【4ステップ】研修マニュアル・手順書の作り方も紹介！
業務に必要な知識や技術を新人が身につけるには、具体的な業務の手順を示した「マニュアル」や「手順書」が必須です。
しかし、「研修で使えるマニュアル・手順書のつくり方が分からない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、研修で役立つ手順書の作り方やおすすめのアプリを中心にご紹介します。
- 研修用マニュアルの作り方を知りたい
- マニュアルや手順書を上手く運用できない
- マニュアルを簡単に作成できるツールがあれば知りたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、研修で求められる手順書・マニュアル作成の基本が分かり、社員教育に役立てられます。
目次
【4ステップ】研修マニュアル・手順書の作り方
以下では、研修マニュアルや手順書の作り方を4ステップでご紹介します。順序立てて作成すれば、飲食や看護、建築など業種を問わずに適切なマニュアルが完成するのです。
（1）概要を決める
まずは、マニュアルや手順書の大枠を定めます。
手当たり次第にマニュアルを作成すると混乱する可能性があるため、業務に優先順位を付けましょう。そして、それぞれのマニュアルについて「いつまでに、誰が作成するのか」を決定します。
優先順位を明確にしてスケジュールや体制を決定すれば、作成もスムーズに進められるのです。
（2）作業を洗い出す
次に、業務の作業を洗い出しましょう。
具体的には、社員にヒアリングする方法があります。ヒアリングは「業務を構成する大まかな仕事→それを構成する作業→さらに細かい単位の動作」の順序で実施するのが最適です。
業務を細かく分解しなければ、手順が抜け漏れる可能性があります。したがって、作業を細分化することを意識しながら洗い出しをしましょう。
（3）業務の流れを決める
次に、誰でも円滑に業務を進められる形に整理します。
ここでは、従来の手順について「手順に無駄がないか」「作業スピードに無理はないか」を検討して、最善の手順を決めましょう。また、仕事で使う設備や備品の位置も合わせて考慮しておくと、より無駄のないマニュアルになります。
誰もがスムーズに仕事ができるように、以上の視点から業務を整理しましょう。
（4）アプリで管理する
最後に、研修マニュアルや手順書はアプリで管理しましょう。
紙資料では目的のページを見つけるのに苦労するので、次第に誰も使わなくなる恐れがあります。また、マニュアルに変更があればわざわざ回収して、配り直す必要があるので面倒です。
それゆえに、余計な手間を減らすためにも、研修マニュアルや手順書はアプリで管理しましょう。たとえば、マルチデバイスに対応した「ナレカン」であれば、スマホでも簡単に編集ができます。
マニュアルと手順書の違いとは
マニュアルと手順書では、利用する「目的」に大きな違いがあります。
マニュアルは、業務のノウハウや全体の進行方法などをまとめたもので、「業務全体を網羅的に理解する」目的があります。一方で、手順書は、業務の具体的な内容や手順をまとめたもので「業務内の作業を限定的に理解する」目的があります。
これらの目的を理解したうえで、自社に適切なマニュアル・手順書を作成しましょう。
研修で求められるマニュアル・手順書とは
以下では、研修で求められるマニュアル・手順書の特徴を解説します。研修マニュアルや手順書は、新入社員が頻繁に使うので必見です。
（1）業務の全体像が分かる
はじめに、研修マニュアルは、業務の全体像が分かるようにしましょう。
業務の全体像を示すには、仕事の流れ（業務フロー）を図形と矢印を使って可視化したフローチャートが有効です。フローチャートは、業務の（1）開始・終了、（2）作業・処理、（3）条件の3項目で図形を使い分けると分かりやすくなります。
業務の全体像を示すことで新入社員は個人作業だけでなく、ほかの作業との関連性も分かるようになるのです。その結果、周りの状況や先のことを考えながら仕事ができます。
（2）最も効率的な手順が分かる
次に、手順が最も効率的であるかを確認しましょう。
具体的には、研修マニュアルを作成する前に、複数の社員に業務のヒアリングをすることが重要です。仮に、ヒアリングをせずに作成した場合、必要な手順やコツを拾えません。
また、ベテラン社員のノウハウをマニュアルに落とし込めば、チーム全体の生産性も改善にも役立ちます。
（3）すぐに必要なページが見つかる
最後に、時間や場所を問わずに、研修マニュアルを確認できる仕組みも必要です。
新入社員には作業手順を早く覚えてもらう必要があるので、いつでも必要な情報を確認できるようにしなければなりません。しかし、紙のマニュアルでは、目的のページがどこにあるのかすぐに分からないため、現場で使われなくなる可能性が高いのです。
したがって、高精度の検索機能を備えている「ナレカン」のように、すぐに目的のページを探し出せるアプリを使いましょう。
【これが必須】研修マニュアルの作成・管理が簡単にできるアプリ
以下では、研修マニュアルや手順書の作成・管理に最適なアプリをご紹介します。
研修で使うマニュアル・手順書を作るハードルを下げるには、「誰でも簡単にマニュアルを作成できるツール」を導入しましょう。テキストや画像、ファイル添付であらゆる情報を簡単にマニュアル化できるので、紙での作成に比べて時間も短縮できるのです。
また、膨大な量の情報をマニュアル化しても、欲しい情報をすぐに見つけられなければ探す時間が無駄にかかってしまします。したがって、「確認したい情報を簡単に探し出せるアプリ」を使うべきです。
結論、研修マニュアル・手順書の作成には、誰でも簡単にマニュアルを作成でき、検索機能で欲しい情報をすぐに見つけられるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」にはテキストや画像、ファイル添付でわかりやすいマニュアルを簡単に作成できます。また、上司に質問するように情報を探せる「自然言語検索」で、研修中の社員でも簡単に欲しい情報を見つけ出せます。
マニュアルの作成から管理まで簡単にできるアプリ「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.narekan.info/document-request
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
研修マニュアルに使えるテンプレート2選
以下では研修マニュアルに使えるテンプレートを2選ご紹介します。テンプレートを使って簡単にマニュアルを作成したい方は必見です。
【Excel】管理がしやすいマニュアルテンプレート
こちらは、文書の管理がしやすいマニュアルテンプレートです。Excel形式のため、ボタンひとつでシート全部の目次用のシートを作成できます。
【Word】図も記入できる手順書テンプレート
こちらは、図や作業手順を自由に記載できる手順書のテンプレートです。作業における注意点やポイントなども記載できるので、研修中の社員であっても、均一な質の作業が可能になります。
研修で役立つマニュアル・手順書の作り方まとめ
これまで、「研修マニュアルや手順書の作り方」や「おすすめの管理アプリ」を中心に紹介しました。
紙のマニュアルは、目的のページを探すのが面倒なので次第に誰も使わなくなります。したがって、マニュアルや手順書の中から必要な情報を簡単に見つけ出せるアプリが必要です。
たとえば、「ヒット率100%」の超高精度検索で目的の情報をすぐに見つけられるうえに、直感的な操作で簡単にマニュアルを作成できる「ナレカン」であれば、導入してすぐに運用に乗せられます。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、研修マニュアルや手順書の管理を改善しましょう。
