非IT企業向けの社内wikiおすすめ5選！選び方や導入時の注意点も解説

社内wikiは、社内のマニュアルや業務ノウハウなどを一元管理し、社員間で情報を共有するための仕組みです。情報の属人化を防ぎ、必要な情報を誰もが簡単に確認できる環境を整えることで、業務の効率化につながります。

しかし、実際には「ITに詳しい社員が少なく、社内wikiを導入しても使いこなせるか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、非IT企業におすすめの社内wikiや、自社に合うツールの選び方、導入時の注意点を中心に解説します。

この記事でわかること

• 社内wikiは、情報の分散や業務の属人化、新人教育の負担といった課題の解決に役立ちます。特に、ITリテラシーにばらつきがある非IT企業では、社員が直感的に操作できるツールを選ぶことが重要です。
• 非IT企業向けの社内wikiを選ぶときは、情報の蓄積・更新のしやすさや検索性、料金、サポート体制を比較しましょう。自社のITリテラシーや運用体制に合ったツールを選ぶことで、導入後の定着につながります。
• 社内wikiを導入するときは、最初からすべての情報を移行せず、必要な情報から段階的に蓄積することが大切です。運用ルールを整え、社員が日常的に利用できる環境を作れば、情報共有の効率化や属人化の解消を目指せます。

目次[表示][非表示]

1. 社内wikiが必要な企業のケースとは
2. 非IT企業向けの社内wikiを選ぶポイント
3. 非IT企業におすすめの社内wiki5選
4. 【比較表】非IT企業向け｜おすすめの社内wiki5選
5. 社内wikiを導入するときの注意点
6. まとめ｜非IT企業でも使いやすい社内wikiで情報共有を効率化しよう

社内wikiが必要な企業のケースとは

社内wikiは、社内の情報や業務ノウハウを一元管理し、社員間で共有するための仕組みです。特に、情報の分散や業務の属人化、引き継ぎの負担などに課題を抱えている企業では、社内wikiの導入が有効です。

社内情報が分散し、必要な情報を見つけにくくなっている

社内情報が複数の場所に分散している企業では、必要な情報を探すだけで時間がかかってしまいます。

たとえば、業務マニュアルは共有フォルダ、日々の連絡はメール、業務上のノウハウは個人のExcelなど、情報の保管場所が統一されていないケースです。この状態では、社員が必要な情報を探すたびに複数ツールを確認しなければならず、情報共有の効率が低下します。

社内wikiを導入すれば、マニュアルや業務ノウハウなどを一元管理でき、社員が必要な情報をすぐに見つけられるようになります。

ベテラン社員に業務上の知識やノウハウが集中している

ベテラン社員に業務上の知識やノウハウが集中している企業も、社内wikiの導入が必要です。

長年の経験から得た業務上の知識やノウハウがベテラン社員個人に蓄積されていると、ほかの社員は本人に直接確認しなければなりません。その結果、ベテラン社員の業務負担が増えるだけでなく、担当者の不在時には業務が滞る恐れもあります。

社内wikiに知識やノウハウを蓄積しておけば、ほかの社員も必要な情報を自分で確認できるため、特定の社員に依存しない業務体制を構築できます。また、ベテラン社員の退職や異動に伴うノウハウの喪失を防ぎ、組織全体で知識を活用できるようになるのです。

新人教育や業務の引き継ぎに時間がかかっている

新人教育や業務の引き継ぎに時間がかかっている企業も、社内wikiの導入を検討すべきです。

業務手順や注意点、過去の対応事例などが体系的に整理されていないと、新人は必要な情報を得るために先輩社員へ何度も質問しなければなりません。また、担当者の異動や退職時にも、後任者へ業務内容やノウハウを一つずつ説明する必要があり、引き継ぎに多くの時間がかかります。

