仕事の確認不足やうっかりミスの対策は？原因やおすすめツールも紹介
仕事では、しばしば確認不足によるミスが起こり得ます。しかし、些細な確認不足が、重大なミスにつながるケースも少なくないため、早急に原因を特定して防止しなければいけません。
しかし、個人ではしっかりしているつもりでも「確認漏れを何度も繰り返してしまう」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、確認不足の原因と対策を中心にご紹介します。
- 確認不足による仕事のミスを減らしたい
- 確認不足によるミスの対策方法を知りたい
- 確認作業を、社内全体で効率的かつ確実に行いたい
という方はこの記事を参考にすると、確認不足の原因や適切な対策法がわかり、効果的な情報共有・管理の方法も見つけられます。
目次
確認不足やうっかりミスが多い人の特徴4選
ここでは、確認不足やミスが多い人の特徴を解説します。特徴を理解し、致命的なミスにつながる前に対策しましょう。
（1）細かい作業に不慣れ
確認不足やミスが多い人の１つ目の特徴は、細かい作業に不慣れな方です。
ミスが発生しやすい業務として、同じ作業の繰り返しや単調な業務が挙げられます。このような業務では、細かい作業が苦手な方はストレスを感じやすく「文章の誤字脱字」「金額や個数の数字の入力ミス」などが目立つのです。
そのため、確認が大雑把になってしまうという方は、校閲機能を利用して誤字脱字を防いだり、関数を使って自動計算したりして、やり方を工夫すべきです。
（2）気持ちの切り替えが苦手
確認不足やミスが多い人の2つ目の特徴は、気持ちの切り替えが苦手な方です。
どれだけ対策をしていでも、予期せぬ原因によりミスが発生しすることがあります。その際に、ミスをいつまでも引きずってしまう人は確認ミスを繰り返しやすいです。
同じミスを起こさないようにするためにも、反省した後はすぐに気持ちを切り替えて改善を行うことが大切です。
（3）日常の整理整頓ができない
確認不足やミスが多い人の3つ目の特徴は、日常の整理整頓ができない方です。
身の回りの整理整頓ができていないと注意が散漫になりがちです。また、散らばった書類の中から必要な書類を探し出すのに時間がかかり、気持ちの焦りから業務の質も下がってしまいます。
このように、普段から整理整頓ができていない人は集中力が低下しがちなため「期日を間違えていて、納期に間に合わなかった」「頼まれていた資料作りを忘れていた」などのミスが起こりやすいです。
（4）思い込みが激しい
確認不足やミスが多い人の4つ目の特徴は、思い込みが激しい方です。
たとえば、“「いつもと同じ」と住所変更に気づかずに資料を送付した”、”マニュアルの変更を確認しておらず、古い方法で作業をした”など思い込みにより、確認不足を怠るケースがあります。
そのため、思い込みが激しい人は「心がけ」から改善していく必要があると言えます。
【原因解説】仕事の確認不足・ヒューマンエラーはなぜ起こるのか？
仕事における確認不足が起こる原因としては、以下の4点が挙げられます。確認不足のミスが多いチームは、まずは下記の項目に当てはまっていないかを確認しましょう。
（1）確認するための時間が不足している
確認不足の原因のひとつが、確認作業に費やす十分な時間が取れていないことです。
確認時間が不足していると、作業が不十分であっても気付きにくく、見落としてしまいがちです。一方、現場では、ほかの業務が忙しく確認作業のための時間が十分にとれないので、手短に確認作業を終わらせるケースが実際に発生します。
したがって、個人の心がけの問題なのか、ほかの業務で時間が足りていないのか、原因を特定することが重要です。
（2）確認作業の慣れによる緊張感の低下
確認作業の慣れにより緊張感が低下し、確認が甘くなることも確認不足の一因です。
とくに、ベテラン社員がミスする場合、慣れによる気の緩みが原因であることが多いです。加えて、ミスが起こりにくい業務では「ミスの可能性は低い」と先入観が入り、ミスがあっても気づかないという確認不足が起こりがちです。
そのため、確認フローを明確化する、チェックリストを作成するなど、確認作業を確実に実施する仕組みが求められます。
（3）ダブルチェックをしていない
確認作業でダブルチェックを実施しなければ、確認不足となりミスを引き起こしやすくなります。
確認作業が1回ではミスを発見しきれない可能性もあるので、契約書や金額の確認などミスが許されない書類などのチェックは、複数人による確認が有効です。
また、ダブルチェックは一人で複数回確認作業を行うパターンと、二者もしくはそれ以上の複数人によって確認作業を行うパターンに分かれます。ただし、一人で確認作業を行う前者はミスの防止に限界があるため、複数人で実施することが一般的です。
（4）コミュニケーションが不足している
社内におけるコミュニケーション不足も、確認不足の大きな原因となります。
業務に関する情報共有が十分でなければ、注意すべき点や変更点の共通認識が持てず、確認不足によるミスが発生します。また、コミュニケーションが不足していると、不明点があっても周りに聞きづらく、わからないまま業務を進めてしまいミスにつながることがあります。
