テンプレート付き｜社内連絡文書（お知らせ文書）の書き方や例文を紹介
社内連絡文書で扱う内容はさまざまですが、どの文書でも共有して、適切かつ円滑に周知することが求められます。また、忙しい業務のなかでも、社員が見落とすことがないように、見やすい工夫が必要です。
しかし、なかには「社内文書の作成に時間がかかってしまう」「どのように社内連絡文書を作成すれば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、社内連絡向けの文書の書き方を例文つきでご紹介します。
- 社内文書の必須項目や作成時のルールを知りたい
- テンプレートを利用して、文書作成にかかる時間を短縮したい
- 社内文書の作成に加えて共有も効率化できるツールを探している
という担当者の方はこの記事を参考にすると、社内文書のテンプレートや作成のポイントだけでなく、作成した社内文書の適切な管理・共有方法まで分かります。
目次
社内文書とは
以下では、社内文書について簡単にご説明します。社内文書を作成するにあたって、目的や種類を理解すると、場面に応じた柔軟な書き方ができます。
社内文書の概要
社内文書とは、自社の従業員に向けた社内の情報共有や記録を目的として作成する書類全般のことです。具体的には、以下の5つの種類に分類されます。
- 通知や案内に関する文書
- 稟議や提案に関する文書
- 届け出や報告に関する文書
- 指示や命令に関する文書
- 記録に関する文書
社内の職員に対して情報を周知させるために作成される文書です。たとえば、健康診断の案内や人事異動のお知らせなどが該当します。
一般的に、部下が上司に対して検討や承認を依頼するために作成する文書です。たとえば、プロジェクトの企画書や業務改善の提案書が該当します。
部下が上司に対して、業務に関する報告や申請を行うときに作成される文書です。たとえば、日報や月報、休暇や早退の申請が該当します。
上司が部下に対して指示を出すときに作成される文書です。たとえば、業務命令書や辞令が該当します。
社内でデータを保管・共有するために作成される文書です。たとえば、会議の議事録や統計データが該当します。
以上のように、社内文書は大きく5つに分けられるため、作成にあたっては目的を理解して、求められている情報を過不足なく記載しましょう。
社内文書・社外文書のちがい
仕事で作成する文書には、社内向けと社外向けがあります。
たとえば、連絡事項を記した「連絡書」や会議の概要を記録した「議事録」が含まれます。一方で、社外の関係者向けに作成する文書を「社外文書」といい、注文商品の種類や個数を記載した「注文状」や関係者へのお知らせを伝える「挨拶状」が挙げられます。
以上のように、社内文書と社外文書は発行先や特徴が異なるため、混同しないように注意しましょう。
議事録・社内周知・通知状との違い
ここでは、社内文書と議事録・社内周知・通知状との違いをご説明します。
- 議事録と社内文書の違い
- 社内周知と社内文書の違い
- 通知状と社内文書の違い
議事録とは、会議の内容や結論を記録し、関係者に伝えたり、データとして蓄積したりするための文書を指します。つまり議事録は、社内文書のひとつです。
社内周知とは、業務に必要な情報を社内の関係者に”伝えること自体”を指します。社内文書を作成・共有すれば、社内周知を円滑に進められるのです。
通知状とは、自社に関する決定事項や連絡事項などを社外に対して一方的に知らせる文書を指します。つまり、情報を伝える対象が「社内か社外か」が違います。
以上の議事録・社内周知・通知状との違いを理解して、正しく「社内文書」の用語を使いこなしましょう。
連絡が正確に伝わる！社内文書に必要な項目とは
相手へ正確に情報を伝えるためには、情報に過不足がないことが大切です。そこで以下では、社内文書に必要な項目をご紹介します。
| ＜項目＞ | ＜該当・注意点＞ |
|---|---|
| 発信日 |
文書の発信日を右詰めで記載します。西暦と和暦は自社の規定に従いましょう。 |
| 受取人の情報 |
文書の受取人を記載します。部署名、肩書、氏名、敬称の順に書きましょう。 |
| 差出人の情報 |
文書の差出人を記載します。必要に応じて、電話番号やメールアドレスを追記しましょう。 |
| タイトル |
