社歴を問わず全社でマニュアル整備。ナレカンが浸透し「教える」から「見て学ぶ」へ

画面が見やすく操作しやすいうえ、実務に役立つ機能が揃っていた点が決め手でした。

貴社の事業内容についてお聞かせください。

中尾さま：
弊社は、福岡・北九州・熊本エリアを中心に事業を展開しているハウスメーカーです。主に建売分譲住宅の販売と、既存住宅のリノベーション事業を手掛けています。

導入前の課題や、ナレッジマネジメントツールを検討されたきっかけを教えてください。

濱田さま：
業務マニュアルが整備されておらず、情報の属人化やベテラン社員に依存した状態になり、業務に支障が出始めていたことがきっかけです。

また、社員数の増加に伴い、部下・後輩への指導を体系化するための手順書やツールが不足していた点も課題でした。

谷口さま：
これまで体系的なマニュアルが整備されておらず、新入社員や中途採用者が入社しても「イデアハウスとしての業務の進め方」を統一して伝える手段が確立されていない点が課題でした。

そのため、同じ内容が繰り返し質問され、回答者・質問者ともに負担となっていたのです。

また、問題が発生した場合も、人によって教え方や伝え方、対応方法にばらつきがあり、現場が混乱する場面も少なくありませんでした。

ナレカン導入の決め手についてお聞かせください。

濱田さま：
ナレッジマネジメントツールの導入にあたっては、5社ほど比較検討し、デモも踏まえて評価しました。

そのなかでナレカンは、画面の見やすさや操作性の良さに加え、既存マニュアルを活かせる「AI要約機能」や「承認フロー機能」、画像・動画の差し込みやすさなど、現場で活用しやすい機能が揃っていた点が大きな決め手でした。

また、マニュアルを一から作成していく必要があったため、初期段階からの手厚いサポートやアフターフォローがある点も、導入の後押しになりました。

ナレカンでは、どのような情報を管理していますか？

谷口さま：
現在は、業務で使用するマニュアルや手順書をすべてナレカンで一元管理しています。

たとえば営業部であれば、トークスクリプトのような定型のマニュアルだけではなく、「印象を良くする工夫」のような経験則や「社内ツールの使い方」などの事務的な手順書まで、すべて格納しています。

業務マニュアルのすべてをナレカンに集約できました。

ナレカン導入にあたって、どのような体制とスケジュールで進められたのでしょうか？

中尾さま：
ナレカンの導入は、2025年5月に発足した「業務標準化プロジェクト」向けの一環としてスタートした、会社全体の重要施策でした。

当社では、各部署や拠点を3チームに分け、段階的にマニュアル整備を進めました。各部署で責任者と記事作成担当者を明確に定め、週1回のミーティングで進捗や課題を共有しながら推進していたのが特徴です。

また、財務経理部や経営企画室で確立した運用方法を、異動したメンバーを通じて他部署にも展開したことで、部署間でノウハウを共有しながら全社的に整備を進めることができました。

他部署への横展開の起点となった財務経理部では、どのような手順で進められましたか？

谷口さま：
私が所属する財務経理部では、

1. 業務の洗い出し

2. 既存マニュアルの整理

3. 重要度・緊急性に応じた優先順位付け

4. マニュアルの作成

5. 作成後の成果物の維持・管理

という流れで運用を進めました。

特に意識したのは、情報を細かくしすぎないことです。記事の階層は第3階層程度までに抑え、最初から完璧を目指すのではなく、まずは概要レベルで公開し、その後の運用の中でブラッシュアップしていく方針を採用しました。

その結果、当初の予定通り、3ヶ月でマニュアル整備率100%を達成できました。

ナレカンは、単なる保管場所ではなく「日常的に使うツール」として定着しています。

導入後の変化や、現場での声をお聞かせください。

谷口さま：
以前は、新入社員が入社すると先輩社員が付きっきりで教える必要があり、お互いに時間的な負担が大きい状況でした。

それがナレカンに情報を一元化したことで、若手社員が自ら学び、そのうえで先輩に質問する流れが定着しました。その結果、教育にかかる時間や負担を削減できるようになっています。

また、人によって教え方や伝え方が異なる場面も減り、業務の標準化が進んでいるのを感じています。

濱田さま：
稟議についても、以前に比べて内容が統一されるようになりました。必要な項目が漏れなく揃った状態で申請されるため、意思決定を効率よく進められるようになっています。

また、これまで部署や担当者によってばらつきがあった業務水準を、全体として引き上げられたことも、ナレッジを導入した大きな効果の一つだと感じています。

ナレカンは、社内でどのような存在になっていますか？

谷口さま：
現在では、各部署でナレカンを開いて情報を確認することが当たり前になり、単なる保管場所ではなく「日常的に使うツール」として定着しています。

従来の文字だらけで見づらいマニュアルというイメージからも脱却でき、社内全体でナレッジが活用される状態を作れた点は、大きな成果だと感じています。

また不明点が出るたびに内容を追加・改善しているため、マニュアルも現場に合わせて継続的にブラッシュアップされています。

一度作成して終わりではなく、更新・管理を続ける文化が根付いている点も大きな変化です。

手厚いサポートのおかげで、導入前の不安は解消され、安心して運用を続けられています。 

ナレカンのサポート体制は、いかがでしょうか。

谷口さま：
サポート体制についても、メールでの問い合わせにいつも迅速にご対応いただけており、大変満足しています。

今後も継続して活用しながら、より一層ナレッジの蓄積・活用を進めていきたいと考えています。

中尾さま：
現時点でも、非常に満足しています。

導入前は、マニュアルを一から作成する必要があり、不安な気持ちもありました。しかし、導入後のフォローや手厚いサポートのおかげでその不安も解消され、安心して運用を続けられています。

まだ使いこなせていない機能も多いので、他社の活用事例なども含めて、引き続きご支援いただけるとありがたいです。今後、当社でも社員数の増加が見込まれるため、マニュアルや手順書をしっかりフル活用しながら運用していきたいと考えています。

業務マニュアルを一から整備する企業にとって、ナレカンは非常に相性が良いサービスです。

どのような組織・課題をお持ちの方にナレカンをおすすめしたいと感じますか。

谷口さま：
どの企業にもマニュアルや規程は必要になるため、これから業務の標準化を進めたい企業に非常におすすめです。

とくに、社員への浸透のしやすさや、現場で使いやすいマニュアル運用を重視している企業にフィットするサービスだと感じています。

中尾さま：
構築から運用・定着まで伴走してもらえるため、業務マニュアルを一から整備する企業にとって、ナレカンは非常に相性が良いサービスだと思います。

ナレカンをご利用いただいたご感想や、導入を検討されている方へのメッセージをお願いいたします。

濱田さま：
当社の業務標準化プロジェクトは、昨年から重点的に取り組んできたもので、優先事項として推進してきました。

そのなかで、業務マニュアルがナレカンを通じて親しみを持って活用される状態が浸透した点は、大きな成果だったと感じています。今後は、一度作成して終わりではなく、業務のなかで継続的に活用しながら、会社の資産としてしっかり蓄積していきたいと考えています。

業務の標準化やナレッジ蓄積に取り組みたい企業に、ぜひ一度ご検討いただきたいです。