg); margin-left: 2px; } @media (max-width: 480px) { .narekan-cta__body { padding: 24px 20px; } .narekan-cta__btn { flex: 1 1 100%; max-width: none; } } 引き継ぎのたびに資料を作り直していませんか？無料ホワイトペーパーを配布中 「前任者しか分からない」「異動のたびに一から作り直し」— 引き継ぎ資料が人やフォーマットごとにバラバラだと、担当者が替わるたびに業務の質が揺らいでしまいます。 本資料では、退職・異動があっても作り直さずに済む、引き継ぎの仕組みづくりを解説しています。 資料をダウンロード お問い合わせ 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっているーー」 ナレッジを育て、企業ポテンシャルを開放する「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 引き継ぎトラブルを防ぐ！おすすめの管理方法 紙やExcelによる自力管理の限界を乗り越え、異動後の問い合わせやトラブルを完全に防ぐためには、誰もが必要な情報に即アクセスできる環境を整えるべきです。 どれだけ丁寧に紙やExcelで手順書を作成しても、情報の検索性や最新版の維持、過去のやり取りの背景までを1人ひとりの手作業で管理し続けるには限界があります。そのため、手間をかけずに引き継ぎ資料を管理する仕組みを作りましょう。 このように、個人の注意や努力だけに頼る引き継ぎから脱却し、誰でも迷わず情報にアクセスできるシンプルな仕組みを作ることが、スムーズな引き継ぎを実現する解決策となります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっているーー」 ナレッジを育て、企業ポテンシャルを開放する「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ まとめ：計画的な引き継ぎでスムーズな移動を実現しよう これまで、引き継ぎ時に発生しがちなトラブルや引き継ぎの進め方、手順書に必要な項目・作成方法を中心にご紹介しました。 引き継ぎ期間が短い場合でも、業務の優先順位を絞り込み、ポイントを押さえた手順書を段階的に作成すれば、後任へスムーズに業務を引き継げます。また、口頭だけのやり取りを避け、箇条書きの簡易手順書をもとに実務で動いてもらうことが重要です。 しかし、紙やExcelによる自力管理だけでは、ファイルが散乱したり過去の経緯が追えなくなったりして、異動後に問い合わせが頻発するリスクを完全に防ぐことはできません。 そのため、異動後のトラブルや確認作業をゼロにするためには、いつでも誰でも必要な情報に即座にアクセスできる「仕組み」を組織として整えることが不可欠です。 トラブルを防ぎ、限られた時間で効率的に業務を引き継ぎたい方は、資料やナレッジ共有の考え方をまとめたホワイトペーパーも参考にし、自社に適した引き継ぎ方法を検討しましょう。 .narekan-cta { --narekan-main: #00838F; 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transition: background-color .2s ease, color .2s ease; box-sizing: border-box; } .narekan-cta__btn--outline { background: #fff; color: var(--narekan-accent); } .narekan-cta__btn--outline:hover { background: var(--narekan-accent); color: #fff; } .narekan-cta__btn--filled { background: var(--narekan-accent); color: #fff; } .narekan-cta__btn--filled:hover { background: var(--narekan-accent-dark); border-color: var(--narekan-accent-dark); } .narekan-cta__btn::after { content: ""; width: 7px; height: 7px; border-top: 2px solid currentColor; border-right: 2px solid currentColor; transform: rotate(45deg); margin-left: 2px; } @media (max-width: 480px) { .narekan-cta__body { padding: 24px 20px; } .narekan-cta__btn { flex: 1 1 100%; max-width: none; } } 引き継ぎのたびに資料を作り直していませんか？