文書のタイトルを明記します。タイトルだけで文書の趣旨が伝わるように、内容を簡潔にまとめたものを記載しましょう。 |
| 本文 |
用件を分かりやすく記載します。時候の挨拶は不要です。内容を端的にまとめることを意識しましょう。 |
| 担当者の連絡先 |
差出人と担当者が異なる場合は、担当者の部署名と氏名、連絡先を明記しましょう。 |
上記は社内文書に必要な基本的な項目なので、共有する前に抜け漏れがないか確認をしましょう。
メールはNG？社内文書(お知らせ文書)を共有するときの注意点
社内文書をメールで共有するときの注意点は「見落とされる可能性がある」「情報を発信するまでに時間がかかる」ことです。
具体的には、社内文書が添付されたメールがほかのメールに埋もれてしまい、連絡が行き届くのに時間がかかるケースが挙げられます。さらに、都度アドレスを入力したり、定型文を考えたりする手間も発生するので、情報の鮮度が落ちてしまいます。
そのため、メールではなくITツールを活用し、文書の見落としや面倒な工数をなくしましょう。たとえば、文書の作成から共有までを一元化できる「ナレカン」のようなツールを活用すれば、社内文書に関係する作業を効率よくこなせるようになります。
【必見】社内文書の作成・共有におすすめのツール
以下では、社内文書の作成・共有におすすめのツールを紹介します。
WordやExcelで社内文書を作成すると、ファイル数の増加によって管理が煩雑化するデメリットがあります。加えて、社内文書をメールやチャットで共有すると、都度挨拶や名乗りの定型文を考えたり、他のやりとりに埋もれて見落とすことも少なくありません。
一方、「ITツール」を使って社内文書の作成・共有を一元化すれば、社内の情報共有が劇的に円滑になります。ただし、情報へのアクセス性が低ければ文書を振り返るときにストレスになるので「すぐに文書を探し出せる検索機能を備えたツール」が必須です。
結論、社内文書の作成・共有に最適なのは、文書の作成から共有までを一元化でき、情報に即アクセスできる「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」で作成した社内文書は、上長の承認のもと任意のメンバーに瞬時に共有できるので、メールやチャット等を介する手間を省けます。また、ヒット率100％の「キーワード検索機能」で情報を探せるので、後から見返すのに面倒もかかりません。
社内文書を簡単に一元管理できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.narekan.info/document-request
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
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各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
社内文書(お知らせ文書)を書く時のルール4選
ここでは、社内文書を書く時のルールを4つ紹介します。以下を参考に、ほかの従業員にとって読みやすい文書を作成しましょう。
（1）冒頭の挨拶は不要
1つ目のポイントとして「冒頭の挨拶は不要」です。
社内文書は社外文書と異なり、時候や繁栄を祝する挨拶、労いの言葉等は必要ありません。礼節や礼儀より、いかに簡潔に要点が分かりやすく書かれているかが重要なのです。
そのため、余分な内容は含めずに結論ファーストで書くことが重視されます。しかし、最低限の礼儀は必要なため、「です」「ます」調の正しい敬語を使いつつ、簡潔な文章になるよう心がけましょう。
（2）宛名・発信者を明記する
2つ目のポイントは、「宛名・発信者を明記すること」です。
社内文書内で宛名が明記されていない場合、誰に宛てた文書か分からなくなり、対象者に読まれない可能性があります。結果、重要な共有事項の共有漏れが発生し、トラブルの原因になりかねません。
また、発信者が明記されていない場合は、社内文書について質問したくても誰に聞けばよいかわからなくなってしまいます。そのため、宛名と発信者の明記を心がけ、予期せぬトラブルや手間を回避しましょう。
（3）「一文一義」を原則とする
3つ目のポイントは「一文一義を原則とする」です。