社内wikiに業務マニュアルや引き継ぎ情報を蓄積しておけば、新人や後任者が必要な情報を自分で確認できるため、教育や引き継ぎにかかる負担を軽減できるのです。

非IT企業向けの社内wikiを選ぶポイント

非IT企業が社内wikiを導入するときは、機能の豊富さだけでなく、社員が無理なく使い続けられるかどうかが重要です。ここでは、自社に適した社内wikiを選ぶために確認したい4つのポイントを紹介します。

情報を簡単に蓄積・更新できるか

情報を簡単に蓄積・更新できるかどうかは、非IT企業が社内wikiを選ぶうえで重要なポイントです。

操作が複雑なツールでは、ITに不慣れな社員が情報の登録や編集に負担を感じ、次第に利用されなくなる恐れがあります。そのため、専門知識がなくても直感的に操作できることや、テンプレートを活用して簡単に情報を作成できることが重要です。

誰でも迷わず情報を登録・更新できるツールを選ぶことで、社員の負担を抑えながら、社内wikiへの継続的な情報蓄積を促せます。

情報の検索性が高いか

社内wikiを選ぶときは、必要な情報をすぐに見つけられる検索機能が備わっているかも確認しましょう。

情報を蓄積していても、検索に時間がかかるようでは、社員が必要な情報を探す手間が増えてしまいます。そのため、キーワード検索やタグ・カテゴリによる絞り込みなど、目的の情報にたどり着きやすい機能があるかが重要です。

検索性に優れたツールを導入すれば、社員が必要な情報を自分で探せるようになり、ほかの社員への問い合わせや情報収集にかかる時間を削減できます。

自社の利用人数や予算に合っているか

自社の利用人数や予算に適した料金プランが用意されているかも重要なポイントです。

ツールによって、利用人数に応じた料金体系や、プランごとに利用できる機能が異なります。そのため、現在の従業員数だけでなく、今後の利用人数の増加も見据えながら、必要な機能と費用のバランスを比較する必要があります。

自社の規模や予算に合ったツールを選ぶことで、無理なく導入・運用を続けられるようになるのです。

導入・運用時のサポート体制が充実しているか

非IT企業が社内wikiを導入するときは、導入時の設定や運用中のトラブルに対応してもらえるサポート体制が整っているかも確認しましょう。

ITに詳しい社員が少ない企業では、初期設定や操作方法がわからず、導入がスムーズに進まない場合があります。また、運用を開始した後も、操作上の疑問や不具合が生じたときに相談できる窓口がなければ、社内wikiの活用が定着しにくいです。

導入前の相談から運用開始後の問い合わせまで対応してくれるツールを選ぶことで、ITに不慣れな企業でも安心して社内wikiを活用できます。

非IT企業におすすめの社内wiki5選

以下では、ITに不慣れな社員が多い企業にも定着しやすい社内wikiを5つご紹介します。機能や料金、口コミをまとめていますので、自社に最適な社内wikiの参考にしてみてください。

ナレカン｜社内に散在するナレッジを一元管理し、AI検索できる

https://www.narekan.info/

＜ナレカンをおすすめするポイント＞

1. 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
   「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
2. 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
   ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
3. 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
   初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。

Notion｜自由度の高い情報管理・共有ができる

Notionの特徴・使い方

• ページやデータベースを組み合わせて、自由に情報を整理できるNotionは、テキストや画像、表などを組み合わせてページを作成できます。ページを階層化したり、データベースを活用して情報を一覧化したりできるため、業務マニュアルや議事録など、さまざまな情報を一元管理できます。
  
• テンプレートを活用して、情報共有の仕組みを構築できる
  マニュアルや議事録、タスク管理などに使えるテンプレートが用意されており、必要に応じてカスタマイズできます。また、ページごとに閲覧・編集権限を設定できるため、部署や役職に応じた情報共有も可能です。

Notionがおすすめの企業

• 社内情報を用途に合わせて柔軟に整理・管理したい企業
  ページやデータベースの構成を自由にカスタマイズできるため、業務マニュアルやプロジェクト情報などを自社の運用に合わせて管理したい企業におすすめです。
  