無料ホワイトペーパーを配布中 「前任者しか分からない」「異動のたびに一から作り直し」— 引き継ぎ資料が人やフォーマットごとにバラバラだと、担当者が替わるたびに業務の質が揺らいでしまいます。 本資料では、退職・異動があっても作り直さずに済む、引き継ぎの仕組みづくりを解説しています。 資料をダウンロード お問い合わせ

引き継ぎ資料には、業務の概要や作業手順、進行中の案件、関係者の連絡先など、後任者が業務を進めるために必要な項目を記載します。とくに、判断基準や注意点まで具体的にまとめることで、後任者が前任者に何度も確認する手間を減らせます。 しかし、「引き継ぎ資料を作ることになったものの、何を書けばよいかわからない」「必要な情報をまとめても、後任者に正しく伝わるか不安」と悩む方も多いのではないでしょうか。 また、わかりやすい資料を作成しても、引き継ぎ後に必要な情報を見つけられなければ、十分に活用されません。そのため、資料の書き方だけでなく、関連資料の保存場所や管理方法まで考えることが重要です。 そこで今回は、引き継ぎ資料に必要な7項目や具体的な記載例、わかりやすく作るコツを中心にご紹介します。 この記事でわかること 引き継ぎ資料には、「業務の概要・目的」「定例・非定例業務とスケジュール」「業務手順・判断基準」「進行中の案件・今後の対応」「関係者・連絡先」「注意点・イレギュラー時の対応」「関連資料・データの保存場所」の7つの項目を記載することが重要です。 画像や表を使ったり、後任者に一度使ってもらって改善したりすることで、後任者が活用しやすい資料を作ることができます。 引き継ぎ後も資料を活用するには、必要な情報をすぐに見つけられるよう、保存場所や情報管理の仕組みを整えることが大切です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっているーー」 ナレッジを育て、企業ポテンシャルを開放する「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 引き継ぎ資料に必要な7項目 引き継ぎ資料には、後任者が担当業務の全体像を理解し、前任者に確認しなくても業務を進められるよう、必要な情報を漏れなく記載することが重要です。 ここでは、引き継ぎ資料に必要な7項目と、それぞれの項目に記載すべき内容を具体例とともに解説します。 （1）業務の概要・目的 まず、後任者が担当する仕事を理解できるよう、業務の概要や目的を記載しましょう。なぜなら、作業手順だけを伝えても、何のためにその業務をしているのかがわからなければ、状況に応じて判断するのが難しいためです。 たとえば、請求書の発行業務であれば、「毎月、取引先への請求金額を確定し、期日までに請求書を送付する業務」と説明します。あわせて、担当する業務の範囲や、営業部門・経理部門との役割分担も記載すると、後任者が自分の担当範囲を把握しやすくなります。 このように、業務の内容だけでなく、目的や担当範囲まで記載することが重要です。 （2）定例・非定例業務とスケジュール 引き継ぎ資料には、日常的に発生する定例業務だけでなく、不定期に発生する非定例業務も記載しましょう。とくに、年に数回しか発生しない定例業務や、必要に応じて発生する非定例業務は、引き継ぎ時に説明が漏れやすいため注意が必要です。 たとえば、定例業務であれば「毎月25日までに請求書を発行する」、非定例業務であれば「取引先から契約内容の変更依頼があった場合に対応する」などと記載します。また、実施する時期だけでなく、作業にかかる時間や提出期限もまとめておきましょう。 業務の実施時期や期限を明確にすることで、後任者が仕事の優先順位を判断しやすくなり、対応漏れも防げます。 （3）業務手順・判断基準 業務手順は、後任者が資料を見ながら作業を進められるよう、具体的に記載することが重要です。手順を省略したり、担当者しかわからない表現を使ったりすると、後任者が作業の途中で迷ってしまいます。 そこで、請求書の発行業務であれば、「売上管理システムから前月分のデータを取得する」「請求書のテンプレートに金額を入力する」「上長の確認を受けてから送付する」のように、作業順に沿って具体的に記載します。 また、「請求金額が契約内容と一致しない場合は、送付前に営業担当者へ確認する」など、判断に迷いやすい場面の対応方法も明記しましょう。