したがって、確認不足が起こってしまう背景には、社員間のコミュニケーションが十分に図れない「社内環境そのもの」が原因の可能性があるのです。
（5）業務に関する情報が確認しづらい
業務に関する情報が確認しづらいこともミスの原因の一つです。
社内の情報がまとまっていない、もしくはまとまっていても探したい情報がすぐに見つかる状態になっていないと、不明点をすぐに解消することができず間違った認識のまま業務を進めてしまいます。
そこで、たとえば「ナレカン」のような検索機能の付いた情報共有ツールを活用することで、組織のメンバー全員が簡単に知りたい情報にアクセスでき、正しい確認方法や業務内容を確かめられます。
仕事の確認不足を防ぐための対策
以下では、確認不足を防ぐための具体的な対策をご紹介します。確認漏れが頻発している職場では、取り返しのつかないミスが起きる前に必ず対策をしましょう。
（1）確認用のチェックリストを用意する
まず、確認用のチェックリストを用意しましょう。
何に注意するべきかを明確にしないまま漠然と確認していても、確認漏れはなくなりません。そこで、確認する項目をリストにまとめて共有することで、メンバー全員が同じように確認作業を実施できます。
したがって、確認作業が必要な業務にはチェックリストを作成し、注意して見るべきポイントの共通認識を持てるようにすると、確認不足によるミスを減らせるのです。
（2）他者によるダブルチェックをする
経験やスキルに富んだ他者の「ダブルチェック」も確認不足を予防する有効な対策法となります。
他者に確認してもらうことで、個人では気づけなかった思い込みによるミスを発見できるからです。また、経験やスキルのあるメンバーが担当すれば、ミスかどうかの判断もスピーディになります。
なお、定期的に確認の担当者を変えることで「慣れによる確認不足」も予防もできます。ただし、担当者が変わっても確認作業の品質を保てるようにマニュアルを整備し、体制づくりをしておきましょう。
（3）業務に関する情報をすぐに共有する
確認不足を防ぐためには、業務に関する情報をすぐに共有することも重要です。
業務に関する情報共有が不十分だと、変更点や注意事項が全体に伝わらないため、確認不足によるミスにつながります。また、ダブルチェックを実施する場合も、確認作業が困難です。
そこで、情報共有を正しく実施できる仕組みがあると、確認不足が起こりやすい部分の共有や他者によるダブルチェックがしやすくなり、効率よく正確に確認作業を行えます。
たとえば、今日では、「ナレカン」のようなツールを活用し、確認不足を防ぐための土台として、情報共有が正しく行える仕組みを構築する非IT企業も多いのです。
仕事の確認不足への対策に最もおすすめのツール
以下では、仕事の確認不足への対策に最もおすすめのツールをご紹介します。
仕事における確認不足やうっかりミスを減らすには、確認のやり方を統一し”仕組み化”する必要があります。なぜなら、社員がそれぞれの方法で行ってしまうと人によって個人差が生じてしまい、結果的にミスにつながりかねないからです。
そのため、確認のフローを明確化し、組織や部門内で運用すべきなのです。そこで、「業務の手順や注意点を共有できるITツール」を導入することで、確認すべき項目の漏れや知識の属人化を防げます。
したがって、確認不足によるミスをなくすために導入すべきは、あらゆる社内情報を集約し、必要な情報を”Google検索”するように探せるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンではテキスト・画像・ファイルであらゆる社内情報をまとめるだけでなく、まとめられた情報をヒット率100％の「超高精度検索」で見つけ出すことができます。そのため、社内のナレッジを正しく共有することができ、仕事におけるミスの減少につながります。
社内情報を一元管理しミスの防止に役立つ情報共有ツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.narekan.info/document-request
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
仕事における確認不足の原因と対策まとめ
これまで、確認不足の原因や対策を中心にご紹介しました。
円滑な業務の遂行や信頼関係に弊害をもたらす確認不足は、確認時間の不足や作業の慣れから生じる確認の甘さ、ダブルチェックやコミュニケーションの欠如が原因となって生じます。
確認不足によるミスを防ぐには個人の心がけだけでなく、組織全体の確認体制を見直す必要があります。そのため、ITツールを活用して業務内容や確認フローをマニュアル化・共有し、より効率的かつ確実に確認しましょう。
しかし、情報共有にはITツールを利用すると効果的である一方、多機能なツールを使うと操作が複雑で、かえってミスを引き起こしかねません。そこで、誰でも簡単に情報を共有・管理でき、確認不足の解消に貢献する「ナレカン」が最適です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、確認不足を防止し、重篤な事態へにつながる前にミスを予防しましょう。