• 社内wiki以外にも、幅広い用途で情報共有ツールを活用したい企業情報共有だけでなく、タスク管理やプロジェクト管理、議事録の作成などにも活用できます。そのため、複数のツールに分散している業務情報を集約したい企業にも適しています。

Notionの注意点

• 自由度が高い分、運用ルールやページ構成を決める必要がある
  ページの構成やデータベースを自由に設計できる一方、情報の分類方法や管理ルールを自社で決める必要があります。導入時に設計が不十分だと、情報が整理されず、必要な情報を見つけにくくなる可能性があるため注意しましょう。
  
• 使いこなせるようになるまでの負担が大きい
  利用しているユーザーからは「機能が次々と追加され、多機能になった反面、初期設定やデータベースの構築にかかる学習コストが以前より高くなっていると感じる。」という声があります。（参考：ITreview）

Notionの料金体系

• フリープラン：0円/ユーザー/月
• プラスプラン：2,000円/ユーザー/月
• ビジネスプラン：3,800円/ユーザー/月
• エンタープライズプラン：要問い合わせ

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Confluence｜組織内のドキュメントやナレッジを体系的に管理できる

Confluenceの特徴・使い方

• スペースとページを活用して、情報を体系的に整理できる
  情報を「スペース」と「ページ」の階層構造で管理します。スペースを部署やプロジェクトごとに作成し、その中に業務マニュアルや議事録などのページを作成できます。
  
• 複数人でドキュメントを共同編集・更新できる
  ページの作成や編集を複数人でできるほか、コメント機能や変更履歴によって、情報の修正内容や更新状況を確認できます。また、テンプレートも用意されているため、議事録や業務手順書などの形式を統一しながら情報を蓄積できます。

Confluenceがおすすめの企業

• 部署やプロジェクトごとに情報を整理して管理したい企業
  スペースやページを使って情報を階層的に整理できるため、部署ごとに異なる業務マニュアルや社内規程を管理したい企業におすすめです。情報の分類方法を統一することで、組織全体でナレッジを共有しやすくなります。
  
• 複数の社員が共同でドキュメントを作成・更新する企業
  複数人でページを編集できるため、各部署の担当者がそれぞれの業務マニュアルやノウハウを作成・更新する運用に適しています。特定の担当者だけに情報管理を任せず、組織全体でナレッジを蓄積したい企業にも向いています。

Confluenceの注意点

• 機能が豊富な分、操作や情報整理のルールを整える必要がある
  多様な機能を備えている一方、スペースやページの構成、権限設定などを適切に設計する必要があります。ITに不慣れな社員が多い企業では、導入時に基本的な操作方法を共有したり、情報の分類方法を統一したりすることが大切です。
  
• UIが見づらい
  利用しているユーザーからは「弊社のポータルでは左側にメニューがあり、見出しを開いて小項目を順に確認しますが、昔のホームページのようでデザインがやや古く見えてしまいます。もう少しUI面で見やすく、分かりやすいと良さそうに感じました。」という声があります。（参考：ITreview）

Confluenceの料金体系

• Freeプラン：0円/ユーザー/月（最大10ユーザー）
• Standardプラン：1,050円/ユーザー/月（100ユーザー利用時の参考価格）
• Premiumプラン：2,070円/ユーザー/月（100ユーザー利用時の参考価格）
• Enterpriseプラン：要問い合わせ

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NotePM｜社内マニュアルの蓄積・検索に強い国産ツール

NotePMの特徴・使い方

• ITに不慣れでも簡単にマニュアルを作成できる
  見出しや表、画像などを組み合わせて、Web上で簡単にマニュアルを作成できます。議事録や業務マニュアル、操作手順書などのテンプレートも用意されているため、専門知識がなくても情報を整理可能です。
  