これにより、後任者が自分で判断できる範囲が広がり、前任者への確認を減らせます。 （4）進行中の案件・今後の対応 引き継ぎ時点で完了していない案件については、現在の進捗状況と今後必要な対応を記載しましょう。案件名だけを伝えても、どこまで対応が進んでいるのかわからなければ、後任者が次の作業に取りかかれないためです。 たとえば、「A社との契約更新について、見積書は送付済みで現在回答待ち。10月20日までに返答がなければ営業担当者へ確認する」のように記載します。あわせて、案件の担当者や期限、対応履歴も整理しておくと、引き継ぎ後の対応漏れを防げます。 とくに、期限が迫っている案件や、取引先からの回答を待っている案件は優先的に記載し、後任者が次に何をすべきかわかる状態にしましょう。 （5）関係者・連絡先 引き継ぎ資料には、業務に関わる社内外の担当者と連絡先を記載しましょう。後任者が業務中に不明点やトラブルに直面したとき、誰に確認すればよいかわかるようにするためです。 たとえば、「請求内容の確認は営業部の〇〇さん」「請求書の送付先変更はA社の経理担当者」のように、担当者名だけでなく、問い合わせる内容もあわせて記載します。また、メールアドレスや電話番号、連絡時の注意点なども整理しておくと、後任者が連絡先を調べ直す手間を省けます。 ただし、担当者名や連絡先は変更される可能性があるため、引き継ぎ前に最新の情報か確認することも大切です。 （6）注意点・イレギュラー時の対応 引き継ぎ資料には、通常の業務手順に加えて、作業時の注意点やイレギュラーが発生した場合の対応方法も記載しましょう。通常の手順だけでは、想定外の問題が発生したときに後任者が判断できないためです。 たとえば、請求書の発行業務であれば、「請求金額に誤りがあった場合は、取引先に送付する前に経理部へ確認する」「送付後に誤りが判明した場合は、上長へ報告して対応方針を確認する」などが挙げられます。 また、過去に発生したトラブルと解決方法も記載すると、同じ問題が起きた場合に対応しやすくなります。とくに、前任者の経験に基づく注意点や対処方法は、引き継ぎ時に忘れずに共有しましょう。 （7）関連資料・データの保存場所 引き継ぎ資料には、業務で使用するマニュアルやExcel帳票、顧客資料などの保存場所を記載しましょう。必要な資料の場所がわからなければ、後任者は作業のたびに情報を探さなければなりません。 そこで、「共有フォルダに保存」とだけ書くのではなく、「営業部共有フォルダ＞請求管理＞2026年度」のように、具体的な保存先まで記載します。また、オンライン上で管理している資料であれば、直接アクセスできるリンクを設定すると、探す手間を減らせます。 ただし、保存場所を記載するだけでなく、後任者が実際に資料へアクセスできる権限を持っているかも確認することが重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっているーー」 ナレッジを育て、企業ポテンシャルを開放する「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 引き継ぎ資料の記載例 営業事務の請求書発行業務を引き継ぐ場合、以下のようにまとめると、後任者が担当業務の全体像から具体的な対応方法まで確認できます。 項目 記載例 （1）業務の概要・目的 取引先への請求金額を確定し、毎月の期日までに請求書を発行・送付する。 （2）定例・非定例業務とスケジュール 毎月20日までに売上データを確認し、25日までに請求書を送付する。契約変更が発生した場合は、随時請求内容を修正する。 （3）業務手順・判断基準 売上管理システムからデータを取得し、請求書のテンプレートへ入力する。金額を確認後、上長の承認を受けて送付する。契約金額と異なる場合は営業担当者へ確認する。 （4）進行中の案件・今後の対応 A社の契約更新について、見積書は送付済み。10月20日までに回答がなければ、営業担当者へ確認する。 （5）関係者・連絡先 請求内容の確認：営業部〇〇さん（内線1234）。請求書の送付先変更：A社経理担当△△さん（メールアドレスを記載）。 （6）注意点・イレギュラー時の対応 請求金額に誤りがあった場合は、送付前に経理部へ確認する。送付後に誤りが判明した場合は、上長へ報告して対応方針を確認する。 （7）関連資料・データの保存場所 請求書テンプレート：営業部共有フォルダ＞請求管理＞テンプレート。操作マニュアル：営業部共有フォルダ＞請求管理＞マニュアル＞請求書発行手順.pdf。 