1文の中に2つ以上の意味が含まれると、文章が冗長となり要点が伝わりづらくなってしまいます。さらに、事実と意見を区別せずに書くと情報が混在し、読み手が誤った認識をしてしまう恐れがあります。
このような認識の相違を防ぐためにも、「一文一義」のシンプルな表現で、「事実」と「意見」が混同しないよう、曖昧な表現は避けることを心がけましょう。
（4）早さと正確さを意識する
4つ目のポイントは「早さと正確さを意識すること」です。
社内文書でやりとりする情報のなかには、緊急性の高いものや返信に時間を要するものもあります。そのため、可能な限り早く、正確な情報を相手へ伝えることが求められます。
しかし、社内文書をExcelで作成し、メールで共有するやり方は、時間がかかるうえ他のメールに埋もれて読まれない恐れがあるので注意が必要です。したがって、「ナレカン」のようなITツールを使って、書いた内容をそのまま共有できる仕組みをつくりましょう。
＜テンプレート＞社内文書の例文や書き出しを紹介！
以下では、社内文書の例文や書き方をテンプレート付きでご紹介します。コピー＆ペーストで簡単に複製できるため、文書を書く時間がない人は必見です。
例文（1）社内連絡書・連絡票
社内連絡書や通達の例文は以下の通りです。
令和◯年◯月◯日
部課長
関係者各位
◯◯部 ◯◯課 ◯◯◯◯
◯◯会議の件
下記のとおり◯◯会議を開催いたしますので、関係部課長、担当者のご出席をお願いいたします。
記
1. 日時：令和◯年◯月◯日（◯） ◯時◯分〜◯時◯分
2. 場所：第◯会議室
3. 内容：◯◯
4. 出席者：◯◯部全員
以上
連絡書では、正しい情報を確実に伝えなければなりません。したがって、一目で概要を把握できる文章を心がけましょう。
例文（2）議事録
議事録の例文は、以下の通りです。
20〇〇年〇月〇日
出席者各位
〇〇部 〇〇課 〇〇〇〇
新製品の販促計画について
下記のとおりご報告申し上げます。
記
1. 日時：20〇〇年〇月〇日 〇時〇分〜〇時〇分
2. 場所：第〇会議室
3. 出席者：マーケティング部全員
4. 要旨
①最近のユーザ動向の概要
②新製品と開始するキャンペーンの説明
③マーケティング部長からの要望
5. 決定事項：
(1)上記③をもとに、キャンペーン計画を再作成する。
(2)キャンペーン計画は、〇月〇日を最終案としてまとめる。
6. 次回会議日程：日程：20〇〇年〇月〇日 〇時～〇時
場所：第〇会議室
内容：〇〇
出席者：今回と同じ
(文責：〇〇〇〇)
以上
議事録では、読み手が一読しただけで会議の概要を把握できるようにしなければなりません。そのため、箇条書きや数字で分かりやすくまとめることを心がけましょう。
例文（3）社内周知・従業員へのお知らせ
社内周知や従業員へのお知らせの例文は、以下の通りです。
令和◯年◯月◯日
関係者各位
◯◯部 ◯◯課 ◯◯◯◯
研修会のお知らせ
下記のとおり社内研修会を実施いたしますので、内容をご確認の上ご参加いただきますようお願いいたします。
記
1. 日時：令和◯年◯月◯日（◯） ◯時◯分〜◯時◯分（予定）
2. 場所：本社〇階 研修室
3. 内容：◯◯
4. 出席者：◯◯部全員
以上
お知らせや社内通知では、開催日や場所といった必要事項を漏れなく記入しているか確認しましょう。
社内連絡文書(お知らせ文書)の書き方まとめ
ここまで、社内連絡文書の書き方やおすすめのツールをご紹介しました。
社内文書には連絡書や議事録など、さまざまな種類があります。それぞれ書き方が異なるので、テンプレートを上手く利用することで、作成にかかる時間を短縮できます。
また、ExcelやWordで文書を作成すると、メールやチャットを介さなければならず「作成から共有までに手間がかかる」「文書がほかのメールに埋もれる」などのデメリットが伴います。したがって、社内文書を簡単に作成・共有できるツールを活用すべきなのです。
結論、自社が導入するべきツールは文書の作成から共有・管理まで一元化し、情報に即アクセス可能な『ナレカン』一択です。また、ナレカンは「テンプレート機能」も備えているため、一から文書を作成する手間も省けます。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、文書の作成・共有にかかる時間を短縮させましょう。