• 添付ファイルの中身まで検索できる高い検索機能を備えている
  ページのタイトルや本文だけでなく、添付したWord・Excel・PDFなどのファイル内も全文検索できます。さらに、キーワードの表記揺れや同義語にも対応した関連度検索や、作成者・更新日・タグなどによる絞り込みも可能です。

NotePMがおすすめの企業

• ITに不慣れな社員が多く、簡単に情報を蓄積できる仕組みを整えたい企業
  シンプルな操作画面とテンプレートを備えているため、ITツールに慣れていない社員でもマニュアルや業務ノウハウを作成しやすいです。そのため、複雑な操作を必要とせず、現場の社員にも情報登録を定着させたい企業に適しています。
  
• 紙やExcelなどに分散した社内情報を一元管理したい企業
  マニュアルや社内規程などをページとして蓄積できるほか、既存のWordやExcel、PDFなども添付して管理できます。ファイルの中身まで検索できるため、これまで分散していた資料を集約し、必要な情報をすぐに見つけられる環境を整えたい企業におすすめです。

NotePMの注意点

• 編集ユーザーと閲覧ユーザーの人数を分けてプランを選ぶ必要がある
  情報の作成・編集ができる「編集ユーザー」と、検索・閲覧のみができる「閲覧ユーザー」の2種類に分かれています。現場の社員が自分でマニュアルを作成・更新する場合は、編集ユーザーの人数を十分に確保する必要がある点に注意しましょう。
  
• 最新の情報が判断しづらいことがある
  利用しているユーザーからは「申請関連の情報は更新や追加が多いため、どのページが最新なのか分かりにくくなることがあります。」という声があります。（参考：ITreview）

NotePMの料金体系

• プラン10：5,400円/月（編集10名・閲覧30名、合計40名まで）
• プラン15：8,100円/月（編集15名・閲覧45名、合計60名まで）
• プラン25：13,500円/月（編集25名・閲覧75名、合計100名まで）
• プラン50：27,000円/月（編集50名・閲覧150名、合計200名まで）

※料金はすべて税抜きです。月額料金はユーザー単価ではなく、プラン全体の合計金額です。

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DocBase｜社内の情報やノウハウを記事形式で共有できるツール

DocBaseの特徴・使い方

• シンプルな編集画面で、誰でも簡単に情報を蓄積できる
  情報を「メモ」と呼ばれる記事形式で作成・共有できます。Markdownとリッチテキストに対応しており、専門的な知識がなくても直感的に文章を作成できます。
  
• タグやグループ、全文検索で必要な情報を見つけやすい
  作成したメモにはタグを付けられるほか、グループごとに公開範囲を設定できます。また、キーワードやタグによる検索に加えて、添付ファイル内も全文検索できるため、社内に蓄積された情報を効率的に探せます。

DocBaseがおすすめの企業

• ITに不慣れな社員でも簡単に情報を蓄積できる環境を整えたい企業
  シンプルな画面と複数の編集モードを備えているため、ITツールの操作に不慣れな社員でも利用しやすいです。日々の業務中の気づきやノウハウを気軽に共有できるため、現場の社員から情報を集め、組織全体で活用したい企業に適しています。
  
• 部署やチームごとに情報の共有範囲を分けたい企業
  グループ機能によってメモの公開範囲を設定できます。部署ごとの業務マニュアルや社内規程など、情報の内容に応じて閲覧できる社員を制限できるため、必要な情報を適切な範囲で共有したい企業にもおすすめです。

DocBaseの注意点

• 情報を階層構造で整理する機能は備わっていない
  タグやグループを使って情報を分類する仕組みであり、ページを階層化して管理する形式とは異なります。そのため、情報をフォルダのような階層構造で細かく整理したい企業は、タグやグループを活用した管理方法が自社に合うか確認しましょう。
  
• 検索性が高くない
  利用しているユーザーからは「ほしい記事が見つからないことが多いため検索性を高くしてほしいです。」という声があります。（参考：ITreview）