このように、実施する作業だけでなく、期限や判断基準、確認先まで具体的に記載することで、後任者が資料を見ながら業務を進めやすくなります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっているーー」 ナレッジを育て、企業ポテンシャルを開放する「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ わかりやすい引き継ぎ資料を作る3つのコツ 引き継ぎ資料は、必要な項目を漏れなく記載するだけでなく、後任者が内容を理解し、実際の業務に活用できるように作成することが重要です。 とくに、後任者が初めて担当する業務でも迷わず進められるよう、以下の3つのコツを押さえましょう。 （1）最初に業務の全体像を示す 引き継ぎ資料は、細かな作業手順から説明するのではなく、最初に業務の全体像を示しましょう。なぜなら、業務の目的や流れを理解していない状態では、個々の作業が何につながるのか把握しづらいためです。 たとえば、請求書発行業務であれば、「売上データの確認→請求金額の確定→上長の承認→取引先への送付」という一連の流れを冒頭に記載します。そのうえで、それぞれの作業手順を詳しく説明すると、後任者が現在どの工程を進めているのか理解しやすくなります。 このように、業務全体の流れを示してから個別の手順を説明することで、後任者が作業のつながりを把握しやすい資料になります。 （2）画像や表を使って視覚的に整理する 文章だけでは伝わりにくい内容は、画像や表を使って整理しましょう。とくに、システムの操作方法や複数の担当者が関わる業務は、文章だけで説明すると、後任者が内容を理解するまでに時間がかかる場合があります。 たとえば、システムの操作手順を説明するときは、実際の画面のスクリーンショットを挿入し、クリックする場所を矢印や枠で示します。また、業務ごとの期限や担当者をまとめる場合は、表形式にすると、それぞれの情報を比較しながら確認しやすいです。 ただし、画像や表を増やしすぎると、かえって必要な情報を探しづらくなります。そのため、複雑な操作は画像、複数の情報を整理するときは表というように、内容に応じて使い分けましょう。 （3）引き継ぎ後に懸念される問題と対応方針を記載する 引き継ぎ後に発生が懸念される問題がある場合は、懸念事項と対応方針も資料に記載しましょう。とくに、前任者が把握している課題を共有しないまま引き継ぐと、後任者が問題に気づかず、対応が遅れる恐れがあります。 たとえば、取引先との契約更新で条件が確定していない場合は、「A社との価格交渉が難航しており、契約更新が遅れる可能性がある」と記載します。あわせて、交渉の経緯や、いつまでに誰へ確認すべきかもまとめておきましょう。 このように、現在抱えている課題や今後起こり得る問題を、対応方針とセットで記載することで、後任者が事前に対策を考え、問題が発生したときにも適切に対応しやすくなります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっているーー」 ナレッジを育て、企業ポテンシャルを開放する「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 引き継ぎ資料を作る流れ 引き継ぎ資料を作るときは、いきなり文章を書き始めるのではなく、引き継ぐ業務の整理から資料の共有・管理まで、順序立てて進めることが重要です。 具体的には、以下の5つのステップで進めましょう。 （1）後任者と引き継ぎの範囲・スケジュールを決める まずは、担当している業務を洗い出し、後任者や上司と相談して引き継ぎの範囲とスケジュールを決めます。事前に引き継ぐ内容と期限を明確にすることで、資料の作成漏れや引き継ぎの遅れを防ぎやすくなるためです。 たとえば、営業事務の引き継ぎであれば、請求書の発行や顧客情報の更新など、担当している業務を一覧にします。そのうえで、各業務の実施頻度や重要度を確認し、どの業務をいつまでに引き継ぐのかを決めましょう。 また、資料を作成するだけでは後任者が業務を理解できない場合もあります。そのため、引き継ぎの完了日から逆算し、資料の作成だけでなく、後任者への説明や実務練習の期間も確保することが重要です。 （2）既存の資料を集めて不足している情報を補う 次に、業務マニュアルや過去の引き継ぎ資料などを集め、活用できる情報を整理しましょう。既存の資料を活用すれば、すべての内容を一から書き直す手間を省けます。 たとえば、請求書の発行手順がすでにマニュアルにまとめられている場合は、引き継ぎ資料に同じ内容を書き直すのではなく、マニュアルの保存先を記載します。一方、マニュアルに記載されていない取引先ごとの注意点や、現在進行中の案件については、新たに情報を追加しましょう。 ただし、古い資料をそのまま使うと誤った情報を引き継ぐ恐れがあるため、現在の業務手順と一致しているかも確認する必要があります。 （3）後任者が実際に使える形に資料をまとめる 必要な情報が集まったら、後任者が業務中に確認しやすい形に整理します。