DocBaseの料金体系

• パーソナルプラン：550円/月（1人まで）
• スタータープラン：1,320円/月（3人まで）
• ベーシックプラン：4,950円/月（10人まで）
• レギュラープラン：11,000円/月（30人まで）
• ビジネスプラン：23,100円/月〜（100人〜3,000人）

※料金はすべて税込みです。初期費用は無料で、30日間の無料トライアルも利用できます。

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【比較表】非IT企業向け｜おすすめの社内wiki5選

以下は、非IT企業におすすめの社内wiki5選の比較表です。（左右にスクロールできます。）

社内wikiを導入するときの注意点

社内wikiを導入するときは、ツールを用意するだけでなく、社員が継続的に活用できる運用体制を整えることが重要です。ここでは、社内wikiの導入をスムーズに進め、社内での情報共有を定着させるために押さえておきたい3つの注意点を紹介します。

最初からすべての情報を移行しようとしない

社内wikiを導入するときは、最初からすべての情報を移行しようとせず、必要性の高い情報から段階的に整理することが大切です。

既存の紙資料やExcel、共有フォルダなどに保管されている情報を一度に移行しようとすると、内容の確認や分類に多くの時間がかかり、担当者の負担が大きくなります。また、古い情報や重複した資料まで蓄積されると、かえって必要な情報を見つけにくくなる恐れもあります。

そのため、まずは業務マニュアルや社内規程など、社員が日常的に参照する情報を優先して移行し、運用状況を確認しながら対象を広げていきましょう。

情報の登録・更新に関するルールを決める

社内wikiを継続的に活用するには、情報の登録・更新に関するルールをあらかじめ決めておくことが重要です。

ルールが曖昧なまま運用を始めると、社員によって情報の記載方法や保存場所が異なり、必要な情報を探しにくくなる恐れがあります。また、情報の更新担当者が決まっていない場合、古い内容が放置され、誤った情報を参照してしまう可能性もあります。

そのため、情報の登録先や記載形式、更新するタイミング、担当者などを明確にし、社員全員が共通のルールに沿って運用できる体制を整えましょう。

社員が日常的に利用する仕組みを整える

社内wikiを定着させるには、社員が日々の業務の中で自然に利用できる仕組みを整えることが大切です。

社内wikiを導入しても、利用する機会が少なければ、情報の登録や閲覧が習慣化せず、十分に活用されない可能性があります。そのため、朝礼や定例会議で社内wikiを確認したり、業務上の疑問が生じた場合にまず社内wikiを検索したりするなど、日常業務に組み込む工夫が必要です。

さらに、導入時には操作方法を説明する機会を設け、社員が使い方に迷わないようにすることも重要です。こうした取り組みを通じて、社員が社内wikiを利用する習慣を身につけ、組織全体での情報共有を促進できます。

まとめ｜非IT企業でも使いやすい社内wikiで情報共有を効率化しよう

これまで、社内wikiが必要な企業のケースや、非IT企業向けの社内wikiを選ぶポイント、おすすめのツール5選、導入時の注意点を中心にご紹介しました。

非IT企業では、紙やExcel、共有フォルダなどに社内情報が分散していたり、ベテラン社員に業務上の知識やノウハウが集中していたりすることで、情報共有が進みにくくなります。そのため、誰でも簡単に情報を登録・更新でき、必要な情報をすぐに検索できるツールを選ぶことが大切です。

また、社内wikiを導入するときは、最初からすべての情報を移行するのではなく、必要性の高い情報から段階的に蓄積することが重要です。さらに、情報の登録・更新に関するルールを決め、社員が日常的に利用する仕組みを整えることで、継続的な活用につながります。

結論、非IT企業が社内wikiを導入するなら、社内に散在する情報やノウハウを一元管理でき、AI検索によって必要な情報を効率よく見つけられるナレッジ管理ツール「ナレカン」がおすすめです。

ぜひ「ナレカン」を導入し、社内の情報を組織全体で共有・活用できる環境を整えましょう。