情報を集めただけでは、どこに何が書かれているのかわからず、必要な内容を探すのに時間がかかるためです。 具体的には、前述した7項目に沿って情報を分類し、業務ごとに見出しを付けてまとめます。また、複数の業務を引き継ぐ場合は、業務ごとに資料を分けたり、目次を設けたりすると、目的の情報を見つけやすくなるためおすすめです。 このとき、資料の保存場所や関連マニュアルへのリンクもまとめておくと、後任者が複数のフォルダを探し回る手間を減らせます。 （4）後任者に業務を実践してもらい、資料を修正する 資料を作成したら、後任者に共有し、実際の業務を進めてもらいます。資料を読むだけでは理解できたつもりになっていても、実際に作業すると不明点が見つかる場合があるためです。 たとえば、前任者が最初に作業の流れを説明した後、後任者に請求書の作成を任せます。その際、資料に書かれていない操作や、判断に迷った箇所を記録してもらいましょう。 そのうえで、後任者から出た質問や実務中に見つかった不足情報を資料へ反映し、前任者がいなくても作業を進められる状態に修正することが大切です。 （5）資料の更新担当者と管理ルールを決める 最後に、引き継ぎ資料を共有した後の更新担当者と管理ルールを決めます。引き継ぎが完了しても、業務手順や担当者が変更されれば、資料の内容も修正する必要があるためです。 たとえば、業務の担当者を資料の更新責任者とし、手順や社内ルールに変更があったときは、速やかに内容を修正する運用を決めます。また、古い資料を誤って参照しないよう、保存場所を統一し、最新版を判断できるようにしましょう。 ただし、引き継ぎ資料が複数のフォルダに分散している場合、更新ルールを決めても、すべての資料に変更が反映されない恐れがあります。そのため、資料の更新・管理が難しい場合は、ルールを整えるだけでなく、情報管理の仕組み自体を見直すことも検討しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっているーー」 ナレッジを育て、企業ポテンシャルを開放する「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 引き継ぎ資料を共有した後に起こりがちな問題とは 引き継ぎ資料を共有した後に起こりがちな問題として、後任者が必要な情報をすぐに見つけられないことが挙げられます。資料自体がわかりやすくても、関連するマニュアルや過去の対応履歴が複数の場所に分散していると、情報を探すのに時間がかかるためです。 たとえば、引き継ぎ資料は共有フォルダ内のWordファイル、顧客情報は別フォルダのExcelファイル、過去の対応履歴はメールで管理されている場合、後任者は業務のたびに複数の場所を確認しなければなりません。その結果、必要な情報を見つけられず、引き継ぎ後も前任者への確認が繰り返される恐れがあります。 こうした問題は、引き継ぎ資料に関連資料の保存場所を記載するだけでは、十分に解決できない場合があります。なぜなら、情報が分散したままでは、資料が増えたり保存場所が変わったりするたびに、参照先を確認し直す必要があるためです。 そのため、引き継ぎ資料の書き方を改善するだけでなく、普段から業務情報を一元管理し、後任者が必要な情報をすぐに検索できる仕組みを整えることが重要です。 .narekan-cta { --narekan-main: #00838F; --narekan-accent: #F9A825; --narekan-accent-dark: #D98D00; --narekan-radius: 20px; max-width: 500px; margin: 40px auto; background: #fff; border: 2px solid var(--narekan-main); border-radius: var(--narekan-radius); overflow: hidden; } .narekan-cta__header { background: var(--narekan-main); color: #fff; font-size: 18px; font-weight: bold; text-align: center; line-height: 1.5; padding: 20px 16px; } .narekan-cta__body { padding: 32px; } .narekan-cta__text { color: #333; font-size: 15px; line-height: 1.9; 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